强化环境卫生档案管理 提升档案资料有效利用率

文/烟台市环境卫生管理中心 孙兆霞

改革开放以来，我国社会经济高速发展，城市建设水平不断提高，城市管理摆上各级党委政府的工作议程。新时期社会建设发展速度加快，人们生活节奏加快，自然资源使用面临很大压力，对环卫管理带来新的挑战。环卫部门是城市管理的重要部门，做好环卫工作可以美化城市，提高城市环境舒适度。环卫档案是环卫管理的重要部分，在我国城市化建设进程加快下，城市环卫工作不断增加，导致环卫档案数量大量增加，为环卫档案管理提出更高的要求。传统环卫档案管理方式无法满足环卫事业发展需要，通过强化环卫档案管理，提升档案资料有效利用率，对促进环卫事业发展具有重要意义。

一、城市环卫档案管理工作的重要性

环卫档案是城市环卫部门履职中形成对社会有保存价值的图文声像等形式的历史记录，做好环卫档案工作可以推进环卫工作的开展，收集管理好环卫档案具有重要意义。环卫档案规范化管理是打造和谐环境卫生的关键。随着社会建设步伐的加快，社会资源使用面临巨大压力，环卫档案管理工作开展对城市规划发展具有重要意义，要加强环卫档案规范化管理，为城市环卫建设奠定物质基础。

环卫档案管理工作体现的是档案工作的重要部分，是环卫工作的重要基础工作。环卫档案是环卫工作的信息依据，除按照环卫规范加强管理外，档案管理必须遵守国家有关档案管理规定，积极服务于国家相关事业建设发展。环卫档案是在环卫事业不断发展中积累的重要信息资源，环卫业务类档案是通过工作时间积累的重要信息，环卫部门建立信息系统中存储环卫实测信息，是环卫技术性工作深入开展的可靠依据。随着我国环卫事业的发展，各级环卫部门加强档案管理，形成环卫工作信息，为环卫工作高效开展提供有益借鉴。环境卫生关系到城市形象与社会和谐，是城市综合竞争力的体现。环卫档案直接反映环卫质量，为确保干净卫生的城市环境，加强环卫档案管理非常必要。做好环卫档案管理工作可以减轻环卫工作压力，有利于建设绿色美好的社会。

随着城镇化发展加快推进，人口数量增多，环境整治压力日益突出，导致环卫管理工作出现新的问题。维护环卫安全等工作得到社会的广泛重视，社会发展形势为各行业带来新的机遇挑战，新形势下环卫档案管理从归纳收集转变为科学管理，当前环卫档案管理工作受到多种因素影响存在较多问题，如何在新形势下加强环卫档案管理，更好地满足环卫发展需求成为当前环卫工作面临的现实问题。随着现代化网络技术的发展，不同行业加快网络建设，环卫单位近年来受到人们的关注，随着环卫单位发展内部档案不断增多，如何实现对环卫档案有效管理是环卫部门需解决的重要问题。应在网络环境下加强档案管理的有效性，提高档案管理实效。

二、环卫档案管理中的问题

环卫档案对开发城市环卫事业具有重要作用，需要严格的管理才能达到良好效果。当前环卫档案管理分为网络形式与纸质方式，由于档案信息不同步为档案管理带来很大不便。不同档案管理方式加大了管理人员工作量，在多重管理体制下出现问题难以找到负责人。

由于环卫档案不能产生直接经济效益，目前档案管理在管理制度、管理模式等方面存在诸多问题。环卫工作是城市市容的美容师，是重要的民生工作，随着城市化的推进，城市垃圾处理、生活废水排泄系统规范化建设成为城市建设的重要内容。由于规划建设由不同部门管理，环卫工程建成后形成档案资料分散于不同单位，档案资料统一需要出台强制规范化制度，确保档案资料收集管理有章可循。城市环卫档案管理是专业性系统性工作，需要有专人负责，专门配备设施场所管理。由于缺乏统一管理标准，目前档案资料无专门档案管理场所，有的因办公用房紧张随意堆放，导致资料氧化损坏。

档案信息数字化是把纸质档案通过扫描录入计算机数据库，档案数字化检索方便，存储空间小。城市环卫档案数字化处于起步阶段，缺乏档案数字化管理手段，个别单位对部分常用档案资料进行计算机管理，但采取手工编辑方式，导致档案材料不能及时进行电脑检索，存在开发利用率不高等情况。网络化档案管理虽然提高工作效率，但档案信息易受到损坏。网络化管理对管理人员综合素质要求高，需要管理人员具备良好的计算机水平。网络化管理信息化建设水平受限，纸质档案管理中存在档案材料易丢失，需耗费大量人力物力，管理人员对纸质档案查看需要较多流程。纸质档案管理信息提供及时性较差，环卫单位要重视新形势下的网络化综合管理。

随着城市化日益推进，群众对城市环卫管理服务水平提出更高的要求，目前环卫档案管理存在诸多问题，分析总结环卫档案管理问题原因主要包括对环卫档案工作重视不足，未建立统一的环卫档案管理制度，未实现环卫档案管理规范化。城市环卫档案管理目的是利用，要以加强档案资料收集齐全为手段，以开发利用环卫档案资源信息为目标，提高环卫档案在便民等方面的服务水平。通过城市换位档案资料深层次开发，提高其利用价值，为城市换位区域化治理提供信息保障，提高人们对环卫档案管理工作的重视。要提高档案管理硬件设施，购置除湿器、档案密集架等硬件设备，为环卫档案工作开展提供决策依据。

三、城市环卫档案管理优化对策

城市环卫档案是环卫工作科学管理的真实记录，城市环卫档案工作要以标准化、科学化为目标，充分发挥城市环卫档案在环卫管理中的作用。由于多方面原因，当前城市环卫档案管理中存在许多不足，加强城市环卫档案管理需要通过健全环卫档案管理领导体制，完善规范的档案管理制度，设立专门城市环卫档案管理室，配备专业环卫档案管理人员等措施，提升环卫档案管理水平，提高环卫档案利用率，更好地服务城市环卫工作发展。

环卫档案管理必须健全领导体制与工作机制，与其他工作同部署考核，要成立以主要领导任组长的环卫档案工作领导小组，负责安排布置单位档案工作，为档案工作开展创造良好条件。领导小组负责协调单位日常档案工作，建立档案工作小组承担单位各环节包括收集整理移交保管等方面的工作，使档案管理工作职责明确，落实档案管理制度。完善的制度是档案管理工作开展的保证，环卫部门要组织专家，通过调研出台《城市环卫档案管理条例》，指导区域环卫档案管理工作。定期检查考核督导落实，城市环卫档案管理工作要通过调研掌握单位实际情况，明确工作责任，建立单位档案资料分类归档等各环节制度，使制度具有针对性与可操作性。

城市档案管理工作是专业性的工作，实现城市档案管理科学化，当务之急是从硬件建设入手，建立规范的城市环卫档案管理室，除配备普通档案室必备设施设备，应建立影像资料专区，环卫档案室整合环卫档案资料优质资源，向广大市民提供优质社会服务，提高城市环卫管理工作水平。城市环卫档案管理工作需要具有事业心，掌握档案管理工作新知识技术的人才负责，保证城市环卫档案资料收集齐全，利用方便，使档案资源信息共享。人员配备要引入竞争机制，把具有较强责任心，具备现代化素质的干部选拔到档案管理岗位；加强档案专业知识培训，适应新形势任务要求，关心其成长及生活待遇，为其营造和谐工作环境，提升环卫档案管理工作成效。

档案主要记录真实历史发展，具有重要参考价值，环卫档案规范化管理工作能保证工作原始记录性，目前社会发展背景下，档案管理各项工作发挥影响力降低，开展环卫档案规范化管理必须重点解决认识问题，强化全过程管理思路。规范化管理是相关机构制度化服务、规范化运作的重要内容，环卫部门相关领导要高度重视环卫档案管理，认真探究工作中遇到的新情况，认真掌握环卫档案管理流程，及时解决档案管理中的实际问题。随着社会的发展，群众在公共事务知情权等方面意识强烈，要求环卫档案工作公开透明，使群众知晓环卫工作内容，形成立体监督体系，接受舆论法律监督，促使环卫工作诚信度提高。

四、结语

环卫档案管理工作是城市环卫事业的重点，其规范化管理是创造性的探索，实际工作中存在许多不足，如未建立统一的档案管理制度、档案管理意识薄弱等，导致环卫档案管理不够规范，环卫部门应根据实际从制度建设、管理条件等方面规范管理环卫档案，档案管理人员要不断强化服务意识，加快推动档案资料的开发利用，优化档案管理流程，提高档案管理水平，促使环卫档案管理工作制度化、规范化，提高环卫档案资料利用率，更好地服务于城市环卫工作发展。