以关键控制点为导向的采购全过程审计

■陈晓丽

公立医院的运营管理要求重点关注各类业务活动可以获取收入或耗费人财物等资源的内涵经济行为，根据业务管理的标准化要求，需不断改进内控管理制度，并完善风险监控制度体系使之满足风险防控精准化需要。采购是医院运营经济活动之一，是为了满足正常运营，可以通过购买、租赁、交换、外包等经济活动去取得所需的设备、药品、器械、材料等物资及服务的过程，也是确保医院健康运营的重要环节。因此，加强采购全过程审计，有利于查摆采购活动中的短板弱项，强化内控、堵漏洞，促进合理控制医院各项运营成本，提质增效。

一、审计基本思路及流程

采购全过程审计是指审计部门组织对采购项目的预算管理、招标文件制定、专家论证过程、执行集中采购规定、采购信息公开、内控管理、采购合同履约等全过程监督审计，是对项目实施过程的合法性、真实性、规范性进行的跟踪审计监督，一改过去的事后审计为事前介入、事中跟踪，及时发现问题，及时反馈，及时整改，有效避免事后审计虽然查出问题，但已既成事实，纠正难度较大的局面，发挥审计免疫系统功能。

1.审计前准备。了解医院涉及采购环节的各部门内部控制环境、管理状况、业务流程和相关的风险，全面收集采购涉及的法律法规、医院规章制度及相关资料，绘制流程图，对比分析，查找关键控制点，确定纳入全过程审计项目的标准，编制全过程审计实施细则。

2.审计实施。全过程审计实施细则以通知的形式在院内OA公布，确保涉及的职能部门均已知晓，并按照细则要求，符合审计范围的项目，事前提交审计部门审计，使被审计部门由被动接受审计向主动提交审计意识转变。审计部门接到被审计部门的送审资料，通过询问人员、检查文件资料、观察业务活动及内控执行情况、追踪业务处理过程及分析相关数据等方法进行审计，审计部门对每阶段审计发现的问题或建议于1～3个工作日及时反馈至被审计部门。

3.审计跟踪整改。因全过程审计旨在事前发现问题即改进，为了避免影响整个采购项目的进度，原则被审计部门同意审计意见后即刻整改，整改需时较长的，审计部门做好后续跟踪，如不同意审计意见的，审计部门组织专项会议研讨。

二、关键控制点的审计内容

基于内控的视角，结合采购业务流程的特点，找出审计的关键控制点，制定采购全过程审计步骤是采购前期审计、采购过程审计、采购合同签订及执行审计、采购付款审计等方面，主要审计以下方面：

1.采购前期审计。

采购立项的合理合规性是整个项目后续合法前提，主要需合理评价采购项目是否可行，和审查申购部门的立项论证、审批程序是否合规及资金是否落实到位。需调查的资料有：立项报告、项目的可行性论证报告、市场调研资料、流程审批资料、采购计划、预算金额、预算批复文件，预算批复情况，项目拨款情况等文件。关键控制点：重点审查立项、采购价格及预算等三方面。立项审批方面，查看请购报告及相关会议记录，了解项目是否经过科室充分酝酿并集体同意，是否满足公立医院长远的发展规划，若为“三重一大”项目，是否提交党委会会议同意。关注采购价格的依据是否充分，价格信息来源的真实可靠性、价格构成的全面性、可比性，是否经过调研、测算和集体商议，尤其关注不平衡报价，若报审价格（单价）高于原合同的采购价格的，立项部门是否作出详细的价格上涨说明，如上涨幅度较大，审计部门需进一步核实分析具体原因。查看请购项目的资金使用是否已纳入本年度预算，预算的批复和申报情况是否一致，采购数量是否基于结合医院发展需要及实际库存拟定等。

2.采购过程审计。

为有效防止采购过程中出现暗箱操作，防止招标过程流于形式，主要监督和评价采购过程是否符合我国政府采购法、招投标法等法律法规及院内采购制度。需调查的内容有：招标采购文件、采购项目清单、供应商选定、供货单位的资质证明等应标文件、评标报告及中标通知书等。

关键控制点：发布采购需求前，审查采购方式的确定与采购对象的金额及特征是否相适应，采购组织方式和采购方式是否符合政府采购法的要求，招标采购文件的商务和技术条款是否符合采购项目需求，是否人为设立了不合理的资格条件限制潜在投标人或明显倾向个别投标人或具有差别待遇的条款等。招标代理机构是否按规定公正选定。发布采购信息后，审查采购项目是否按规定公开采购信息，过程是否公平公开公正，评标方法选用、中标单位的资格审查是否合规合法，中标结果是否合理，采购人员及相关人员与供应商有利害关系的，是否执行回避制度。

3.采购合同签订及执行审计。

主要审查合同的签订与执行情况，评价合同签订与执行的真实性、及时性，防止项目被人为搁浅，评价验收的真实性及完整性，防止不验收或虚假验收，超预算等情况。需要调查的资料有：合同内容原件、到货凭证，安装验收记录，入库记录、项目进度记录、预算的执行金额、预算的执行进度情况、相关内部文件等。关键控制点：合同审签时，查看合同内容是否包含了名称、品牌、规格、型号、数量、金额，质保、付款方式等条款且与招投标文件一致，合同签订是否按规定流程审签，合同签订的时间是否及时。合同执行期间，通过现场观察验收或查阅资料方式，审查验收实际操作与制度规定的差异，验收内容是否与合同一致，记录是否完整，验收人员组成是否合理。审查项目的进度是否真实按合同要求及时间完成，对于隐蔽工程需要实地查看拍照，做好取证记录。审查项目预算明细投入是否与预算审批情况一致，是否存在超范围超预算未审批的情况。

4.付款情况审计。

主要监督货款的支付审批程序，确保货款支付对象、额度及方式与合同要求一致。需调查的内容有：货款支付审批文件、付款单、发票，销货清单、入库批准单等文件。

关键控制点：根据医院支付的审批权限及流程，查看是否存在未审批而付款，或擅自变更支付方式、时间或金额，或未完成验收而付款等情况。支付货款前，可以对供应商进行函证，与采购及验收部门提供的票据核对，复核票据上标的、数量、单价和总额等，确定票据真实合法有效。

三、审计相关建议

1.业审融合，提质增效。

内部审计部门应由裁判员向参谋助手转变，尤其对于全过程审计，审计部门可运用业审融合创新机制，发挥协同作用。业审融合是以改变医院价值链中的关键环节、为活动和相关业务流程增加价值的目标，通过内部审计和咨询能力，提高关键流程管控水平，自主创新和实施改进，实现审计目标和组织增值的双向整合。在采购审计过程中，内审员首先要保证工作的相对独立和客观性，再介入采购流程实行各环节监控，除了履行监督职责外，也需识别非增值环节，不断从咨询和确认中提高工作效率和规范化程度，真正做到“事前预警、事中控制、事后监督”的动态融合管控。另一方面，业务部门采纳审计建议并运用于改善业务流程，以PDCA闭环管理，实现工作质量的提升，可以最大限度降低内耗、提高整体协同性。

2.纪审联合，加强监督力度。

审计部门主要是对医院的财务收支、财经法纪、建设项目进行的经济监督，监督对象是“事”；纪检监察部门主要是对医院所有工作人员，尤其党组、党员和干部的党纪和行政的监督，监督对象是“人”。正因为人与事密不可分，虽职能各异，但工作目标一致，两者具有较高关联性及重叠性，可以有效防范风险，是内部监督体系中不可或缺的重要部分。实现纪审联合，能产生1+1＞2的协同效果，一可管理协同，人员共用。在内部巡查中，可成立由纪审多部门组成的监督小组，实现监督力量整合，人员定期交流培训，发挥优势互补，促进专业水平提升，提升监督工作质量。二可信息共享，成果共用。两部门加强日常工作信息的交流，及时发现并分析源头问题及薄弱环节，有针对性地提出整改意见，防止问题的进一步恶化；其次，一旦发现违规违纪现象，须及时移交纪检监察部门处理，与纪检形成监督整改合力，推进形成“发现-移交-整改”的高效闭环管理监督机制。

3.健全审计体系，提升审计质量。

审计质量决定着审计职能发挥的程度，因此健全内部审计质量控制体系尤为重要。一是制定科学、操作性强的审计质量评估体系和评价标准，在审计计划、审计准备、审计证据、审计报告等关键“质量环节”建立质量审核评估标准，健全完善审计复核、考核及责任追究的审计质量控制体系。二是加强建设内部审计人才队伍。通过以考核的形式开展业务培训，对于行业专家和学者举行的审计业务推广大会，积极参与，并院内实行定期轮岗培训，系统地学习相关法律法规，借用财务、采购、计算机辅助审计知识，注重突出业务骨干的带领作用，推动全员学习热情，提高审计从业人员的专业技能。此外，将业务技能培训和法律法规培训结合起来，大力借鉴标杆医院先进的审计经验，通过学习，改进拓宽工作思路，不断弥补自身不足，提高综合素质。三是创新审计方法、技术和内容。审计方式要从合规性审计向增值型审计转变，审计技术逐渐从手工操作审查转变成借助计算机大数据作辅助审计。以提高审计质量为中心，以提升审计管理服务为基础，不断加大审计服务的创新实践力度，促进审计水平和服务质量越来越好。