公立医院新建院区建设综合档案馆探讨

文/淄博市中心医院 陈囡囡

近年来，随着人口的逐渐增长和城市区域功能的重新定位，多地的医疗资源紧缺，笔者所在的城市也面临此项问题，淄博市中心医院作为全市医疗“龙头”，不但要带动提升全市医疗服务水平，更要满足广大群众的就医需求，解决群众“看病难、就医难”，开始建新院区。医院新院区是省、市级重大建设项目，也是社会资本参与公立医院改革的一项积极探索，于2016年开工建设，占地305亩，规划床位2000张，建筑面积34万平方米。

第一期项目已投入使用，总面积达24万平方米，床位设置1000张。新院区的功能定位、空间布局、软硬件设施更加现代化、科学化、人性化，流程便捷。积极建设档案馆有利于为医院构建现代化环境提供最可靠、最真实的原始资料,促进医院进一步发展。本文以笔者所在单位正在建设中的医院为例，探讨以新院区建设为契机，如何打造高标准、高科技智慧化档案馆。

一、档案管理为医院发展提供基础保障

医院档案是指医疗机构在从事医院管理、诊疗过程、科研教学、经济绩效、政治文化等多方面活动中直接形成的对医疗机构具有保存价值的各种文字、影像、图表等不同形式的历史记录。医院档案在医院精细化管理、质量发展中占有举足轻重的地位，为医学诊疗、科研创新等工作的提升提供技术支撑，为医疗纠纷提供法律依据，帮助医院维护知识产权，为医院文化提供精彩素材。所以加强档案管理是医院不容忽视的工作之一。

二、新院区建造综合档案馆的作用

原有综合档案室无论是功能设置还是存储能力等，均不能满足日益发展壮大的三甲医院需求。医院档案门类繁多，主要包括文书档案、人事档案、财务档案、器械档案、病历档案等。因为受到库房、人员、设施等多方面的制约，综合档案室并未发挥综合类的作用，没有集中统一管理，库房分散多处。比如财务、人事、病案等档案均由各科室直接存档，管理不够集中，也为后期的档案查找、利用造成了很大难度。同时，温度、湿度、光线、污染物等环境因素影响档案“寿命”。

新建医院可以从建造设计开始，按照综合档案馆的建设要求，实现档案集中统一管理，从根本上彻底解决档案存储问题，科学有效地延长档案的寿命。档案库房智能一体化，就是将档案库房安全管理系统、档案存放环境智能管理系统、档案存储设备智能管理系统、实体档案管理系统、库房导引系统融合在一起，组成全新的档案库房智能一体化管理系统。智慧档案馆主要设备包括：档案室档案储存设备、气体消防设备、档案室环境控制系统和设备、中央控制系统和设备、温湿度消毒净化一体化智能控制系统和设备、烟雾感应监测系统和设备、红外防盗报警系统和设备、视频监控系统和设备、门禁管理系统、档案库房漏水监测自动报警系统。从库房设计上可以分为：文书档案室、人事档案室、财务档案室、器械档案室、病历档案室、声像档案室、实物档案室及院史荣誉馆。

三、以信息化建设为平台，打造档案管理新高地

智慧档案馆建成后，可整合改造医院原有信息系统，我院原有信息化建设始终走在前列，云计算、大数据、物联网、人工智能、5G等技术一直应用于医疗服务领域。在此基础上，将档案馆存储系统、分析系统、扫描录入等多系统与其联网，实现全流程数据的集成和利用、交换和共享，运行容灾备份系统，切实推进信息安全体系建设。难度最大的就是原有老档案的信息录入工作。我院投入大量人力、物力，如人事档案、病历档案、文书档案等已基本完成系统输入。医院智慧档案管理系统，能够帮助工作人员及时对会计、照片、病案、文书等信息进行查阅，通过构建信息化平台、工作人员能够快速登录平台进行医院相关信息的了解。智能检索和查阅会极大提高查找档案的速度、避免在原件外借过程中出现磨损、丢失等情况，服务质量和水平也会极大改善。同时设置管理权限，通过指纹、复合密码、刷脸等认证方式，根据管理员级别，设定可查阅档案范围。

四、人才是智慧化档案馆建设的主动脉

医院档案管理工作周期性长、内容细致繁杂，需要专业管理人员以高度的责任心和尽职尽责的工作态度，及其专业的职业素质和工作能力服务于档案工作。医院应当设置行政职能部门——医院档案管理科，配备相应的科室负责人及专业型人员。根据档案馆设置、安排档案管理专业人员进行管理，包括综合档案管理员1名、专职病案管理员1名、专职器械档案管理员1名、信息系统管理员1名，院史馆讲解、管理员1名。下设科室档案秘书，科主任是档案管理的第一责任人，每个科室主任都必须指定1名人员担任档案秘书，管理、收集、整理档案资料并按照档案归档管理规定定期归档。

五、档案资源开发利用的集中体现

习近平总书记指出：“历史是最好的教科书”。院史馆即是以史为鉴、继往开来的生动再现，是通过查阅大量文书、照片、实物等档案，深入挖掘出来的历史真实资料。通过物、述、记、传、图、表等形式，图、文、物并茂展示整个医院的发展历程。展示在医疗、教学、科研、管理、学科建设、党团建设、医院文化建设、基本设施、社团活动、对外交流与合作等各种重要时间节点、重大活动中形成的有纪念意义，有保存、研究、展览价值的文字材料、图标、照片、音像等。展示做出突出成绩和贡献的院领导、著名专家学者、知名人士的照片、著作、手稿、笔记、书信、题词以及奖状、奖品、证书、聘书、任命书、委任状和有纪念意义的物品等。置身于院史馆，耳闻目睹先辈们“创家立业”的艰苦历程，会倍感医学发展和医院壮大的不易，成为爱岗敬业教育的主阵地。