档案馆档案管理现状及发展趋势探究

陈晓丽

（华坪县档案馆，云南 丽江 674800）

一、档案管理的基本概述

档案管理的一个基本性质就是管理性、政治性以及服务性。虽然档案管理不会产生任何物质财富，但是却是管理社会各个领域记录的一种历史文化，从这个角度来说具有很强的管理性质。不论是一个国家的政治利益还是经济利益都和档案内容有着紧密的联系。所以，每个国家的档案都不会完全对外开放的，具有一定的保密举措，特别是机密性的档案。有的档案会在保密期满后会对公众开放。从这个角度来说，档案管理的另一个特性就是机密性。

对于档案管理来说，就需要遵循国家档案的集中统一管理这一要求，要坚持档案保存完整查阅方便的原则。对此，国家会根据档案内容和性质的不同，将档案分配给相关部门进行保管，实施集中保存的原则，按照国家法律法规来实施管理，这是档案管理集中统一的基本要求。

要想提升档案的完整性，就需要从两个方面着手工作。一方面，要从数量上确保档案数量完整，不能出现残缺的情况。另一方面，要确保不同档案之间实现有机地联系，不能随意对档案进行堆放。具体来说，在维护档案安全方面需要做到以下两点。第一，要确保档案自身是完整无损的，这样才能让档案的使用寿命得以延长。第二，要坚决避免出现对档案恶意破坏的行为，避免出现档案机密泄露的情况。众所周知，档案管理的最终目的就是为了更好地利用档案，将档案的价值作用充分地发挥出来，这是衡量档案管理水平高低的一个重要标准。

此外，档案还有不可修改的特性，档案是对历史事实的反映，所以不允许破坏档案的原貌。因此，档案管理工作的一个重要原则就是确保档案的真实性。

二、档案馆档案管理工作的基本现状

大家知道，传统的档案都是以纸质的形式进行保存的，这样的档案易于保存，管理上也能做到保密，但是在调阅和查阅信息方面存在着很大的障碍，使用成本高，信息的查询工作异常繁重，对所需信息的提取也很困难。正是由于这些因素的存在，造成档案管理工作产生了严重的负面影响。

随着当前社会经济的高质量发展，无纸化办公已经成为常态，这导致档案的产生方式发生了显著的变化。档案形式的变化，让档案管理人员明白了要注重管理信息化档案。档案信息的内容一直是使用者所关心和关注的一个问题，同时档案信息内容通常来自于不同的档案。对此，档案馆工作人员需要将档案信息以综合性、系统化的方式进行提取，为使用者提供最有价值的档案信息。经过一些必要的筛选过程，通过信息化的方式让档案信息变得更加真实、系统以及具有价值性，这样使用者才会有更加完善的服务体验。从这个角度来看，档案管理的信息化是一种必然趋势。

三、当前档案馆档案管理中出现的问题分析

（一）档案馆现代化的管理模式缺乏统一性

正因为档案馆现代化的管理模式缺乏统一性，所以造成档案信息在管理上容易出现不一致、不协调的问题，对信息成果不能快速地进行展示，这是因为档案馆所使用的电脑型号不一样，所使用的管理软件也缺乏兼容性，所以可供档案信息进行检索和管理的软件系统也缺乏兼容性，这些都影响了档案信息电子化的快速发展。

（二）档案馆档案管理的工作标准有待统一和改进

档案馆档案基础工作的规范化是推进档案信息管理水平提升的重要基础。在当前的社会发展背景下，馆藏档案的业务缺乏基础性，造成档案案卷质量比较低，特别是不同类型档案之间的兼容性比较低，所以档案信息的移植就显得特别困难。缺乏档案自动化工作的统一标准，使得档案管理显得特别单一，档案信息化管理模式更是难以得到全面推广和实施，这些都影响到档案管理的信息化水平。

（三）档案馆档案管理的技术标准需要提升

档案馆档案管理中所使用的计算机软件标准无法及时更新和升级，目前更多地仍然依赖文件资料存储的光盘，大量使用传统的分类方法和档案整理方法，已经很难适应当前社会发展的需求。

（四）档案馆档案管理人员的能力素质水平有待提升

档案馆档案管理信息化模式的退订，就需要提升档案馆档案管理人员的能力素质水平，不能仅限于简单的计算机操作。从当前实际情况来看，档案馆大量缺乏现代化的高技能档案管理人才，对于档案信息处理的复合型人才更是缺乏。很多档案管理人员的现代管理意识和能力比较低。

四、档案馆档案管理的发展趋势分析

（一）档案馆档案管理发展趋势分析

首先，只有推动档案管理的信息化，才能打破档案使用的局限性，推动档案部门从以往的封闭空间走出来，从以往的档案保管职能向着信息采集和服务功能转变，推动对档案信息的深度整合，这样才能为经济社会发展提供更加优质的服务。其次，档案馆档案信息化管理中需要有更加详实的档案信息决策支持系统和管理模式。这就需要更加高效、可靠的信息搜集和分析能力，这是提升档案馆管理水平的一个重要保障。从这个角度来说，档案管理档案信息化在发展中具有独特的优势，将会发挥十分重要的作用。第三，通过档案管理信息化的发展，将为知识文化普及和传播提供更加智能化的服务。档案信息化就能做到一次投入多次利用，同时还能为读者提供远程服务，更大范围内实现资源共享。此外，还能确保二次文献编著的时间能够缩短，将推动档案信息实效性的提升。最后，档案信息化管理模式将会有效地预防出现“时空黑洞”。随着互联网技术的高速发展，电子政务和电子商务已经得到了广泛地运用。因此，档案馆档案管理人员要想将档案工作做好，就需要具备基本的电子文件管理能力，提升档案管理方式的电子化水平，促使档案电子化的信息利用实现最大化地利用。

（二）档案馆档案管理的信息化发展方向

当前档案管理出现了数字档案的形式，这也是信息化在档案管理中应用的必然趋势。与传统的档案管理模式相比，数字档案馆将融合了计算机管理、信息多元化、存储载体多样化等特点。

（三）档案管理信息化模式的理论研究

档案馆档案管理信息化建设必然是以互联网技术为引领，也要以先进的理论知识为基础。在推动档案管理信息化过程中，刚开始的时候可以将传统的档案管理模式运用档案管理信息化建设中，随着实践的不断深入，当前档案管理信息化建设领域也遇到一定的瓶颈。但是因为基础理论的缺乏，所以导致档案管理信息化建设的法律制度不健全、配套设施不到位，发展方向不明确，也造成了档案管理信息化建设出现了低水平、重复开发的情况。在档案馆档案信息化建设过程中，数字档案、电子文件中心、档案信息服务体系等建设和实施都需要一定理论支撑。同时，档案管理信息化建设在理论研究的时候，要根据档案行业特点，积极探索档案管理的基本规律，结合实际情况开拓创新，构建高效化的档案馆档案管理信息化管理模式。

五、结语

当前人类社会已经进入到信息化社会，对此档案馆档案管理工作也要紧随时代发展趋势，要根据科学技术的发展变化，努力迎接时代赋予的新课题，努力构建档案管理信息化建设的新模式。在当前档案馆档案管理理论体系还不够完善档案信息化建设制度体系还不够完善的时候，学会如何积极开展档案管理信息化实践就显得尤为重要。对此，广大档案馆档案管理人员要紧紧把握档案行业的发展特点，以经济社会发展需求为导向，努力挖掘档案信息化发展模式的优势，促使档案管理信息化技术更趋成熟，推动档案管理数字化水平的不断提升。同时，也要充分地认识到，推动档案管理信息化建设将是提升档案管理服务质量的基础，也是提升档案事业长远发展的重要保障，也会让档案管理紧随信息化社会的发展步伐和便利，向着更加高效、便利以及规范的方向实现高质量发展。