探究事业单位档案管理创新与改革路径

文/河北省地矿局第六地质大队 施林林

事业单位作为我国经济发展的重要构成，需要根据现代技术对档案管理工作作出调整。当前，受到传统档案管理体制的影响，档案管理工作存在管理方式单一、机制不健全、信息价值难以全面发挥等问题，对不同档案的实际使用造成了不同程度的影响。为更好地适应发展潮流，事业单位档案管理需要进行全面的革新，将新技术、新理念、新方法引入工作实践中，并以完备的体系和制度约束各项工作流程，实现档案管理的规范化发展，增强档案管理整体质量。

一、事业单位档案管理现状分析

（一）档案信息的不规范使用。档案信息的收集和整理，以及对海量信息的有效把控，是单位档案管理工作的两大要点，其中信息的整理和把控效果影响着档案管理成效。在事业单位中由于受到传统管理理念的深刻影响，主体工作流程存在信息收集整理方式单一，档案管理和把控方式落后等问题。一方面，在档案信息收集整理工作中，大部分事业单位以人工收集整理方式为主，依据各项工作内容对纸质的档案数据进行收集，信息收集渠道过于单一，收集到的档案信息内容不够全面。这样的档案信息内容，不但阻碍单位更加全面了解各项工作状况，还会使部分归档信息数据内容不能准确阐述，让相应的数据内容受到阅读限制；另一方面，档案管理信息化技术水平不高，管理流程存在不规范现象。受到自身技术条件的制约，部分事业单位信息设备建设不完善，部分管理工作仍然需要依靠人力来完成。人为的失误和误差，会造成档案数据内容错误，为管理工作增加难度和负担，降低整体的管理效率和水平。虽然部分单位利用先进的大数据技术展开海量信息的分析和整理，但信息化系统建设不完善，管理人员在操作中容易出现系统卡顿甚至瘫痪的问题，不但影响了工作效率，还会为档案管理的技术变革增加难度。

（二）档案管理机制的不健全。事业单位档案管理工作是单位管理体系的组成部分，存在较为显著的复杂性和系统性的特征，工作内容涉及档案信息收集、整理、分类、储存、统计等，对人员管理制度存在较高要求。在此情况下，依靠传统人工处理的方式难以满足现代化发展需要，使得档案管理工作的制度革新成为事业单位发展的必然选择。在大数据和云计算技术的帮助下，档案管理要明确变革方向，保障新技术和新手段的落实，必须建立适应发展形势的管理机制，对各项工作流程形成监督和约束作用，也为工作形式提供思路上的指引。然而，由于部分单位人员缺少对创新技术的认知，造成档案管理机制缺少监督技术工作的完整性内容，让档案管理技术的创新受到严重限制。具体而言，档案管理机制忽视对各项工作细节的约束，使管理人员不能明确自身的职责，工作流程不规范，在出现问题时难以明确责任主体，解决问题的效率过低。另外，缺少完善的档案信息资源保护机制，使部分储存在网络系统的资源容易受到病毒侵入，造成档案数据被篡改和破坏，降低档案管理内容的安全性。

二、事业单位档案管理创新和变革路径

（一）优化档案管理工作流程。事业单位可以重构事业单位档案管理工作体系，通过优化业务流程、业务标准制度、计算机人才信息管理体系等方面内容，实现档案管理工作在基本流程上的创新和变革。这样做不仅有助于通过现代信息与网络技术，对事业单位档案管理工作的整体规划进行整合、升级、创新，还可促使档案管理工作流程更加符合信息化建设需求。首先，优化事业单位档案管理工作业务流程，需要相关从业人员定期梳理档案内容、事业单位档案管理部门内部环节流程、厘清部门同事与其他部门之间的业务衔接流程与环境。在此过程中，从业人员可通过利用计算机中的档案管理系统，对事业单位内部工作人员的档案信息进行录入、编制、监管、更新、维护，并利用计算机技术中的检索功能，对档案信息加以利用和处理，以便于及时反馈出在不同工作环节中的流程设计与职能规划需要。其次，优化业务标准制度，通过建立长期且有效的档案管理工作制度，重新审视流程规划、职能权重、组织架构以及成本效益等，根据分析出来的各方面数据，对档案管理工作人员进行明确分工、明确全责以及明确规范，将制度化、规范化及标准化贯穿于事业单位档案管理工作全过程，对人工操作起到一定的约束与管理作用。此外，还可通过将计算机网络技术人才的档案信息及工作事项纳入档案信息管理流程中，当事业单位计算机出现故障时，能够利用档案信息管理系统中的功能，及时联系到技术维修人员，快速解决计算机问题。

（二）加强工作人员培训力度。在新时期发展背景下，推动我国事业单位档案管理工作的创新与改革，不仅需要优化档案管理工作流程、创新档案管理工作体系，还需要注重新设备与新方法的引入以及加强对档案管理从业人员的培训力度。这样才能保证引进的新设备与新方法，能够与档案管理工作人员的职能水平、工作能力、工作内容等有效衔接起来，避免因档案管理人员技能陈旧，而无法使用新引进的设备与方法。首先，在引进新设备与新方法之前，应积极开展相应的员工培训工作，对档案管理人员的专业能力和综合素质进行培养与提升。在此过程中，事业单位可通过定期组织一批集计算机技能、档案管理技能、创新人才等为一体的综合团队，在企业内部对工作人员进行有效培训与技术交流。事业单位还可以定期带领档案管理人员到国内外优秀企业参与走访调研、实训实践等工作，从多方面提升档案人员的工作能力。其次，在以保障档案管理工作人员工作理念、技能等方面的提升基础上，还应加大对档案管理信息化建设的资金投入力度，加强先进计算机设备、信息技术、创新型技术人才等方面的引进，为提高档案利用率及工作效率，提供人力、物力、财力等各方面的支持。

（三）提升档案管理服务水平。加强档案管理信息化的安全，提升事业单位档案管理服务水平。首先，需要提高对档案安全管理的认识，明确认识到档案安全管理的重要性与必要性。事业单位在有效开展档案安全管理工作时，相关工作人员必须制定严格且符合规定的档案资料应用制度，严格要求档案管理工作人员规范使用档案资料，明确提出违反应用制度者，应给予降职、降薪等之类的处罚，防止工作人员因引起工作失误造成档案丢失或损坏。其次，在事业单位档案管理工作的实际工作流程中，相关从业人员还要确保计算机系统环境的安全性，利用相应技术开发专业的计算机系统监管软件、维护计算机内档案管理系统各项档案资料的同时，阻挡外来侵入者、病毒的入侵。在此过程中，事业单位可采用比较常见的安全保护措施，比如在档案管理和局域网内形成有效的防护墙，规避病毒与黑客的入侵。此外，要加强档案管理信息化的安全性，同时，还应注重提升事业单位档案管理工作服务形象，以满足事业单位的业务拓展需求。在此过程中，可通过培养档案管理人员创新意识、大数据及信息化思维方式、创造能力等，从档案管理工作人员的理念上，推动事业单位档案管理工作与时俱进创新。最后，还应将以往传统的内部资源管理工作方式，转为共享档案管理工作体制，加大档案管理工作的资源共享力度，以便于整体提升档案管理工作与社会发展相适应的水平。

三、结语

总而言之，在网络时代背景下，如何合理利用网络技术进行工作创新已成为各行业发展的关键。事业单位档案管理工作覆盖面广泛，工作内容繁多，为更好地发挥档案信息的价值，需要事业单位应用科学工作方法，通过构建完善的管理体系以及合理应用管理手段，不断优化档案数据和信息收集、整理、储存等工作环节，不断提升数据的使用效能，发挥现代化发展战略，为事业单位的各项工作提供数据支撑。