浅谈干部人事档案管理的现状及其对策

刘晓明

（河北省涞源县机构编制电子政务中心，河北 涞源 074300）

一、干部人事档案管理工作现状分析

（一）对干部人事档案管理意识不强人事档案管理工作可以称作是一项默默无闻的工作，在长期开展的过程中不易取得成绩，因此，该项工作容易被忽视。档案管理工作听起来很重要，但是在真正执行时经常被放在最后。在许多事业单位中，干部档案管理人员都是兼职，与此同时，这些工作人员还担负部门中其他的职责，当其他工作内容较多、任务较重时，干部档案管理工作经常被忽略和遗忘。干部档案的纸质材料整理工作不及时，归档时没有进行系统处理，再加上工作人员的变动会比较频繁，使得档案管理工作效率比较低。大多数工作人员没有经过培训，也不重视档案管理工作，档案工作收集的意识也比较薄弱。

（二）干部自身对个人档案缺乏重视部分干部并不重视自己的档案资料，没有及时提交资料信息，当取得学历、成功评选职称、获取奖励之后，并没有将相关的资料提交给人事部门进行归档。除此之外，也有一些干部在填写资料时过于随意，填写的信息和实际不符，多次填写存在较大的误差，填写资料不真实，年度考核总结的材料大多数都是套话，给人很相似的感觉，以至于不能够对自身的情况进行真实的反映，人事部门也无法通过材料对干部的情况进行了解和掌握。

（三）干部人事档案归档材料审核力度不够干部人事档案管理工作在长期的开展中，由于管理者重视不够以及日常的管理力度有所欠缺，使得干部人事档案管理存在一些问题，如材料内容不齐全、档案中的资料不能全面反映干部的履历情况、学历和其他的考核材料有空缺、学历造假的现象比较严重、档案资料填写不规范等，这些问题都是因为档案管理人员在最初收集资料时，没有加大力度对材料进行审核所造成的。

二、加强干部人事档案管理的对策思考

（一）强化干部人事档案意识负责人事档案管理工作的领导要重视干部人事档案管理工作，要加强对本单位工作人员的管理和培训，全面提高工作人员的业务能力和职业素养，明确岗位职责，对岗位进行调整和优化。必要时需要加大资金的投入力度，夯实干部人事档案管理工作的基础设施。工作人员需要对自身的业务加强学习，正确认识档案管理工作的重要性，除此之外，相关部门还需要加强档案管理工作的宣传力度，营造轻松愉快的工作氛围，调动工作人员的工作积极性和主动性，强化工作人员的责任意识，达到全域重视，全员落实。

（二）依照规章制度规范管理干部人事档案加强制度建设，规范工作流程。干部人事档案工作在开展时，信息库中的许多资料并不完善，内容不完整，许多资料和实际情况不相符，有一些资料的格式不规范，没有制定严格的审查制度，因此需要加强制度建设，设定严格的规范标准。干部人事档案工作需要充分遵循制度性、原则性、严谨性、全面性，通过对各项规章制度进行补充完善，可以使得工作有章可循，使得工作有据可依。针对人事档案管理工作中所存在的违法行为，应该给予严厉的惩罚，如果是因为人为因素而导致档案材料的损毁和丢失，应该根据相关法律追究责任，以此规范人事档案管理工作行为。

（三）注重干部人事档案材料收集工作正确收集资料把好入口关。资料的收集是最为基础的工作内容，也是档案管理工作中最重要的组成部分。随着政治体制和人事制度改革的不断深入，在新的制度之下，需要全新探索出现代化的人事档案管理工作模式。随着人事档案资料越来越多，收集工作的难度进一步增加，工作人员需要加大力度对档案资料进行收集和汇总，认真进行辨别和整理。对于不符合要求的档案要及时退还作出修改，对于手续不全的资料也需要退回原有部门进行补办，有效保障干部人事档案资料的程序性和完整性，强化干部人事档案工作的权威性和准确性。

（四）加强干部人事档案管理人员队伍的自身建设干部人事档案管理工作的质量，在一定程度上取决于档案管理人员的综合素质。故此，档案管理人员需要提升自身的政治站位，提高自身的职业素养和业务水平，强化工作责任感，将人事档案工作视为一项政治工作，强化人事档案工作的严肃性和原则性。工作人员在开展工作时要降低工作的失误率，相关部门要定期组织业务培训，及时让工作人员了解先进的管理技术和管理方法，不断提高管理的技术水平。

（五）档案管理新模式——数字化管理措施

1.妥善保存储存器。

由于对于计算机档案储存原件来说很容易受到外界环境，包括温度、湿度影响，因此在保存时需要选择合适环境，防止受到磁场、尘土、强光照射或剧烈震动，同时还需要注意介质保存期，定期需要对储存价值进行检查，对于达到使用期限的介质需要及时更换，由于电子导航很容易丢失，因此需要定期进行重要档案备份，可以在不同储存器或者计算机完成信息备份。

2.提高机关档案管理员工作的能力和创新性。

由纸质版到电子档案的变化也从一定程度上标志着档案管理发展，对于从事相关工作的管理人员提出了更高的管理创新要求，培养管理人员的创新意识，倡导管理工作内容和工作方式的创新性，为提高档案专业人员信息化工作的能力，进一步在岗位职责中规范电子文件归档与电子档案管理的相关工作，档案管理部门需要定期对从事档案管理的工作人员进行制度技术培训，而工作人员还需要积极配合参与档案管理部门举办的相关业务培训学习，提高自身的管理能力，适应新时代的管理者，更好地服务本单位。当然在基于创新意识下，需要按照档案管理程序有序开展档案的管理归档、保存，进而能够避免由于人为因素导致出现档案遗漏问题，确保档案的完整性，安全性。

三、建立机关电子档案的目录数据库

因为机关内各种人事档案不仅数目多类型也多，完善的数字化目录数据库可以把众多档案信息存储到云盘端，这有利于经过网络传输给客户，既方便了客户根据自己的需要进行目录检索查询，也方便档案管理员的统计整理，完善数字化目录数字库对建立机关档案非常重要。机关电子档案形成数字化的前提是完善机关电子档案的目录，因为建立电子档案目录可以方便从繁多的档案当中查询目标档案信息，详细具体的电子目录可以使数字化的检索功能更为条理化和规范化。

综上所述，通过加强干部人事档案的管理工作，可以更加真实地反映干部的真实面貌，更加客观全面地对干部的工作情况进行考核评价。与此同时，在做好干部人事档案管理工作时，不仅要从制度上进行创新，还要转变传统的工作理念，紧跟时代的发展步伐，具有针对性地采取有效的措施，探索出现代化的档案管理模式。