浅谈提升国有企业办公室文秘职业综合素养的途径

史志国

（淮河能源西部煤电集团有限责任公司，内蒙古 鄂尔多斯 017000）

一、办公室文秘工作的职责

新形势下，办公室文秘工作的主要职责是：组织会议并记录会议内容、上传下达、负责协调沟通、规范撰写公文与材料，协助领导的工作、负责处理企业的日常活动。办公室文秘工作的职责要求文秘人员具有综合素质，要求其具有成熟优秀的文字表达能力、高效的理解沟通能力、与时俱进的思考能力以及随机应变能力。同时，从企业文秘人员的职责中可以看出，对文秘人员的招聘要求越来越高。因此，文秘文员应结合当下新形势，不断提高自身综合素质，养成良好的职业道德。

二、提升国有企业办公室文秘职业综合素养的途径

（一）加强秘书工作的创新

在现阶段企业发展中，文秘工作人员需要及时对工作进行转变提升，加强创新。开展工作的过程中，不但要及时有效地完成领导布置的任务，同时，还需要融入创新意识，全面掌握社会信息，同时和企业发展现状相结合，配合领导为企业发展制定正确的决策。

（二）强化文秘岗位培训

企业办公室秘书工作的开展，必须具备专业能力和应急能力，及时了解社会新闻，做到与时俱进，推动企业的进一步发展；必须努力强化秘书培训工作，促进秘书人员提高知识储备量，并且促进其工作能力提高。要在石油企业发展过程中建立培训班、开设知识课堂，进而使得秘书全面了解自身工作任务，提高自身的专业素质和工作效率，有助于秘书工作者形成一定的服务意识。

（三）建立健全考核制度

需要构建一个专业的奖罚制度，对工作认真、工作效率高的秘书给予物质和精神方面的奖励。如果秘书在工作中不用心、三心二意，那么负责人就要承担相应的责任。相关人员在招聘文秘人员的时候，需要设置相应的观察期，根据秘书的工作质量和现状给予针对性考核。企业的人事部门需要综合评估考核的实际结果，对考核成绩优异的员工给予提拔，对于考核成绩比较差的秘书则及时进行岗位调整或相应惩罚。考核制度的建立，不仅可以有效激发文秘人员的工作主动性和积极性，促进工作效率的提升，还能有效避免文秘工作出现重大失误，对于企业的进一步发展具有积极意义。

（四）健全工作程序，合理安排人员配置

作为企业，要想不断发展壮大，就要有规范的工作程序，优秀的企业文化氛围，使每一名员工都各司其职。众所周知，办公室工作繁杂琐碎，若没有规范的工作程序会使办公室人员重复工作、毫无头绪。因此，只有将工作程序和流程明确化，让文秘人员按照流程工作，减轻工作任务，更完美地完成工作要求。

（五）提高思想高度，主动服务

每一家企业都有自己的企业文化，而良好的文化氛围可以增加员工对企业的依赖感和贡献度。因此，办公室的工作人员要加强思想建设，提高对公司的依赖感，热爱自己的工作，更好地服务领导和员工。同时要增强责任意识，明确文秘人员的工作任务，高要求高质量完成，无论是撰写公文材料还是传达沟通时，都要实事求是、耐心细致。作为文秘人员，要主动为领导和员工服务，充分了解员工的工作情况和最新资讯，当领导询问时，及时客观告知，为领导的下一步决策提供有效的提案，并且撰写文章时要实事求是，不能敷衍了事。

（六）创新服务方式，当好参谋助手

如今我国科技水平不断进步，手机、平板、电脑等工具使文秘工作更加便捷，节省了大量的时间。因此，文秘工作的重心可以转移到帮助办公室领导处理日常事务性工作、协调沟通上下级关系、规范撰写公文材料上。同时，为了更好地完成参谋助手的任务，办公室文秘人员要找准自己的定位，不应该认为文秘工作仅仅是记录会议内容、撰写公文材料等文字性任务，应该把文秘工作的定位上升一个高度，充分认识到文秘在企业中的作用，在办公室领导的大方针下合理安排工作，协助领导完成信息传达和决策执行，提高工作效率和质量。

（七）超前筹划，做好服务工作

众所周知，企业对于文秘人员的要求越来越高，文秘人员是连接领导和员工的枢纽，需要时刻关注企业发展，对任何问题要提前思考，尤其是对领导关注的问题要提前介入，充分发挥好参谋助手的作用。同时，文秘工作需要耐心和细心，例如在安排会议时要充分考虑好参加会议的人员，为领导准备好会议安排方案，简要概括会议内容、明确会议时间，更要在会议结束后将详细的会议内容上传至领导，下达至员工。办公室文秘人员只有做到超前规划，耐心细致才能保证工作不出错，才能做好服务工作，不断提高自身综合能力，成为合格的助手。

（八）严格履行督办职能，做好各项工作的详细记录

要严格落实重要的工作，并对各个环节进行检查监督。对于企业信息传达、经营服务流程、员工管理及考核等容易出现缺漏的工作环节，利用电话等方式在第一时间提醒负责人，并协调企业各方资源协助负责人推进该项工作，继而保障工作的顺利进行。做好各项工作的详细记录，以便工作完成后进行复盘总结。

结束语：众所周知，办公室工作是企业正常运转的核心，而在办公室工作中，文秘人员更是起着至关重要的作用，他们是连接上层领导和下层员工的纽带，只有文秘工作圆满完成，领导的决策才能够及时有效地传达给员工，及时准确地开展下一步工作。因此，作为办公室文秘人员，在新形势下要及时了解国家下发的各种文件，不断提高自身的综合能力，在烦琐的工作任务中找到正确的规律，从而更好地服务领导和员工，成为合格的参谋助手。