新形势下的省级医院档案管理制度完善建议

伦 红

（山东省胸科医院，山东 济南 250013）

档案是医院发展过程中各方面工作开展的凭证，能反映出医院的经营管理情况，关系到群众生命健康，会对医学科学发展产生直接影响[1]。出于对医院的各种文件与资料进行妥善保管，增强档案管理工作规范化与程序化的目的，省级医院将档案管理提升到制度层面。本文中侧重对新形势下的省级医院档案管理制度完善建议展开探讨。

一、医院档案管理的内涵

医院在长期建设与发展过程中，会生成许多数据资料、医疗文书档案，这些都是档案管理的主要内容。高效率、高质量的档案管理有助于医院社会效益与经济效益的提升，所以，医院要采用合理的手段对各种资料实施专业化管理。医院档案管理工作涉及面广，除了各种影像资料、工作记录以外，还包括各种有载体文件、实物档案、电子病案等，这些都是医院各项工作开展的见证，能揭示出医院的经济运行规律，能为医院科学建设、行政管理等提供参考，也是处理医疗纠纷的有力证据[2]。

医院档案管理部门属于医院的重要部门之一，在推进医院的发展中发挥着至关重要的作用。医院档案管理的重要性在两个方面得到了体现：一方面，能客观全面地反映出医院的发展情况。在深化改革过程中，医院管理者能从档案中整理出有价值的数据信息，为制定合理的战略发展目标、调整改革思路起到参考作用，为医院的可持续发展做好准备。与此同时，这些档案资料全面、详实地记录了医院各项工作的开展情况，其中包括医疗设备、患者情况、财务管理、技术创新等方面的内容，能为科技创新、学科发展、绩效水平的提升起到借鉴作用。另一方面，医院的正常运营、各项工作的有序开展都离不开档案管理工作的有力支撑，尤其是在绩效考核、人才培养、人事安排等方面，档案管理工作都将产生积极影响，不仅能维护医院的真实面貌，还能促进医院管理水平、医疗水平、科研水平的提高。

二、新形势下的省级医院档案管理制度存在的主要问题

医院档案管理工作的有序开展、档案管理水平的提升、档案资料价值的发挥，均离不开完善的档案管理制度的有力支撑[3]。但是，现行的档案管理制度在精细化、现代化、标准化层面依然有待完善。具体如下：

（一）档案管理制度的规范性不足

目前，医院普遍都意识到档案管理的重要性。但是依然存在一些突出问题，例如管理机构不完善，档案管理标准不完善、不严格，各个部门的管理者在进行档案管理时没有制定出统一的标准与规范，势必会引发文件资料收集不齐、装订质量不过关等问题，资料归档率、完整率较低，很难实现资源共享。

从现阶段各大医院的档案管理工作开展情况看，与人事管理、会计、科研等方面有关的档案由综合档案室负责；较为复杂的医疗病历档案则由病案室负责管理；电子网络信息资料则由信息科负责；其他业务部门也会根据自身情况对各种临床检查资料、病理切片资料及影像检查文件进行管理。在这种情况下，档案管理主体较多但管理质量却不高，有些医院甚至会安排行政科室人员进行管理，最为缺乏的就是专门独立的档案管理部门。

（二）档案管理制度的精细化理念体现不足

档案管理的目的就是要为医院各项工作的开展提供服务，很难产生立竿见影的经济效益与社会效益，再加上医院属于特殊的公共场所，每时每刻都会生成新的档案资料，如果不能创建合理、高效的管理模式，在日常管理过程中就会出现秩序混乱、杂乱无章的现象。当前，医院管理者对档案管理的价值理解得不到位，未能为其提供足够的支持，而普通档案管理人员的责任心较差，工作热情与主动性都不高，在档案立卷、归档等各项工作开展过程中都出现了一定的纰漏，严重制约了医院管理水平的提升。与此同时，各个部门之间经常会发生借用档案不能及时归还的现象，使用者不能妥善保管这些档案资料，出现了丢失、损坏现象。种种迹象表明，医院应该适时创建严格的档案管理与使用制度，避免宝贵的档案资料遭到破坏。

（三）档案管理制度的信息化规定不够细化

如今，信息化建设引起了医院管理者的足够重视，有些医院在这方面已经取得了显著成效，从信息化管理受益。但部分管理者对信息化建设产生了较为模糊的理解，片面地认为信息化建设只是局限于医疗与人力资源两个方面，没有将其渗透到档案管理方面，档案管理效率低、质量差，发展速度慢。档案信息化建设的最终目的，就是要最大化提升档案资源的利用价值，在整个社会中实现资源共享。要想达成这一目标，需要充分意识到档案资源管理的重要性，为其投入足够的人力、物力、财力支持，但在具体实践中，由于档案管理制度不完善，缺乏馆际交流，宏观规划不够合理，档案鉴定工作成为表面文章，在这些因素的共同制约下，档案管理效率与质量迟迟未能得到有效提升。一方面，馆藏档案数量急剧增加；另一方面，许多失去价值的档案占据空间，二者之间的矛盾越来越尖锐，对档案信息化建设产生了不良影响。

三、新形势下的省级医院档案管理制度完善建议

在分析省级医院档案管理制度存在的突出问题的基础上，提出了新形势下的省级医院档案管理制度的完善建议。具体如下：

（一）建立规范化的档案管理体系

医院在制订中长期发展规划时，要将档案管理、购置设备等纳入其中，根据医院规模扩张情况不断增加档案管理投入力度。同时，也要组织全体员工学习档案法，增强所有人的档案管理意识，使档案管理体系建设能与医院业务建设保持同步，促进档案管理的规范化、有序化发展。在创建档案管理体系时，各级医院要以《档案法》《医药卫生档案管理暂行办法》为依据，结合具体情况制定出一套合理有效、可行性较强的档案管理制度，优化档案管理流程，将档案收集、归档、借用、销毁、保管、存储等方面的内容纳入其中，确保每一个管理环节都能有据可依、有章可循，争取在最短时间内完成档案管理目标。如制定出规范化、细致化的档案借阅制度，面对产生档案借阅需求的外部机构，管理人员一定要向其索要单位证明，还要适时将情况反映给上级领导，得到领导批复之后才能办理借阅手续；面对内部借阅者，一定要阐明借阅档案资料的理由并办理借阅手续；如果需要查阅其他部门的档案，一定要得到办公室主任的批准；对于一些机密文件、行政会议记录类的档案资料，只有得到了院长批复之后方可借阅；已经移交市档案局保存的档案，不仅要在本院办公室办理借阅手续，还要持本院开具的介绍信并在相关人的监督下查阅档案资料。通常情况下，不得将档案带离档案室，如果情况特殊，需要在三日内及时归还且不得出现污损、转借他人、遗失等现象。

（二）细化档案管理制度中的档案信息化规定

每一份档案文件都能还原各项工作的开展情况，是临床实践的经验总结，记录了医护人员的思维与行动过程，在医学教学、科研工作等方面都能起到重要作用。所以，每一位档案管理者都要意识到自己从事着一份神圣的工作，严格遵守档案管理制度，促进医学事业的发展。许多医院并没有设立专门的档案管理部门，档案管理工作分散而杂乱，管理人员处于被动状态，再加上管理制度不够严格、细致，经常会发生各种问题。为此，医院要细化档案管理制度，对信息化管理做出明确规定。一要增进馆际间的交流与合作，向发达国家医疗机构学习，立足于医院的具体情况创建高效的档案管理制度。二要制定出电子档案管理制度，其中包括档案收集、归档、使用、保管、查阅等方面的内容，并要将这些内容纳入医院考核之中，对电子档案进行动态管理，增强档案管理工作的有效性、规范性。

（三）完善精细化的医院档案管理制度

医院档案管理制度是开展档案管理的重要前提，是提升档案管理质量的重要保障，要想使档案管理人员的水平与能力得到有效提升，先要创建完善的档案管理制度，在相关法律条款的约束下，根据医院档案工作的具体情况明确管理方法，使之向着规范化的方向发展。在这一过程中，要将精细化管理理念运用于档案管理制度建设之中，根据档案管理过程中切实存在的问题对管理制度进行调整，废除不合时宜的内容，对不合理的部分进行调整，使医院档案管理制度能更好地迎合时代发展潮流，有效提升管理质量。在新的发展形势下，医院档案管理工作还要充分发挥电子科技发展的优势，制定合理的档案管理标准，拓宽管理范围，深化管理层次，创建全面、系统、完善的档案管理模式，争取最大化发挥档案资料的价值，使之更好地服务于医院发展、医学建设。

医院要将档案管理体制建设摆放在突出位置，扎实开展此项工作，采用精细化管理的方式，逐渐摸索出一套行之有效的管理模式。同时，要将档案管理责任细化到个人，为所有管理人员理清职责范围，增强其使命感与责任感，使他们能严格遵守档案管理制度，甘当人梯，为医院发展贡献力量。

（四）加强相关配套工作的开展，促进档案管理制度的有效落实

在建立起完善的省级医院档案管理制度的基础上，应主要做好下列配套工作。首先，强化档案管理的可行机制，既要侧重人员层面的档案工作队伍建设，明确档案管理工作人员的职责，切实做到岗位明确、职责明确、责任到人。二是对省级医院内的档案管理部门中的各员工的岗位及其岗位职责予以明确，建立起清晰化、明确化的岗位体系。同时，要定期针对各个岗位员工的绩效情况予以考核，确定各岗位工作人员的实际工作绩效，以便及时采取有效的解决策略。三是加强针对省级医院档案管理从业者的培训和教育。对省级医院而言，档案工作人员是否有较高的素质，对档案制度的落实以及档案管理制度作用的发挥具有重要的影响。一般而言，当医院具备具有高素质、责任心强的工作人员时，其能够在实际工作中严格要求自己，牢记从业道德，不会受利益的诱惑，自觉地落实档案管理工作制度。总之，在加强省级医院档案管理制度建设的同时，还应高度重视起配套工作的有效落实。

四、结语

档案为医院建设与发展提供了重要的信息资源，伴随着社会的发展与进步，档案资料的重要性逐渐引起了人们的重视，档案管理在医院管理体系中的分量越来越重，不仅能促进医院科研、医疗、教学水平的提升，还能加快改革进程。为此，医院要以合理的手段与方法对档案资料进行管理，挖掘出其使用价值，从完善制度、创新方法、提高管理人员素质等方面入手寻求有效对策，以高水平的档案管理促进自身发展。