现代院所治理中提升办公室公文处理能力的思考——以北京市农林科学院为例

文/北京市农林科学院 吴彦澎 李昀 李潇 朱利军

公文是法定机关或其他社会组织在公务活动中，具有法律效力和规范的文体。凡是从事行政事务的工作人员，都要通过公文来传达政令政策、处理公务，以协调各种关系、决定各项事务，使工作正确、高效地进行。《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）（以下简称《条例》）《北京市党政机关公文处理办法》（京办发〔2014〕23号）（以下简称《办法》）就是党和国家、北京市委和市政府高度重视公文处理工作的结晶，对提高各单位公文处理工作的规范化、制度化、科学化水平，以及公文处理工作的质量和效率具有里程碑式的意义。

一、现代院所治理中公文处理的重要意义

我国正在积极地实施国家治理体系和治理能力现代化建设，国家治理体系的不断丰富和完善对现代科研院所高效治理提出了具体而明确的改革要求：在现代院所治理中，科研单位作为社会组织，与政府各个组成部门存在着业务上的往来，与社会上各企业和团体有着紧密而复杂的联系；在本单位内部，内设机构和下属单位又存在着上下级的管理、指导关系。在各种关系的交织中，公文起到了上传下达、沟通联系、领导和指导的作用。因此，各级办公室公文写作水平的高低、公文处理的效率，是影响科研单位与其他社会组织联系顺畅程度的重要因素之一，是科研单位内部的运行、流转是否高效的决定因素之一，更是各单位新时期院所治理能力是否现代化的重要体现。

二、现状及主要做法

（一）出台规章制度，规范公文处理。北京市农林科学院（以下简称“北京院”）是北京市政府直属事业单位，长期以来坚持公文处理的规范化、制度化、科学化建设。根据《条例》和《办法》，结合北京院工作实际，出台了《北京市农林科学院公文处理办法》，从公文种类、格式、形式、规则、发文和收文办理、管理等方面进行了全面的规定，进一步规范了公文处理的各个流程。

（二）利用信息化手段促进规范化流程。北京院2016年启动了“协同办公平台”建设，其目的就是确保体系运行的科学化、现代化和智慧化，全面提升科研创新能力和现代管理水平。其中“办公管理”模块让公文处理的全流程可跟踪，全天时可办公，极大地提升了公文处理的规范性和公文流转的效率。

（三）开展“五型”机关人才队伍建设。北京院为进一步提升机关行政人员的角色认同感、使命感和效能感，培养创新思维，强化创新意识，不断提高工作执行力和精细化管理服务水平，在机关内部开展“服务型、规范型、学习型、创新型、和谐型”五型机关建设，努力形成与北京院科研地位相匹配、与一流现代院所相适应的管理队伍，保障了人才队伍的稳定性和积极性。

三、存在的问题

（一）重视程度不够。北京院下属二级单位（所、中心）为公益类科研单位，以科研为主业，以科研成果产出为考核评价标准，所（中心）领导将主要的工作精力放在科研事业发展上，对公文处理的工作鲜有问津。所（中心）办公室文秘人员认为公文工作缺乏技术含量，不是本单位的主要业务，忽略了公文的重要性。同时，所（中心）公文的使用频率相对较低，导致文秘人员出现工作程序不熟、基础知识不牢、重视程度不足、缺乏工作热情和责任心等问题。

（二）业务水平不高。《条例》中关于公文的种类有15种，就北京院下属二级单位来说，对上级单位（院机关）主要使用“请示”和“报告”两个文种。即使这样，往往会出现“请示报告”合体、“报告”中夹带请示事项、“请示”中含多个请示事项的不规范公文。同时，收文登记混乱、公文格式不准确、行文程序不规范、文种使用不当等问题都是办公室文秘人员业务水平不高的直接表现。

（三）过分注重公文格式。部分所（中心）文秘人员在公文写作的过程中，盲目追求公文格式的规范性，忽略了行文规则和内容的准确性，造成看似规范但“文不对题”“本末倒置”的不规范公文。正确掌握公文的格式固然重要，但格式只是程式化的规定，是公文写作中的基本能力，如过分注重必然会导致对公文写作中其他方面的放松。

（四）完全依赖惯例模仿。部分所（中心）行政管理人员不固定，人员轮岗流动性大，新职工缺乏系统、规范、专业的培训，对行政事务的工作流程、行为准则、公文写作和处理等方面缺乏经验，往往按照惯例模仿、加工以往公文。虽然能快速上手应急一时，但单纯依赖惯例开展写作，不深刻理解各类公文的特征和写作要点，不对公文的种类、格式、行文规则有明确的辨别，极易出现让人啼笑皆非的公文。

四、对策及建议

（一）建立健全公文处理制度。管理工作的制度化是现代院所治理中的重要内容。要建立适合本单位实情的公文处理制度，确保管理严格规范，公文效能充分发挥。各单位要根据新形势，结合自身情况，进一步修订、完善现有公文处理办法。特别是要建立公文审核机制，加强审核力度。这是科研单位普遍存在的薄弱环节，经常因不确定性因素而忽视对公文的审核，造成后续公文流转延迟滞后。要遵守“宏观在前，微观在后；严守门关，切忌包办”的原则和“行文关、原则关、内容关、会签关、文字关、体例格式关、收文关”七道关。明确规定经审核不符合规定的公文，应当及时退回并说明理由。同时，要明确各级办公室主任是本单位公文处理工作的第一责任人，明确本单位主要领导为公文的唯一签发人，用制度的约束提升公文处理的质量。

（二）加强组织领导，提高重视程度。《条例》和《办法》明确规定，应当高度重视公文处理工作，加强组织领导。各单位应通过多种形式向全体干部职工宣传公文处理工作的重要性，特别是转变所（中心）领导同志的观念和思想，促使他们真正认识到公文处理工作是行政工作中的重要环节。各级领导要加大对公文写作和公文处理的组织领导和支持力度，切实发挥好模范带头和表率作用。行政文秘人员要增强责任感和效能感，加强理论政策学习，增强创新意识和开拓精神，敢于担当，勇于负责，进一步改进工作作风，提升工作能力。还要持续提升文秘人员的服务能力，要有“向前一步”的大局意识，保障公文处理工作的严肃性。

（三）加强人才队伍建设。人才是第一资源，公文处理工作要严格规范公文质量，要达到最优，人才队伍建设是关键。要提升文秘人员公文写作和公文处理的能力，各单位要重点做好以下三个方面：一是加强《条例》的深入学习，以具体的案例应用为切入点，分析不同类型公文的特点以及运用范围，达到融会贯通的目的。二是要通过“走出去”和“请进来”相结合的方式，鼓励文秘人员参加公文处理的专题培训，到上级单位或兄弟院所取经，学习别人的先进经验和理念；定期邀请行业专家作专题讲座，为文秘人员提供树立学习理念、拓宽知识视野、更新知识结构的机会。三是充分发挥办公室经验丰富的老同志“传帮带”作用，对年轻同志在业务上进行指导，答疑解惑，传道授业，提升年轻人工作的积极性和主动性。

（四）倡导办公室文秘人员提升自身素质。自学是提升公文写作能力的必经之路，真正的公文“一支笔”应具备以下特点：一是超强的学习能力。“给人一瓢水，自己得有一桶水。”要想把公文写明白，自己先想明白，不能“以其昏昏使人昭昭”。这就要加强学习，上至党和国家大政方针和行业动态，下至单位规章制度，不断增加知识的厚度。二是超前的思考习惯。公文写作要准确地体现领导意图才能得到领导的认可，这就要求文秘人员要站在领导和单位全局的角度思考问题。想领导之所想，思领导未所思，公文写作才能过关，不至于反复修改甚至推倒重来。

综上所述，公文写作和公文处理能力在现代院所治理中发挥着举足轻重的作用。公文因其内容简洁、主题突出、表述准确、文字精练的特点，决定了公文写作更高质量的要求。公文处理因具有过程相互关联、衔接有序的特点，决定了公文处理的严谨性和严肃性的要求。提升公文写作和处理能力并非一朝一夕之功，科研单位需要“外因”“内因”共同发力，才能更好地适应新时期现代院所治理的新要求。