高校办公室公文管理工作中存在的问题及对策

文/中国民用航空飞行学院 文玮奇

在高等院校的日常管理中，公文是依法治校和进行公务活动的重要工具，高校办公室能否科学、规范、安全、高效地运转和管理公文是衡量其工作业绩的一项重要指标。随着我国高等教育事业的蓬勃发展，教育管理体制改革的持续推进以及高校信息化、网络化建设的不断深入，高校办公室要想围绕学校办学目标提高管理水平，首要的切入点便是以“准确、优质、高效”为宗旨，不断提升公文管理工作的制度化、科学化和规范化水平。

一、高校办公室公文管理的特点

（一）重要性突显，直接影响学校运转。如前文所述，高等院校作为国家公共事业的重要部门，各级国家机关、各校内业务处室及教学单位工作中所涉及的通知、请示、报告、函件都以公文的形式汇聚至办公室，办公室负责的公文流转并不只是单纯的呈送和下发，高校日常的运转和各项工作的开展实施都离不开通过公文流转实现的下情上报、上情下达、横向沟通以及监督促进。可以说，公文管理是高等教育管理的重要载体，是促进高校各项工作的顺畅开展的“传话筒”和“助推器”。公文管理的质量和效率直接影响着高校行政工作的效率和水平。

（二）专业性强，直接涉及国家秘密。高校作为国家科学技术研究的重要力量，往往承担了大量重大科研项目的研究、顶尖技术的开发以及国家重要政策的制定等工作，因此与开展这些工作密切相关的公文专业性极强、涉密程度极深。有研究通过对某高校校内公文收文的统计分析发现，该高校校内公文关于教学科研（含招生就业）的公文占比18.8%。无疑，怎样做好此类公文的管理与保密工作，是当下高校公文管理工作面临的重大挑战。

二、当前高校办公室公文管理存在的问题

（一）对公文管理的重要性认识不足。尽管办公室公文管理是高校办公室最重要的工作中之一，已经受到了广泛的共识，但目前许多高校的公文管理工作仍然没有受到充分的重视。例如，部分业务处往往误认为公文管理工作只是办公室秘书的事情，对公文管理在学校整体发展中的重要性认识不到位；部分领导对草拟的文稿把关不严、审核不细，以致封发后的公文存在明显错误；又如许多从事公文管理的教职员工认为公文管理是一项普通的、专业程度不高的工作，对实际业务工作的开展帮助不大；甚至由于有的部门对公文处理工作不够重视，在公文流转过程中存在拖沓、积压的情况，影响了后续工作的有序进行。

（二）拟文办文人员的专业性欠佳。近年来，大多数高校人才引进的门槛不断提高，人员的各项基本素质也普遍提升，高校办公室工作人员普遍具备良好的职业道德、踏实肯干的工作态度和严谨细致的工作作风。然而，纵观各学校院系及各基层部门的整体情况，依然存在着办公室人员队伍结构参差不齐的问题，例如：有的年龄偏大,有的非科班出身,且年轻骨干力量的流动性相对较大，给整体公文管理工作带来了诸多困难。具体而言，一方面随着高校办公室业务量激增,相关工作人员外出学习交流的机会减少,业务及行业知识更新速度较慢；另一方面，多数高校办公室未将公文管理工作纳入人员的绩效考核体系当中，各业务部门、教学单位的收发文人员常常以兼职的形式负责公文的拟制及流转，导致公文管理人员对岗位目标责任制不够明确、责任心不强。因此，公文管理人员的工作积极性很难调动，处理公文的专业素养也很难形成。

（三）公文管理相关制度有待健全。虽然我国大多数高校在日常工作中已经建立了一系列符合本校特色的公文管理制度，但随着高等教育的快速发展,公文数量日益增多,工作要求不断加大,高校办公室的公文管理工作不可避免地存在因管理制度不够健全而出现的各种疏漏。目前许多高校的业务部门及教学单位在公文流转过程中遵循的标准规范不统一，甚至部分单位存在任意削减管理环节的问题，长此以往导致了学校公文管理的失控，亟须建立健全公文流转的流程制度。另外，目前部分高校各单位在拟文制文的过程中对公文的重视度不够高，不经过调查研究、沟通协调，就仓促行文，在拟文过程中文体、文种的使用不规范，行文规则不清晰，严重影响了公文的规范性和严肃性，亟须建立健全拟文制文的审核制度。

（四）信息化管理水平有待提高。当前，大部分高校均已应用了诸如OA系统之类的自动化办公系统，相比传统的纸质公文，自动化办公系统不仅够有效地提高公文处理效率、加强痕迹管理和流程规范，还能促进节能环保。然而，目前高校的电子办公系统建设以及其对应的公文规范化管理仍然有待提高。例如，各个信息管理系统之间存在着数据平台各异、数据结构多样以及数据标准不统一等问题。这些问题容易导致公文在办理过程以及办理完毕的检索、查找和利用环节中消耗不必要的人、财、物力，从而严重降低了公文管理工作的效率；又如，虽然自动化办公系统打破了传统办公时空的局限性，但办公系统受制于网络条件和相关设施的正常运行，如果出现网络设备或系统故障，整个学校的公文管理工作都将面临停滞、瘫痪。

三、高校办公室公文管理工作提升路径

（一）完善管理体系，提升制度化水平。要建设高水平大学，高校办公室作为全校行政管理工作的枢纽和核心，必须要加强规范化、科学化、制度化建设。因此，高校办公室应把公文规范化管理与建立健全各项管理制度有机结合起来，不断适应时代的变化发展，不断完善现有制度，充分结合发展现状、学校实际和工作需要不断建立完善新的制度，不断提高公文管理制度化水平。具体而言，高校办公室应结合实际工作情况，及时修订印发相关管理规定，针对不同岗位工作需求编写相关规范化手册，定期组织从事公文管理工作的人员参与公文规范化及信息技术应用的培训，注重强化公文管理人员的安全保密意识，并尝试把公文管理工作的实效纳入对相关人员的绩效考核体系。逐步通过一系列健全的管理制度，切实提高公文质量和工作效率，从而充分发挥公文在帮助学校领导决策、提高各部门工作效率、推进全校整体工作进程中的重要作用。

（二）探索管理路径，提升信息化水平。有研究者认为，随着社会信息化和高等教育事业的快速发展，与高校公文管理相关的各类信息系统目前已经经历了“以文字处理为核心，缺乏数据交换”的第一阶段和“以网络共享为核心，缺乏相关管理应用”的第二阶段。目前，高校的公文管理信息系统建设应围绕保障信息及时获取、保障公文绝对安全、保障资源充分共享、保障人性化操作、保障无纸化与文档管理一体化、保障公文管理制度规范六大目标，向“以促进各部门协同工作为核心、融入先进行政管理应用”的新阶段迈进。在这一背景下，高校办公室应高度重视信息化建设，根据公文管理工作的一般规律及本校特色，加快推进公文管理系统中的流转、归档、查询、安全管控和大数据分析等功能的建设，加快推进办公自动化、信息资源化、流程规范化建设，持续有效提升高校的行政服务质量。

（三）强化管理能力，提升规范化水平。公文不同于一般文章，其在办理程序、写作格式及用语方面有着特定而严格的规范，缺失了规范性的公文往往难以发挥实效。因此，公文的质量常被称之为“公文的生命线”。高校办公室要提高公文管理能力，首先就要在公文的拟制与审核过程中严把质量关，不断强调规范化意识，高标准对待各项细节工作，让高校公文对“办实事”的作用充分发挥。此外，公文自身功能的定位决定了公文管理工作不仅需要办文人员拥有严谨的作风，更需要有高水平的职业素养。公文管理人员的思想修养、政策水平、业务知识以及写作能力直接影响着公文管理的质量和效率，高校办公室应注重对办文人员的培训，强调办文人员要注意把握领导关心的重点、难点、热点以及党和国家的相关政策走向，在公文的拟制过程中正确切中要点，按规范行文；在公文流转、审核等环节把好政策关，通过不断提升公文审核质量，切实强化办公室公文管理工作对全校行政管理的指导和监督意义。

四、结语

高校办公室作为高校综合协调的管理部门，其管理水平关系着学校正常秩序的稳定以及师生员工学习、工作的积极性和创造性。如何围绕学校办学目标切实提高行政管理水平，是高校办公室不容推卸的职责和使命。积极对高校办公室公文管理工作中存在的问题进行分析和思考，并从制度化、科学化、规范化三个层面探索管理提升策略，将有利于促使高校公文管理工作不断贴合高校内部管理需求，进而不断推动高校健康发展。