大数据视域下事业单位档案管理的创新策略分析

李超 保定市住房公积金管理中心

事业单位是我国政治体系中的重要部分，也是为人们提供各种社会服务的重点单位，和人们日常生活及社会发展息息相关，对于维持社会秩序方面也起到了关键作用。而档案管理是事业单位管理工作的主要内容，涉及大量的人事、文书资料的管理，因此，提高档案管理水平、提升档案管理效率对于事业单位未来发展建设至关重要。尤其是大数据时代的到来，对事业单位档案管理工作提出了更高要求，对此事业单位应充分利用现代化信息技术手段，对现有档案管理模式进行创新优化，以满足事业单位未来档案管理信息化建设需求。

一、大数据视域下创新事业单位档案管理的必要性

在大数据时代下，为了满足事业单位发展需求，要针对档案管理进行科学的信息化建设。所谓的档案管理信息化即应用现代化信息技术手段，将档案资料进行数据化、电子化处理。事业单位档案中留存着关乎事业单位人事、文书、科研相关工作的重要资料，对于事业单位整体管理和经济信息化建设都有重要意义。在大数据时代，档案管理工作的效率，已经成为衡量事业单位整体管理水平的重要标准。创新事业单位档案管理模式可以规范单位的管理工作内容，减轻管理人员工作压力，更好地为人们提供服务，并为事业单位未来的可持续发展及信息化建设提供保障[1]。

二、大数据视域下事业单位档案管理存在的问题

（一）缺乏档案管理意识

事业单位档案中保存着单位人事、文书、科研相关工作的重要资料，档案管理工作具有十分重要的意义和价值。然而当下大部分单位档案管理人员严重缺乏档案管理意识，尤其是随着现代化信息技术在档案管理中的引用，受到传统管理观念的影响，事业单位长期受国家管理，档案管理人员抱残守缺，追求工作稳定性，缺乏创新意识。档案管理工作人员对于这项工作表现得十分懈怠，缺乏工作热情，导致事业单位档案中的大量资料没有得到合理应用。有些事业单位具有较强的保密性质，其内部档案资料往往有保密要求，然而由于管理人员缺乏创新管理意识，导致一些保密资料因为保存不当而丢失遗漏，造成严重的资源浪费同时泄漏事业单位保密文件，对于事业单位未来发展建设带来不利影响。

（二）档案管理系统存在一定安全风险

大数据在档案管理工作中的应用虽然大大提升了管理工作效率，却也为档案管理的安全性带来全新挑战[2]。据实际调查可知，大部分事业单位没有将电子文件进行系统化归档，导致各种类型的资料归档杂乱，当单位领导想查阅某资料时往往无法及时调取。此外，档案管理信息系统如果不能及时进行更新维护，将会出现故障，给黑客带来可乘之机，使档案资料的安全性遭到严重威胁，一旦重要资料文件被盗取，将会为事业单位带来极其严重的损失。

（三）档案管理工作人员专业素质不高

严重缺乏系统学习过档案管理专业的人才，是当下事业单位中普遍存在的问题。即使当下部分档案管理人员档案管理专业素养较高，然而在大数据时代，其对于现代化信息技术在档案管理中的具体应用操作，也无从下手[3]。工作人员存在不按照相关流程和规定完成工作、执行力差等问题。部分单位虽然已经制定比较完善的档案管理体系，但由于管理人员素质问题，并没有得到有效落实。除此之外，事业单位不重视档案管理人才培养，导致档案管理人员专业技术水平和工作积极性都不高，单位档案管理水平低下，无法满足大数据时代对于事业单位档案管理的要求，阻碍事业单位发展。

（四）档案信息不全面

事业单位档案中涉及的信息范围十分广泛，对于单位未来发展建设至关重要。单位各个单位部门档案资料数量庞大，但这些档案并没有专业的工作人员负责管理，导致档案信息门类不全、信息不完整，档案资料因此无法发挥真正价值。在大数据时代下，档案管理体系杂乱导致的档案信息不全面现象，使事业单位档案管理创新工作缺乏管理基础。不合理的权力下放，还导致大部分珍贵的档案信息四处“流浪”。总而言之，档案信息不全面，档案管理模式混乱，这都是当下事业单位档案管理工作中需要解决的关键问题[4]。

三、大数据视域下创新事业单位档案管理模式的具体措施

（一）提升档案管理工作人员的综合素质

事业单位档案管理创新离不开高素质人才。在大数据时代，我国有大量的计算机专业人才储备，然而愿意“屈尊”从事档案管理工作的人才却极其匮乏。因此事业单位要加大人才引进力度，制定完善的晋升机制，为高素质人才提供良好的发展空间。此外，事业单位还要对现有档案管理人员进行专业技能培训，除了档案管理知识外，重点发展管理人员的信息技术水平。与此同时，管理人员也应该与时俱进，明确自身工作职责，及时更新自身的知识储备，提升专业素养，从而保障事业单位档案管理质量，提高档案管理水平。

（二）加大档案管理工作重视程度

事业单位应该加大对档案管理工作的重视程度，意识到档案管理工作对于事业单位未来信息化建设及可持续发展的重要意义，转变管理观念，从大数据视域出发，对现有档案管理模式进行创新优化。此外，事业单位应加大档案管理信息化建设工作落实力度，配备专业的档案管理信息化建设团队，充分利用现代科技手段，建立科学化、系统化的档案管理体系[5]。同时，强化工作人员信息化管理意识，推动事业单位档案管理信息化发展。

（三）加快档案信息化管理平台建设

对于事业单位管理模式创新工作来讲，资源共享平台的建设十分必要，其建设水平关系到事业单位档案信息化建设能力。因此，事业单位要根据自身发展状况，合理利用现代科技手段，加快档案信息化管理平台建设。构建科学的资源共享平台有助于规范事业单位的档案管理流程，为单位各部门档案资料共享提供平台，为管理者调取所需资料提供便利条件，进而提高档案管理效率。除此之外，政府相关部门应加大扶持力度，对于事业单位档案管理信息化平台建设给予足够关注，推动事业单位档案管理信息化建设。

（四）保障档案资料的安全性

档案管理信息系统的安全性直接关系到事业单位档案信息化建设水平，因此为了保障档案管理信息系统的安全，应制定相应系统安全防护措施，具体方案如下：

1.建立完整的信息化档案管理安全网络系统，确保档案信息的安全性[6]。

2.对档案资料库加大管控力度，管理层需要拥有绝对的控制权限，其他工作人员限制授权。从源头上避免外人进入服务器访问档案资料库，调取档案信息，防止不法分子对高校档案资料进行恶意篡改、盗取，保障单位重要档案资料的安全。

3.创建安全监控系统，对档案信息管理平台进行实时监控，一旦发现系统漏洞和侵权行为，立刻采取有效措施。

4.建立备份恢复系统，实时备份重要的档案资料数据。一旦计算机网络出现故障或信息被恶意盗取，可以通过这个系统对相关信息进行恢复，避免档案资料信息丢失，减少单位损失。

5.档案管理工作人员要对档案数据库定期进行维护，避免信息系统出现故障，保障设备安全[7]。

（五）制定完善的档案管理制度和管理标准

根据国家对于档案管理信息化建设的基本要求，事业单位需要结合自身发展状况，从解决问题的角度出发，制定完善的档案管理制度和管理体系，统一管理标准，构建系统化档案管理体系。同时，事业单位还要制定严格的奖惩条例，规范管理人员行为，并建立公平的晋升机制，为工作人员主观能动性的发挥提供空间，培养其创新意识，鼓励工作人员充分展现自身能力，激发其工作热情，明确划分职责。除此之外，还需要特别注意的是，档案管理并不是独立的工作，它和事业单位上下所有部门的日常运行都息息相关，因此要在现有管理模式基础上进行合理创新优化，实现各部门之间资料的高效对接。与此同时，事业单位还要尽可能通过信息化系统的建设，将单位档案管理及资源管理工作进行有机整合，在符合相关标准规范的前提下，搭建信息共享平台，并制定严格的信息管理标准和完善的信息安全监督制度，配备专业的档案信息化管理专业人才，以此确保事业单位档案资料的价值得以充分发挥，促进事业单位档案管理信息化建设[8]。

四、结束语

综上所述，经济的发展促进了科技的进步，在新时期下，大数据的应用也为事业单位档案管理提供了科学发展方向，推进事业单位未来档案管理信息化建设。我国事业单位档案管理信息化建设虽然已经取得一定成效，可仍然存在很多风险和潜在问题，需要结合实际实践经验有针对性地采取一定措施，来解决这些问题并规避风险。在这个过程中需要依靠事业单位管理人员和相关部门的共同努力，才能有效提升档案管理工作效率和质量，并为数据的安全性提供保障，助力事业单位档案管理信息化建设。