浅谈大数据下的数字化人事档案管理

桑瑞

（太原师范学院，山西 太原 030619）

人事档案管理是一项非常严谨的工作，传统的人事档案过程中很多的档案都需要人工进行分类和整理，不仅工作效率低 而且档案的准确性也无法得到保证。随着大数据和互联网的不断发展，人事档案管理也得到了科学化技术的支持，管理方式逐渐开始向数字化转变，结合了数字化技术之后的人事档案管理，不仅准确性得到了保证，而且档案的整理和调阅也越来越方便，档案管理的有效性得到极大的提升。因此这样的管理方式也成了很多人研究的对象。

一、人事档案管理的现状

（一）相关部门不重视人事档案管理向数字化方向的发展

虽然干部人事档案的管理对于干部任免、选拔人才有着非常重要的作用，人事档案是否详细也关系到干部个人的职业前途和工作生活。但是在很多地方政府部门看来，人事档案管理工作只是作为日常工作的重要辅助而存在的，甚至很多地区的部门的干部职工只有在自己的工资晋升或者职务调动的时候才会关心一下自己的人事档案管理情况。整体上看，无论是政府还是个人都认为人事档案管理工作只是简单的资料整理和储存，却没有真正意识到随着互联网和相关技术的发展，人事档案管理数字化对于组织机构调整工作所带来的便利。所以虽然我们的人事档案管理数字化已经有了一定的成果，却依然没有得到长足的发展。

（二）互联网大数据背景下，人事档案的保密性有待加强

传统的档案管理就是将纸质版的档案进行归集和整理，如果要调阅，只需要履行普通的调阅手续 就可以轻松地查到干部的人事档案信息，虽然人事档案在专门的档案室，由专人进行管理，而且管理人员也有一定的保密意识，但是保密程度却不高。进入互联网时代之后，紧跟大数据和信息化的步伐，很多地方的人事档案管理当时也逐渐开始向信息化靠拢，但是信息化的管理模式也面临着网络黑客、系统漏洞等危机，使得联网大数据背景下，人事档案的保密性依然有待加强。

（三）还未形成健全的大数据背景下的信息化档案管理制度

在传统的人事档案管理过程中，档案管理的规章制度仅仅是每一个单位自行制定，然后打印出来挂在墙上，真正执行起来，由于档案管理的专业人员比较少，所以执行程度也比较高。但是当人事档案管理通过信息化的手段与互联网大数据进行对接的时候，能够适应档案管理信息化的法律法规却还不够健全，而且很多单位也缺乏互联网背景下数字化人事档案管理的经验，所以没有形成真正适合这一管理方法的管理制度。

二、数字化档案管理的优势

（一）确保了档案的完整性

传统的人事档案管理往往是将各种纸质版的资料进行整理和归档，人事档案管理的工作重点也是如何将纸质版的资料进行整理和保存，确保资料不会损坏或者丢失。不仅工作量比较大，而且从资料产出一直到后期的收集和整理归档，需要经过多个流程、多人转手之后才可以实现，不仅资料的安全性和保密性难以得到保证，而且多次的流转也为增加了档案损坏或者丢失的风险，档案的完整性无法得到保证。而数字化档案管理却将工作人员从繁琐的档案流转中解放了出来，通过信息化的手段将档案进行扫描录入，然后档案的分类查询也是在专门的信息系统中进行的，随着政务服务信息化进程的加快，甚至还有很多档案信息都是直接在系统中形成并且流转的，不会存在丢失或者损坏的情况。所以数字化档案管理的优势之一就是确保了档案的完整性。

（二）提升了信息共享程度

对于许多对安全性和保密性没有要求的人事档案，管理人员可以将信息扫描之后上传到专门的大数据平台里，然后在需要的时候只需要很简单的操作步骤就可以通过数字化的管理平台获取相关的人事档案资料，不仅操作更加便捷，而且也提升了信息的共享程度，减少了信息的查询流程。

（三）提高了档案管理效率

在大数据背景下，信息化的人事档案管理可以让很多档案资料都在专门的档案管理系统中流转，想要获取人事档案的时候，只需要通过简单的电脑和鼠标操作就可以轻松，对档案进行整理和查询，而且如果人事档案发生变动 也只需要在专门的系统中进行上传和修改就可以了，有利于提升档案更新的时效性，真正实现了档案管理过程的信息化，有效提高了档案管理的工作效率。

（四）有利于节省空间

数字化档案管理的目的就是将原本纸质版的档案进行数字化整理，比如直接在系统中生成电子版本的人事档案，或者将纸质版的档案进行扫描，之后上传到大数据平台之中，操作过程不需要经过太多的人员，只需要一两个人就可以轻松完成，不仅节省了档案储存空间，而且也直接降低了档案管理成本和储存成本，有利于节省空间。

三、通过数字化手段提升人事档案管理效率的途径

（一）提高管理人员的信息操作本领

比较于传统档案管理的手工记录、调阅和存档，大数据平台背景下数字化的人事档案管理旨在通过便捷的计算机系统和互联网平台提升人事档案管理的有效性，就需要档案管理人员具备最基础的计算机操作技能，对于一些档案管理要求比较高的部门，甚至对档案管理人员的专业和学历也做出了比较严格的要求。然而，由于历来对人事档案管理工作的不重视，很多单位的人事档案管理人员都是从其他部门随机调度的，即使选派了专人进行管理，很多管理人员也不是档案管理科班出身的专业人才。所以为了提升数字化人事档案管理的有效性，可以选聘一些档案管理专业毕业的人才进行档案管理，对于已经在职的非专业档案管理人员，相关单位也要做好继续教育和培训工作，在职人员提供更多的深造机会，让他们能够接触和学习到最先进的数字化档案管理方法。当然了，为了提升档案管理人员的信息操作本领，单位也要加大对于人事档案管理的软硬件投入，比如安装专门的操作系统，配备专门的档案管理电脑、提供更加适合档案存放的专门的档案室等。

（二）数字化管理方式与传统管理方式相互配合

虽然随着相关技术的不断进步，人事档案管理也越来越向信息化和大数据靠拢，但是传统的档案管理手段依然在人事档案管理中占据着非常重要的地位，人事档案管理距离真正实现无纸化、信息化还需要经过很长一段时间的过度，因此，在很长一段时间之内都会存在数字化人事档案管理和传统的人事档案管理并存的局面。所以在实际的工作中，也要将数字化管理方式与传统的档案管理方式相结合，各取所长，互相补充，共同提升人事档案管理效率。比如，在一些单位有一部分保密程度比较高的人事档案，按照现阶段的技术来看，这部分人事档案是没有办法进行数字化管理的，只能依靠传统的管理方式进行保存。但是在档案的整理和调阅过程中，却可以借鉴数字化的优点，将人事档案的目录录入专门的管理系统中，行加密处理之后进行保存，不仅减轻了管理人员的操作负担，也确保了信息管理的保密性。而对于一些不需要保密的人事档案信息可以按照数字化的手段进行管理，比如将原件进行扫描之后上传到专门的系统之中，不仅方便查询调阅，而且可以有效节省档案管理的空间。

（三）提高信息平台的保密性

虽然我们国家的互联网信息技术已经得到了高速的发展，大数据和互联网信息技术在各行业的应用也取得了一定的成果，积累了一定的经验。但是由于网络平台包含着各式个样复杂的因素，也为大数据背景下人事档案管理信息化数据化提出了更高的要求，尤其是存储人事档案的信息平台的安全性和保密性。如果不能让信息平台的安全性得到保证，一旦干部资料丢失或者被修改，将会造成非常严重的损失，甚至会影响到人们对人事档案信息平台的认可和信任度。所以，为了提高档案信息平台的保密性和安全性，档案管理部门可以对建立系统的工作进行招投标，选择技术最优的投标单位来建立优质的档案管理信息系统。当信息系统和大数据平台进行对接之后，也可以结合大数据的管理模式，优化档案管理流程，提高数字化人事档案管理的管理效率。此外，还可以针对性地建立适合数字化人事档案管理工作的信息保密制度，提高档案管理人员对于档案保密性和安全性的重视程度以及业务技能，确保信息平台的保密性。

（四）健全管理平台的服务功能

互联网和计算机技术的发展为人事档案管理工作插上了信息化的翅膀，也让人事档案管理正式和大数据 平台接轨，所以人事档案管理也不仅仅是传统意义上的档案保存和调取，还需要利用管理平台对档案的管理工作和调取工作提供更大的便利。为了进一步健全管理平台的服务功能来保障数据化的人事档案管理能够稳定而安全，首先需要进一步优化管理平台，减少平台和系统的故障率。其次还要利用互联网和大数据平台将部分非保密性的信息上传到云储存空间之中，方便人们利用专门的信息查询平台进行查询。除此之外，还要结合管理工作和档案查询工作的实际需要为管理平台，增加一些操作模块，让数字化人事档案管理更加便捷高效。

结束语：随着互联网的发展和计算机技术的不断渗透，为人事档案管理工作提供了新的手段和新的思路，在互联网时代，结合大数据的优势，利用信息化的手段进行人事档案管理，已经成了人事档案管理发展的必然趋势，所以在日常的人事档案管理中也不能因循守旧，而要紧跟时代步伐，利用大数据和互联网带来的便利性创新人事档案管理手段，进一步提升人事档案管理效率，大数据和新技术为人事档案管理工作插上了信息化的翅膀。