新冠肺炎疫情影响下高校档案工作新思考——以A大学档案馆为例

文/长江大学档案馆 许淼 王长建

2020年新冠肺炎疫情肆虐，疫情防控的关键时期，湖北省档案局出台《关于做好新冠肺炎疫情防控期间档案工作的通知》，不仅体现了疫情期间档案收集的必要性，也是对高校档案工作相关体制机制的考验。高校档案工作作为一项基础性工作，档案材料需要经过精准全面收集、集中统一管理等环节才能有效保障档案实现传播、教育等社会价值。疫情影响下，高校档案工作从收集整理至查询利用都面临巨大困境并带来弊端。

一、高校档案工作面临的问题

在新冠疫情影响下，高校档案工作开展难度大，存在以下弊端：

（一）专题档案种类多、征集难度大。疫情防控期间，涌现出抗击疫情先进人物和事迹；有关抗击疫情的书画、诗歌、视频、专题报道、宣传册，还有各级抗击疫情指挥部的文件通知等等档案，都突破了传统档案收集的范围，但又是宝贵的历史资料，真实记录疫情防控的点滴过程和历史面貌，完整呈现了学校抗击疫情斗争的全貌。高校档案收集工作通常使用年度档案的方式，没有形成会议或者重要活动的专题档案，造成高校档案整理工作主要在年初或年末进行。专题档案收集不受重视导致档案的借鉴作用无法体现。当前疫情下，对已产生或正在产生的各类文件材料、音频、照片、电子文件材料和实物等疫情专题档案的收集有助于今后提高高校的应急反应能力。通过疫情档案的宣传有助于增强群众的公共卫生防范意识。

（二）电子档案规范化水平不高。在数字时代，电子档案应运而生，档案形式越来越多样化。防控疫情期间，电子档案归档不仅能保障档案工作人员的身体状况，也是对档案收集“单套制”的尝试。但电子档案如何保证其有效性、真实性，档案馆如何确保电子文件长期可读等都是需要尽快解决的问题。电子档案收集对档案馆工作人员及兼职档案员都是重新适应。储存方式、移交方式、运行体系的改变要求档案员不仅要求专业档案素质，还需要拥有一定的数字化处理水平。

（三）档案查询工作效率不高。受疫情冲击，档案查阅服务在“复工复产”后的档案查阅主要以线上服务为主。以A大学为例，线上查档服务完全依赖于简单的邮件查询。但简单的邮件查询存在一定的问题：第一，高校查询邮件处理过程中存在延时及沟通不畅的现象，导致邮件未能及时处理，对查询人造成一定的影响；第二，激增的查询邮件造成工作人员个人压力过大，特别是遇到急件需要工作人员具有高度的执行力与责任心完成查档任务；第三，由于疫情影响，多数高校处于特殊值班工作阶段，分批返岗复工必然存在工作人员之间工作交接上的问题，这将导致工作效率下降等问题。

（四）档案工作管理队伍参差不齐。一是除了档案馆以外，其他部门档案员均为兼职，在工作安排上容易将档案工作这种需要时间和责任的工作放在最后，逐渐形成档案管理边缘化；二是学校每3～4年进行一次全员岗位聘任，导致档案员轮岗次数多，身兼数职，交接不清晰，业务不熟练，管理不规范，档案管理意识薄弱；三是档案管理队伍建设力度不够，未形成定期、良好、有序的培训交流机制及相应的考核、奖惩机制，不利于档案管理责任与意识的培养。

二、高校档案工作新思考

（一）部署及时，防控疫情档案归档范围明确。制度是科学管理的重要组成部分。根据湖北省档案局《关于做好新型冠状病毒肺炎疫情防控档案收集归档工作的指导意见》的要求，A大学档案馆于2020年4月初结合学校实际情况，制定了《A大学2020年防控疫情档案归档通知》，指出防控疫情档案归档遵循“应收尽收，应归尽归”原则，明确了归档范围，为收集防控疫情档案提供了明确的制度保障。《归档通知》规定，由各单位档案工作分管领导亲自抓，档案员具体操作，严格按照《归档通知》对防控疫情档案进行科学整理后统一向档案馆移交，任何人不得以任何理由拒交。指明了上级党委、政府、学校关于新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的重大决策部署、规定、通知、通报等11项具体归档范围，落实防控疫情档案归档，解决防控疫情档案“归什么”和“怎么归”的问题，最大限度地避免防控疫情档案出现遗漏的情况。

（二）运用信息技术，创新查询手段。档案查阅利用是档案服务广大师生和校友的基本手段，也体现了档案的凭证价值。疫情防控期间，我校档案查阅利用工作仍然在继续，具体体现为：一是为尽可能减少人与人之间的接触，采用线上查档或预约查档的方式。以A大学档案馆为例，1～3月受封城影响未有查询量，在4～6月间查阅量达到600多人次，与2019年4～6月查阅人数对比增加了260人次，增长率为93.23%，由此可见，查阅量有增无减。运用大数据分析等手段建立档案查询系统，使档案查询更加准确，便捷，是解决相关问题的途径之一。建立远程查询系统对可开放的档案进行开放，由查询人登记个人信息后自主查询，线上查询后存在的邮寄纸质版档案问题得到解决。有效的远程查询系统还可以缓解档案工作人员不足等实际问题，同时也减轻查档工作人员的心理压力。

（三）制度健全，档案工作流程细化。按照国家档案局和教育部制定的《高等学校档案管理办法》和关于发布《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》的文件精神，A大学档案馆制定了《A大学档案管理办法》，2020年6月初修订了各类档案归档指南，细化了档案工作的环节和流程，将档案工作责任明确到学校档案队伍的每个人，解决了学校档案工作“做什么”和“怎么做”的问题，也避免了归档过程由于责任划分不清导致的责任推诿，提高了工作的效率和质量。实现从收集、保管、利用等全过程的规范化程序化管理体系，确保档案的安全与完整。

（四）实施三个“结合”，构建档案工作目标考核体系。高校档案分散在不同的院系和部门，需要学校各部门的大力配合。同时，要实现档案的“全过程管理”必须与学校的其他管理体系进行结合，充分发挥各体系在档案工作中的作用，体现一体化管理的优势。一是档案工作与目标任务相结合。学校开展目标管理以来，档案工作纳入目标管理，档案馆代表学校制定年度档案工作目标，并以学校工作目标的形式下发二级单位执行。二是年度绩效考核与档案工作相结合。档案工作成为学校的主要工作，在目标考核和年终考核指标体系中，档案工作在学校整体管理工作中比重不断加强，年终，学校考核领导小组在检查的基础上，对照单位目标任务和考核体系，采取考核小组和档案馆日常工作记录进行打分，保证考核工作的公平公正。因考核结果影响单位绩效，引起各部门高度关注和重视，各单位档案工作水平明显提高。三是档案工作与业务工作结合。档案工作的难点在于档案产生到移交时间跨度长，各单位仓促归档和档案漏归错归时有出现。学校档案馆撰写立卷归档工作情况通报，通报包括各单位归档情况、主要存在问题及相关要求，及时解决档案工作中出现的弊端，扭转年终移交仓促和归档质量不高的状况。

（五）打造高素质的档案员队伍。要提高档案管理水平，落实制度是关键。一是必须打造一支高素质的部门档案员队伍。学校充分调动发挥各单位档案工作负责人及档案员的作用，选拔一批热爱档案立卷工作、耐心细致的专、兼档案管理员队伍。二是加强档案业务学习，鼓励档案人员学习先进的档案管理办法，通过年初任务布置，年中任务推进，年终总结表彰，会议典型发言交流等形式，推动档案工作，表彰优秀档案员，提高档案员队伍的综合素质。三是积极走出去参加相关会议和学术研讨，到兄弟院校参观学习，由于防控疫情，组织大家网上学习，并形成新常态。档案馆内部，经常召开研讨会，对一些难点问题进行研讨，发挥集体智慧，寻找解决途径。