电子公文归档和移交数据结构研究

文/浙江省台州市气象局 陈华文

进入信息时代以后，信息安全成为现代化社会发展必须重视的问题。尤其是政府公文，逐渐实现了电子档案，拓展了电子档案存储空间，然而受到多方面因素的影响，当前各个系统中的电子公文格式不尽相同，其中DOC、JPEG、TXT、TIFF、PDF是较为常用的文件格式，导致电子档案文件难以顺利接收，需要利用现代科技作出进一步调整。因此，联系实际分析电子公文归档与移交数据结构的构建策略是十分必要的。

一、电子公文归档与移交数据结构的主要内容

目前，各级政府部门基本实现了信息化，构建起了系统性平台，为各项工作处理、公文归档、移交数据结构的优化与完善创造了有利条件，也是今后发展的一种必然趋势，符合现下时代发展的客观规律。为了适应现代化发展，行政部门可以将建设重点放在电子公文归档和移交数据结构两方面：首先要充分了解电子文件的特性，提出专门针对电子公文归档与移交两个环节的数据结构描述形式、元数据内容、XML的表述方式，按照W3C标准完成Schema文件，基本确定了XML中所包含的必备与可选元数据信息，确定最终的元数据项目数据类型。利用这种方式构建起来的数据结构，不仅能够对数据结构进行突出描述与定义，同时还能充分体现出公文与相关复杂信息之间的层次关系，使所有数据、结构、显示方式都更为独立，确保数据存储格式不会受到显示格式的影响与制约。根据这一特点与要求，在构建电子公文归档与数据结构时，应该采用树形结构，将电子公文的相关信息，以文件的形式打包并且存储在脱机载体上，同时将每一存储载体设置为只存在一个根目录，必须以编码方式来设定根目录名称，最大程度上保证电子公文归档与移交数据结构构建的有效性。

二、电子公文归档与移交数据结构的构建要点

在电子公文归档与移交数据结构构建的过程中，为了较好地保证有效性，行政部门必须要从以下两个方面加以注意：

（一）归档体系建设。在实际建设中，行政相关部门应该注意以下几点：1.鉴定，要对即将归档的电子公文进行真实性、有效性、完整性鉴定，对于夸大、不真实的文件，或者是存在内容残缺的电子文件，应该返回文件形成部门，重新整理以后再次进行鉴定，同时还应该对归档范围进行确认，保证对电子文件保管期限进行科学划分，严格按照国家给出的纸质文件归档与移交管理办法中的相关要求，保证电子文件划分的有效性。2.检测与归档，为了保证电子公文的可靠性、完整性与精确性，相关部门必须要对采集到的电子公文内容进行全面检测，只有通过检测以后，才能继续接下来的归档环节，除此之外，硬环境、软环境检测等，也需要进行相应检测，规避客观因素对电子公文规定产生的影响。

（二）移交数据结构体系建设。根据当前时代发展的特点，移交数据结构构建需要从以下两点着手，避免出现建设不合理的情况，影响后续正常使用。第一，电子公文在移交时需要接受全面检验，公文形成部门与接收部门在完成工作以前，必须要对公文档案中的每个细节、载体进行检测，包括载体是否存有划痕且是否清洁、电子文件中是否携带病毒以及电子文件的说明资料是否属实等，一旦发现存在问题，必须要及时进行处理，在确保各项工作无误以后，才能移交电子公文，保证电子公文真实可靠。第二，按照要求办理移交手续，接收部门应该在验收电子文件并合格以后，将验收情况填入《归档电子文件的验收、检验登记表》中，要做到一式两份，签字盖章以后，一份记录要留在接收部门，另一份则是以电子文件的形式传送给形成单位，留存备份，方便查询。

三、电子公文归档与移交数据结构的构建策略

基于上述分析，电子公文归档与移交数据结构具有一定的特殊性，是行政部门为了更好地完成相关工作所必需要做出的转变，对于提高各项工作效率有着重要的促进作用，具体可以采取以下策略：

（一）建立完善的电子文件体系。为了更好地适应新时期各项行政工作，完善的电子文件体系建设是必不可少的，尤其是电子公文归档管理本身就有着一定的复杂性，若是文件体系不完善，将直接影响到文件处理的有效性。首先，明确电子公文网络归档的独立性，同时构建起专用系统，行政档案部门的计算机需要与最早档案形成部门的计算机进行连接，组建起专门的网络系统的电子文件由形成部门向档案部门传递的全过程，档案部门则要对接收的所有电子公文进行详细分析，将其中具有重要价值的公文文件筛选出来并存储，具有同等责任的部门之间应相互协调、合作，保证公文筛查的有效性。其次，构建以计算机、信息管理部门为核心的电子文件归档、移交工作，计算机与信息管理部门在处理数据、档案分析与归档方面有着明显的技术优势，尤其是电子公文归档与移交，有着较为丰富的经验，能够从整体上提高电子公文归档的有效性，行政部门应充分认识到这一部门的重要作用，尽可能独立出专职部门，为电子公文归档管理有效性提升创造有利条件。最后，脱机存储，是利用软磁、移动硬盘等方式，将一些电子公文存储、传输到指定空间与位置，避免电子公文归档受不良环境因素影响出现篡改及携带病毒等情况。

（二）构建完善的电子归档管理质量体系。质量体系建设是保证电子公文归档有效性的重要前提，为了保证电子公文归档与移交数据结构构建能够更为快速，行政单位应该结合现下实际情况，优化并完善质量体系。具体可以从以下几方面着手进行：1.保证电子公文的真实性，不管电子档案是哪种格式，是否与最初形成、传输、接收格式相同，档案部门都需要具备原始文件复原能力，且整个生成、传输、发送、接收、利用等全过程，都要精确记录下来，保证电子公文的真实可靠性；2.保证电子公文的完整性，必须保证电子公文与纸质资料相同，且归档时要保证所有资料都正常归档，相关工作人员必须对文件格式、内容、说明等进行详细审核，确保一致性，防止出现遗漏的情况；3.保证电子公文的有效性，有效性通常会体现在内容统一、文件迁移匹配性两个方面，职责部门必须要对所调用的文件进行严格审核，若是公文中包含机密或者重要内容，应长期保存，在迁移过程中也必须做到完整、无损迁移，保证机密、重要资料能够为行政工作提供参考；4.保证电子公文的安全性，根据国家、地方的相关标准，电子公文生成部门需要提交文件并进行鉴定，同时上一年的电子文件在本年度的6月份向档案部门进行归档并移交，保证电子公文能够及时更新，加强安全性管理。

（三）构建独立的网络系统。与传统的纸质文件档案相比，电子文件本身有着较大优势，性能较好，也不会占用较大的存储空间，随着当前行政管理工作更为复杂，会产生更多的公文文件，电子档案能够更好地存储，在改变了原有文件档案管理模式的同时，还进一步拓展了管理空间，归档效率也会有所提升。然而，随着当前互联网的快速发展，各种网络病毒、黑客、木马病毒层出不穷，为行政电子公文归档、存储带来一定的危险性，影响电子文件的安全性。为了应对这一情况，行政部门必须要在内部构建起一个专门用于存放电子公文的独立安全网络系统，避免与其他网络形成互通局面，威胁到电子公文的安全性，避免公共网络系统中存在恶意病毒，威胁电子公文档案的安全。

（四）优化电网公文文档保存工作。由于网络本身是一个较为开放、复杂、具有潜在危险的大环境，电子公文在归档的过程中，容易受各种因素的影响。为了尽可能规避网络对电子公文归档带来的负面影响，行政部门可以在断网期间进行存档，避免病毒在计算机内部蔓延，实现电子公文归档自由、安全操作。需要注意的是，在整个电子公文归档操作的过程中，公文管理人员必须要保证源文件的真实性，将其完整归档，提高电子公文归档管理工作的可靠性与严谨性，避免遗漏重要的文档信息，影响后续电子公文查阅，导致查阅人员被错误、虚假信息误导，为行政工作的有效展开带来负面影响。

四、结语

综上所述，电子文件管理理论从提出到实践，经历了漫长的发展实践阶段，已经初步发展成熟，这对于社会发展与进步，优化行政管理系统，有着重要的促进作用。这需要行政部门在今后从实际角度出发，通过建立完善的电子文件体系、构建完善的电子归档管理质量体系、构建较为独立的网络系统等路径、策略，构建起较为完善的电子公文归档与移交数据结构，只有这样，才能够全方位提高电子公文管理工作质量，实现系统之间的良好互动，为政务工作的顺利完成打好基础。