浅谈办公室行政管理工作“角色”效率提高

陈海涛

（山西省食品研究所（有限公司） 山西太原 030024）

办公室不仅是企业单位日常运行的核心地带，也是工作流程连接的纽带。在工作中，办公室起着承上启下的作用，在上下级关系中，办公室协调员工与领导之间的关系，除此之外，办公室对各个部门之间的联系以及施令的发号也有着一定的作用。现代社会对企业所提出的要求越来越高，而办公室作为企业中的一个重要部分，需要不断进行自我发展与革新。

办公室行政管理精细化的意义

精细化管理作为一种理念、文化，包含关注细节、科学量化、立足专业三方面内容，三个环节相互作用、缺一不可。将精细化管理用于高校办公室行政管理具有重要意义。首先，精细化管理有助于办公室职能的优化。我国高校数量逐年增长，在发展中面临的竞争压力也在不断加大，为了能够顺应时代发展的要求，为社会提供更好的教育服务，必须在办公室行政管理中实施精细化管理，为未来发展奠定基础。精细化管理理念的融合，能够使高校办公室在服务、管理、信息等职能上得到优化，满足全校教职工的多元化需求，促进各项工作的顺畅实施。其次，精细化管理也是实现信息化办公的关键前提。由于办公室行政工作较多，涉及学校各个部门及人员，因此必须以信息化办公为目标，减轻工作人员的负担。针对大量的数据信息，应该实施精细化管理以确保其精确性、真实性与全面性，为高校领导人员的决策提供依据。最后，精细化管理也是增强高校办公室行政管理规范性的关键。当前高校办公室行政工作任务较重，在管理中需要对各类资源进行有效利用，只有保障各个环节的规范性，才能使资源得到最大限度的利用。

办公室行政管理工作中出现的问题

办公室管理模式粗放。目前部分办公室行政管理浮于表面，停留在理论或制度层面，缺乏对具体管理方法和手段的研究，针对性、操作性和稳定性不强，远未达到科学管理的要求。主要表现为组织架构和职能定位不够合理清晰，存在部门职责交叉、权责脱节问题；岗位设置和职责划分不够科学，职责缺位和效能不高等问题突出；缺乏长远规划，管理思维因循守旧，习惯延续前人方法，满足于“差不多”“过得去”的状态，缺乏魄力，存在“老好人”现象，使各管理环节缺乏有效地控制。

人力资源配备模式不科学。由于受传统观念的影响，办公室行政管理人员在专业配备上一直是五花八门，一些行政管理员工缺乏系统的行政管理知识和专业背景支撑，导致行政管理工作效率低，增加了违规操作地风险。产生这一问题的原因，主要是由于很多单位认为办公室只是负责后勤和打杂的部门，缺乏对于办公室行政管理工作的重要性认识及人员配备的重视，影响整个单位行政管理水平地提高。

领导者的战略布局和管理能力未能相统一。办公室行政管理工作具有原则性强、服务性强、突发性强、内容繁琐、工作影响面广泛、责任大等特点，是一个单位的枢纽和核心部门，就目前而言，很多的领导者局限于行政管理事务性的小圈子，注重解决事务性的具体问题，不关注办公室行政管理工作与单位整体的联系，缺乏对整个单位人力资源规划、行政管理体制、后备干部管理等的洞察力，导致行政管理工作亦步亦趋，创新能力欠佳。

针对办公室行政事务管理工作中出现问题的对策

切实完善办公室行政事务管理的工作制度。针对办公室行政事务管理工作中各项问题的出现，究其原因是办公室行政事务管理的工作制度不科学、不完善。因此在企业内部，建立起一套完善且科学的办公室行政事务管理制度，这对切实提高办公室行政事务管理的工作水平与工作效率起到重要的促进作用。在新时期，办公室行政事务管理部门要切实分析研究部门内部的问题，针对部门内部暴露出的问题进行行政事务管理制度的建立与完善。同时，在进行办公室行政事务管理制度的制定时，也要对办公室内部的工作人员的具体需求做出充分的考虑。通过这一点可以切实增强员工对企业的认同感、归属感与责任感，有利于良好企业文化的建立。

定期对办公室行政事务管理的工作人员开展学习培训。定期组织办公室行政事务管理的工作人员学习并掌握不断发展的行政事务管理知识，有利于提升在行政事务管理中的工作能力，进而提高工作水平与工作效率。同时借助现代互联网技术可以随时追踪行政事务管理工作人员的学习情况，并对工作人员的学习情况进行及时的监督与检测。定期对办公室行政事务管理的工作人员开展学习培训是企业应对新时期下社会对企业发展要求不断变化的有效手段，有利于提高工作人员的素质，从而在企业内部建立一支高水平的优秀管理团队。

找重点。办公室工作内容要烦琐得多，当任务量大时，作为行政管理人员要抓大，避免盲目的工作状态，在有限工作时间内做到效率最大化。当抓到工作重点后，要逐一完成，使得工作进展得有条有理。管理工作实质面对的是各种各样的人，所以要坚持“以人为本”的原则，进而来调动员工的积极性。控难点在工作中，对难点的掌控是至关重要的。社会中的任何一份工作都有一定的难点，包括办公室工作本身。在办公室工作中，最难的就是自身的服务属性，其中不乏文件的收发，上传下达以及出谋划策。即使办公室工作很基础，但是仍需要工作人员具备一定的细心，合理掌控工作中的协调度和创新性。对办公室难点的把握，是提高办事效率的基础。

强化管理者的领导能力。领导者对管理工作起着率领、引导、组织、指挥的作用。在行政管理工作管理中切实提升领导者的能力，为员工明确方向，提高凝聚合力起到了重要作用。因此，掌握以下一些原则，以提高领导者的领导能力十分必要：一是领导者的战略布局和管理能力应并重。战略布局是指行政管理领导者根据当前事业单位改革趋势，结合本单位实际，采取的针对未来行政管理工作的改革方向、创新目标、运行模式等的规划性布局。作为领导者，不仅管理能力要更胜一筹，还需要较高的工作站位和战略布局，这是与时俱进地进行行政管理工作的重要保证。

增强团队精神。由于办公室工作人员之间的职责划分，某些任务可以由个人执行，而某些任务必须通过人与人之间的协作来执行。因此对于办公室团队精神观念的形成非常重要。此外，办公室的接待工作非常丰富，员工还面临着执行日常工作等任务。因此，事业单位的行政管理应强调团队合作能力，提高员工的团队合作精神。事业单位应建立基于团队精神的办公室管理制度，加大岗位管理力度，充分利用每个员工的优势，优化办公室管理管理任务的分配，实现内部团队的互补性和能力。首先，根据合理分配职责的原则，办公室管理者必须充分了解员工的特点和优点，为合适的职位分配合适的人员，实现办公室管理工作的最佳组成，并最大程度地发挥激励作用。其次，根据员工的性格特点，兴趣爱好，制定专门的专项培训计划，将全体员工培养为具有专业技能的人才。当今迅速更新的科学知识加速了员工知识结构的老化只有通过定期培训，才能培养满足事业单位发展和工作需要的事业单位人才。

综上所述，办公室行政事务管理工作在一个企业的运行发展过程中起着重要作用，并对企业内部各个部门之间以及各个部门与高层领导之间的关系起着重要的协调作用。在新时期，社会对企业中办公室行政事务管理工作提出了更高的要求和更严格的标准。这就需要办公室行政事务管理部门切实分析自身所存在的问题，并提出切实可行的发展方案，进而更好地促进企业的发展。