高校保密自查工作落实精细化管理的探索与实践

文/北京工业大学保密委员会办公室 魏娜 范明 孟宪婷

保密工作的目标是“零事故”。近年来，随着军民融合的推进，高校承担了大量军工先进技术、产品的研制工作；高校还承担着国家事务中的决策事项、各种考试等党政事项的保密管理工作，涉密范围广，同时具有开放性、流动性、交叉性特点，失泄密风险隐患增加，这对高校的保密管理提出了更高的要求。保密监督检查是高校开展保密管理的重要手段，2016年保密资格认定标准出台了更规范的程序、细化了标准，对保密干部来说，指导、监督、检查的主要任务要求发生很大变化。本文结合高校保密自查工作，以北京工业大学为例，探索保密自查的精细化管理模式，总结经验、分析问题，为高校保密检查工作提高工作效能、更好地防范失泄密风险、构建精细化保密管理体系提供参考。

一、精细化管理的内涵

（一）精细化管理的发展历程。被誉为科学管理之父的美国工程师和发明家弗雷德里克·W·泰勒，25岁时在钢铁厂工作期间，通过对工人操作动作的研究和分析，总结出一套合理的操作方法和工具培训工人，使大多数人都能达到超过定额。1911年，泰勒发表了世界上第一本精细化管理著作《科学管理原理》。

第二次世界大战后，包括决策理论、运筹学、系统工程在内的很多理论被引入经济管理领域。这些理论和方法以决策过程为着眼点，特别注重系统结构与整体协调，被称为管理科学。后来，日本的精益生产思想对精细化管理思想的形成具有相当的影响。1973年秋，全球经济危机爆发，日本的丰田生产方式以可观的盈利引起世人注意。1980年，日本成为全世界汽车产量第一大国。美国终于意识到制造业落后于日本的关键在于生产方式的落后。1985年，美国麻省理工学院筹资设立研究项目“国际汽车计划”，把丰田生产方式重新命名为“Lean”。

（二）精细化管理的基本含义。作为一种建立于常规管理基础之上的管理理念和管理技术，精细化管理经过了系统化和理论化的锤炼，已跳脱出一般意义上的“精细”和“细节”；精细化管理是对规范化管理的超越，“精细”不仅是一种意识和态度，还是一种文化及理念，“精”意指切中要点、精确精准，“细”指量化具体、细致细化。精细化管理遵循事物发展运动的规律，通过将规则进行细化和系统化，以标准化、信息化和数据化的方法，最大限度地减少资源占用，降低管理成本，即用具体、清晰的量化标准代替含糊、宽泛、不具体的管理要求，将抽象的战略或决策改为详尽、明确的发展举措，从而实现组织内各单元的精确、高效、协同和持续发展。

从管理理念上来看，精细化管理体现出管理者对严谨、认真、精益求精思想的认同和追求；从管理方法和技术上来看，实现精细化管理，必须确立明晰的工作岗位和流程体系，建立科学量化的标准，并建立一套操作性强的管理工具。在管理工作中，实施精细化管理需遵循三大原则：设计一套可行的运营规则，使员工依照所设定的操作规范与流程工作；高度关注工作过程中一系列细节，且以关键细节、重要细节为着力点；对整个工作流程和环节进行科学量化管理，实现组织资源最大效益化。正如汪中求等人认为，精细化管理就是要做到专业化、系统化、数据化、信息化。

（三）国内高校对精细化管理的研究现状及运用。精细化管理理论已广泛应用于高校教育教学领域和人才培养过程。刘存海将精细化管理理念运用于大学实验教学过程的教学内容、设备器材、教学环节等的管理，取得了较好的效果。李越恒通过对创新创业过程各个环节的精细化管理，探究在精细与效率之间实现创新创业教育的最佳效果。柯珍堂将精细化管理理论用于教学目标、教学内容、教学组织建设等，以提高教学质量。陈艳慧结合研究生培养过程中存在的“重数量、轻质量”、管理职责不清等问题，提出研究生培养精细化管理改革理念与实施策略建议。

专家学者对精细化管理理论在科研项目管理、行政管理领域的实践应用进行研究。1.在科研项目管理方面，周成瑶指出高校科研项目精细化管理包括科研制度、科研项目过程和科研绩效考核的精细化管理，通过创新科研项目管理实现部门协同合作精细化、项目管理过程精细化、内控管理精细化。2.在行政管理方面，陈详南从“机制、制度、执行、技术和效果”五个层面探析高校国有资产精细化管理路径，从根本上改变传统的粗放式管理方式，提高国有资产管理和保障水平。唐上洁以大数据与精细化管理相结合的视角，从动态调整教师培养体制、实现教师精密培训、优化师资资源配置以及丰富教师评价管理方式等，为基于大数据的教师队伍精细化管理提出建设性意见。姜飞月指出要实现培训精细化管理，包括培训机构的精细化、培训责任的精细化、培训流程的精细化、培训内容的精细化、培训形式的精细化以及师资队伍建设六个方面。

二、高校保密自查落实精细化管理要求的现状及问题

（一）高校保密自查与精细化管理的契合程度。1.与保密资格认定新标准要求相契合。2016年，武器装备科研生产单位保密资格认定办法、保密资格标准和保密资格评分标准相继修订印发，严格落实党中央、国务院行政审批制度改革精神和“放管服”工作要求，坚持“业务工作谁主管，保密工作谁负责”的指导思想，强化归口管理，进一步推进保密工作与业务工作相互融合发展，明确了部门责任、规范了程序、细化了标准（一级保密资格评分标准，6大项、248小项），更加科学规范。修订后的新标准是高校开展保密自查的重要依据和工作指导，规定到学校一级，对涉密二级机构及以下层级的保密责任落实、保密自查开展的具体指导，需要高校结合自查要求和具体情况，按管理层级制定精细化检查方案、检查手段和措施，以保证保密自查要求的落实。2.与新时期保密检查作用要求相契合。保密自查是保密管理工作的重要组成部分，是依法加强保密工作的重要手段。保密自查的主要作用在于强化领导责任制、发现和消除泄密隐患、深入开展保密宣传教育、提供决策参考、提升保密理论水平，是全方位、系统性的。这必然要求保密自查工作的专业化、系统化、具体化，要抓住保密管理的关键问题、明确操作手段和措施要求、发现风险隐患、总结经验得失，切实达到保密自查的效果。3.与保密检查多样性要求相契合。按照新标准要求，单位应当每半年组织一次全面检查、每年开展1～2次专项检查、每年至少开展一次全面风险评估，涉密部门应当每季度进行一次自查，并要求单位对保密自查的内容、方法、时间、次数等作出具体安排。高校各项保密检查，查什么、怎么查、解决什么问题、达成什么目标等，需要高校设计一套可行的保密自查规则，以关键细节、重要细节为着力点，设定操作规范与流程，切中要点、细致细化，使保密自查成为提高防范能力的手段。

（二）高校保密自查工作的落实现状、工作效果。1.探索完善工作机制。（1）依法开展检查。制定学校保密监督检查管理规定，明确监督检查原则、内容与方法及实施要求等，使保密自查有据可依、有规可循。制定保密工作责任制与归口管理规定，明确归口管理部门、涉密二级机构、涉密人员的保密责任，签订责任书，为保密检查奠定基础。（2）严格检查标准。对以解决保密管理重点难点为目的的专项检查，设计好检查方案是实现检查目的的前提。保密办先行拟定检查方案，经学校保密委主任/副主任指导、审批后再予以开展，增加了方案的科学性、规范性。（3）注重检查实效。保密监督检查的作用是多方面的，除了发现和消除泄密隐患，还是开展调查研究的重要途径。保密办专兼职领导全部深入检查工作一线，既当好指挥员，又当好检查员，做到一线掌握情况、一线调查研究、一线解决问题。2.检查内容持续改进。保密自查内容的设计关系到保密自查的效果，要随上级政策、高校工作实际等不断进行动态调整、持续完善；检查内容一成不变，则会使保密检查沦为“走形式”“走过场”。（1）更关注问题的主要方面。如全面检查内容对涉密场所和保密要害部位的检查条款，由“落实禁止无关人员进入涉密场所和保密要害部位的规定”调整为“落实非授权人员进入涉密场所和保密要害部位的审批规定”，更关注保密管理工作现状、注重日常保密管理工作。（2）更注重保密工作与业务工作的融合发展。在2019年下半年全面检查记录表中增加推进归口管理情况、工作秘密和敏感信息事项管理和承担国庆70周年庆祝活动专项任务保密管理检查项，检查项的变化关注了学校保密管理重点工作的推进情况、并结合上级保密管理要求进行调整。（3）更注重解决保密管理中的重点问题。2018～2020年，根据学校保密管理工作实际，开展了科研定密、非涉密计算机、服务国庆70周年活动、研究生招生保密室、涉密载体、涉密人员因公/因私证件保密管理的专项检查，积极防范、突出重点，消除隐患，最大限度地保证学校国家秘密安全。（4）更加细化、科学和可操作。2019年下半年全面检查记录表调整为14大项、41小项，较2019年上半年全面检查记录表的12大项、26小项的设置更加细化，各小项的设计也更贴合学校保密管理工作实际、可操作性增强。每一大项的检查结果设定合格、基本合格、不合格三种情况，更精确地体现受检机构的保密管理工作水平。3.保密自查工作效果。（1）以下达整改通知促工作落实。2019年5月中下旬，学校对所有涉密二级机构开展保密管理全面检查，整改期限一个月到期后，7月对检查中发现问题的单位“回头看”复查；对仍未落实整改的单位，下达限期整改通知书6份，明确整改内容与要求，现场复查时整改问题全部得到解决，整改通知书经受检机构主管校领导签字后备案留存。（2）以开具“基本合格”“不合格”项促工作落实。2019年下半年保密管理全面检查，共开具基本合格项18个、不合格项1个。以现场检查时的沟通交流、结果确认为前提，在保密办指导下、在规定期限内，存在不合格/基本合格项的单位全部按要求落实整改。（3）以行动促工作落实。经过2018～2020年的保密监督检查，涉密二级机构/涉密人员不再把保密工作认为只是保密办的事，提升了对当前保密形式、保密检查工作重要性的认识。表现在日常工作中，涉密二级机构主动邀请保密办专职人员开展主题讲座和开展现场检查，涉密人员在项目申报、文件撰写、涉密设备使用、涉密人员管理等事项的多种形式咨询明显增多、咨询问题也越专业。保密监督检查与保密管理建立起良性循环机制。

（三）高校保密自查工作经验总结。随着高校保密自查精细化管理的逐步贯彻实施，保密自查工作得到进一步规范，管理效能得到明显提升。对于保密自查精细化管理，应注意以下方面：1.不能只提精细化，还要做到分类管理。保密自查工作的形式、受检单位的职责任务、涉密部门工作属性不同，则检查的主要事项不尽相同。分类管理是做好保密自查工作的前提，只有分类工作做得好，保密检查全流程的精细化才能设计好、检查好、发挥好作用。2.保密检查精细化是一以贯之的，要有延展性。对于保密检查，上级有规定，学校有措施，涉密二级机构和课题组也要在开展工作环节进行细化、采取相应措施，配合纵向管理层级，每一级的精细化要求都要到位。3.不能照本宣科，要根据薄弱环节形成互补。对上级部门或学校布置的检查工作，不能为了检查而检查，要以检查的“点”带动保密管理工作的“面”，结合自身情况查找薄弱环节、与上级要求形成互补，防止漏洞，做到保密工作全面推进。

三、精细化管理推动高校保密监督检查工作的趋势

（一）制度规范是基础。推进国家治理体系和治理能力现代化是党的十九届四中全会确定的重大战略任务。作为高校治理工作的组成部分，保密监督检查开展的基础是制度、规范。有了制度、规范，保密行政管理部门才能有法可依、依规办事，才有查处违规行为的底气。制度、规范的生命力在于执行，如果不执行，则是纸上谈兵、不能落实。

（二）协同配合是手段。保密监督检查是一项系统工程，需要保密行政部门和涉密业务部门的共同推进，建立完善沟通协调机制，树立保密工作“一盘棋”思想，依照部门职责、各司其职、各负其责，在各自职权范围内，独立负责地做好保密工作。任何一个部门不担责、不配合，都会造成与之相关的业务部门的工作牵绊。

（三）管理服务是目的。保密监督检查精细化不是过度的精细化，避免陷入“繁琐管理”，要抓住主要工作和主要环节、抓大放小、压实各个管理层级的保密责任，服务学校师生员工，提升保密管理工作效能。