档案信息化建设与档案管理的思考

文/海南省血液中心 符诗晗

互联网的广泛应用，给我们的生活和工作带来了巨大的便利，对于档案管理的发展也有着重要的影响，档案管理随着科技正在不断改变，不仅是信息技术的使用，还有一些高效的管理思想的融入，让档案管理工作更具有新意。

一、档案管理信息化运用的现状

（一）档案搜索效率不高。档案管理是一项工作量较大的管理工作，随着档案管理信息化的应用，逐渐减少了相关的工作量，但是从目前的档案管理信息化的应用来看，很多使用信息化档案管理系统的企事业单位依然采用以往人工搜索信息的方式，这种方式一定程度地降低了档案管理的工作效率。随着档案管理工作的不断改进，一些企事业单位编制出各种各样的搜索工具，但是搜索效率没有很大的提升。

（二）档案工作的重视程度不够。目前很多企事业单位都在向互联网媒体转变，现在较火的短视频平台就是一些企事业单位宣传和拓宽业务的好渠道。对于档案管理工作而言，单位相关负责人的重视程度存在一定的问题，尤其是对档案管理信息化建设的意识和重视程度十分欠缺，导致档案管理的改革创新受阻，此外，许多企事业单位的档案管理人员年龄较大，他们对于新事物的接受能力较差，思想观念比较保守，这对于档案管理的发展有着严重的影响，而且他们一直在使用纸质的档案管理模式，对于新型的网络技术的使用并没有很大的意愿，更谈不上档案管理信息化建设。

（三）档案人员的专业素质不高。目前很多企事业单位在档案管理人员的聘用上并没有明确的标准，许多档案管理人员是年龄较大的员工，这就导致档案管理工作无法深入进行，他们不像专业的档案管理人员能对档案管理进行有效的改革和创新。老员工只能按部就班进行传统的档案管理，此外专业素质不高影响档案管理的发展。许多档案管理人员对于档案管理工作的认识程度较差，认为档案管理工作是一项简单的信息管理工作，工作时也没有太多的热情，不思进取，影响了档案管理的发展。

（四）对信息资源的利用观念存在很大问题。过去的档案管理目的是对信息进行管理和保存，而在这个信息化的时代，信息资源的重要性越来越受重视，档案管理信息化建设就是为了企事业单位更好地分享资源、使用资源。但是目前许多档案管理人员的想法较为保守，只在意档案信息的存放，对于档案信息的分享和共享的概念存在着很大的问题，最终导致档案管理水平无法提高。

（五）档案管理部门的信息化水平不平衡。随着信息技术的使用，越来越多的人正在努力学习信息化管理技术。但因为我国各地经济发展状况不同，许多地区在信息技术的建设和信息系统的使用进度上存在着一定的差异，例如一些一二线城市开始成立信息化档案管理部门，但一些三四线城市还在使用以往老旧的档案管理设备，并且信息技术的使用没有提高，受各方面原因影响，全国各地的档案管理工作出现了巨大的差距，严重影响了我国档案管理的整体水平。

二、加强档案管理信息化建设的建议

（一）加强电子文件的管理。目前网络技术的使用，已经普及到生活和工作中，而且目前我国对于相关文件的电子化使用，也在向电子化转变。因此加强档案文件的电子化管理，是目前档案管理工作的重点内容之一。笔者针对电子文件的管理提出以下几点建议：1.成立专门的电子文件管理部门，主要对电子文件进行管理和保存，以及电子文件资源的整合，以便增加电子文件的管理效果；2.加强相关人员对电子文件的管理，需要管理人员及时注意文件的传送、接收、保存等工作，确保电子文件管理工作顺利进行；3.目前许多电子文件都存在时效性，因此需要相关工作人员关注电子文件的期限，以便在使用过程中避免因时间问题出现错误。此外，对于一些长期使用的电子文件，要定期进行备份和复制，防止电子文件缺失，导致给单位带来不必要的麻烦。

（二）建立网络管理档案。为了提高档案管理的效率，需要建立网络档案，笔者针对网络档案的建立提出了以下几点意见：1.互联网时代应该发挥网络的优势，在单位的内部建立相应的管理网站和信息服务平台，与此同时加强相关网络档案的使用，从而让信息化管理更好的应用到档案管理中；2.单位负责人加大对信息设备的投入，让档案管理人员在设备使用上更加放心，而良好地信息设备不仅能提高档案管理的效率，还能最大程度上保证档案管理的安全。此外由于档案管理信息量大的问题，需要单位定时定期对设备进行更新和升级，以便满足档案管理信息化建设的需求。

（三）强化档案管理人员的服务意识。档案管理工作的最终目的是服务他人，因此需要档案管理人员提高自身的服务态度和服务意识，改变以往重保管轻利用的意识，并重新建立一个利用保管并重的态度，让自身有一个服务大众的良好状态，并且在档案管理工作中不断创新、不断提高，最终让档案管理工作的整体地位逐步提高，这也是发展档案管理工作的重要标准之一。此外，根据档案管理人员的服务进行针对性培训，并针对服务的要求、服务的质量、服务的态度定一个标准，从而最大程度提高档案管理人员的服务意识。

（四）提高相关档案管理人员的业务水平。如今的档案管理人员业务水平普遍较低，这导致档案管理工作的开展较为缓慢，因此提高档案管理人员的业务水平迫在眉睫。笔者针对提高档案管理人员的业务水平提出以下几点建议：1.加强管理人员的服务意识，在档案管理的过程中要秉承以人为本，为人民服务的宗旨，提升服务态度，让更多的员工相信档案管理人员的业务水平。2.针对档案管理人员的聘用，应该有一定的标准，不能随便聘用一些不相关的人员管理档案。为了保障档案管理的长期发展，可以采用以下几种聘用方式：（1）长期从事档案管理工作的人员；（2）短期从事档案管理的工作人员；（3）从其他工作中借用的工作人员。不管哪种方式都要确保档案管理人员的业务水平和综合素养。3.为了企业的长期发展，档案管理部门需要培养自身的管理人才，因此对于档案管理人员要定期进行培训，从而确保业务水平不断提高。此外对于相关工作人员要定期安排外出学习，让管理人员多看多学，最大程度提高档案管理人员的业务水平，最后根据档案管理的内容进行定期的考核，成绩优异的员工给予一定的奖励；一些平时工作中表现优异的员工也要定期评定，并根据评定结果给予奖励。这些建议的制定，都是为了提高档案管理人员的业务水平，以保障企业档案管理工作长远发展。

（五）加大档案管理的力度。管理的成败取决于管理的流程，因此在进行档案管理工作的过程中，要加强对管理环节和流程的重视，并将档案管理从收集到整理进行细致划分。要根据档案管理内容建立相应的管理平台，还要从多角度、多方面制定管理制度。要让每位档案管理人员都参与到档案管理的软件应用中。档案管理规章制度的制定不仅能让管理工作更加高效，还一定程度上制约了相关工作人员的态度，对档案管理工作的开展和创新有着重要的影响，还会促进档案管理部门与其他部门的融合，让整个企业都处于一个稳定的发展状态。所以说，一个良好的管理体系，不仅对于档案管理的发展有所帮助，还会影响一个企业的整体发展状况。

三、结语

综上所述，在信息化时代，以往的档案管理工作已经跟不上时代的脚步。档案管理信息化建设工作也面临着巨大的考验，因此根据档案管理工作中出现的问题，要从工作的根源去解决。本文中针对档案管理信息化建设存在的人员问题、管理问题、设备问题、重视问题等几个方面进行了分析，也给出了相应的解决方案，对于档案管理人员的业务水平、专业设备、服务态度等几方面给出了建议，希望给相关的档案管理部门提供帮助。