礼貌原则在英文商务信函中的应用

赵红丹

(莱西姆大学，菲律宾 八打雁 4200)

一、引言

在人们日常交流中本就强调礼貌这一道德规范，英文商务信函是跨国企业间进行商务往来的简便书信，作为重要沟通渠道在书写信函时必须十分严谨，符合商务信函书写标准。礼貌原则是英文商务信函书写必须遵循的原则之一，其强调了得体、慷慨、赞誉等准则。该原则的应用可以避免不必要问题的引发，拉近双方关系，促进各国间有效、友善交流。

二、礼貌原则对英文商务信函的影响

(一)有利于博得好感获得机遇

商务信函主要包括商洽函、答复函、请求函、联系函等，虽然种类较多，但其目的均在于传递某种信息，商务信函往往带有目的性。英文商务信函应用比较广泛，在使用时必须关注语言是否合理、礼貌。当在利用英文商务信函对他人进行拜访时，客户可从信函用语中对拜访者产生第一印象。如果没有注意礼貌原则应用，便无法博得客户好感，使拜访者失去拜访、合作等机会。而礼貌原则的合理应用则能给客户带来良好印象，让客户感受到拜访者对自己的尊重。同时，礼貌原则也能赋予拜访者谦逊、彬彬有礼的性格，更能取得客户认同，从而达到交流目的。

(二)有利于促进顺利沟通

由于各国文化存在差异，在两国间利用英文商务信函沟通时难免存在沟通障碍，礼貌原则可在一定程度上减少沟通障碍产生。比如，中西方文化差异较大，我国在与其他国家进行商务信函沟通时，需要了解英文商务信函的礼貌原则内容、应用方法后进行科学应用，遵循国外礼貌道德规范。这样一来，才能避免引发文化误会，促进双方有效沟通，达到信函沟通的目的。可以看出，礼貌原则在推动国内外商务交际中产生积极影响。

三、礼貌原则在英文商务信函中的具体应用

(一)得体准则的应用

得体准则是礼貌原则重要组成，其主要是指在用语上应委婉、得体。如若向对方提出要求应委婉进行表达，如若拒绝对方也需得体加以回应，得体准则的应用可避免引发不必要纠纷、矛盾，推动商务经济活动持续发展。有时，虽然两句话所表达的意思是一样的，但没有应用礼貌用语的话语更加直接，应用礼貌用语的话语更加委婉得体，更能让对方欣然接受这一结果。例如，“We have rejected your application”(我们已经拒绝了你的申请)。“We regret to inform you that your application has not been successful”(我们遗憾地通知您，您的申请没有成功)。对比两句话便可以发现，后者比前者更得体，前者比较生硬，仿佛从信函中便可以看出答复方的坚决态度。而后者通过一种得体的方式进行拒绝和回复，申请者心中产生的不适感远远低于前者，也可以从中看出对申请者的尊重。

(二)赞誉准则的应用

在英文商务信函中涉及表述语时便会应用到赞誉准则，该准则是指对他人进行夸奖、赞美，可以传递给对方积极向上的情绪，可增强沟通愉悦感。在不同目的的信函中均可通过赞誉准则达到沟通效果，且可以通过赞誉准则营造友善的沟通氛围，激起对方的沟通兴致。通常，可将赞誉准则分成否定式和夸大式两种方式。否定式赞誉是指间接表达自己对对方的赞美，例如，“I can tell from your conversation that all I have met today are Cultured people”(从您的谈话中，我知道我今天遇到的都是有修养的人)。夸大式赞誉是指直接表达自己对对方的赞美之情，如“You said it very well”(您说得很好)。

(三)慷慨准则的应用

在利用英文商务信函与对方交流时，为了表明自我态度及与对方合作的决心，便可合理应用慷慨原则。该原则主要是指减少自我益处，增强付出力度，该原则在许多类型的信函中都比较适用。例如，在写赔偿类商务信函时，便可在信函中明确表达自己愿意承担损失的决心，以及对造成损失后果的歉意，让对方通过信函能够清晰感受到真诚态度。在表达时可以尽量应用一些情感色彩较为鲜明的词汇，如“willingly”(心甘情愿)、“very”(非常)等。同时，在表达自我情感时也要考虑对方立场，关注语言应用适宜性。

(四)一致准则的应用

在英文商务信函中的一致准则应用目的，主要是为了避免双方产生分歧、矛盾，促使双方在某个问题上能够达成共识，站在统一战线，令双方均可真切感知对方真实想法，这在贸易经济交往或合作中极为重要。在沟通时切勿过于明确地表明对方应承担的责任，应站在对方立场、环境下综合考虑问题，以防产生对立现象。在语言表达上也应使用一些较为缓和的语句，既表达对对方的尊重，又可促进双方共同讨论、探讨，为商务合作奠定基础。例如，“What do you think of this proposal”(贵方觉得这个提议如何)；“You can always make suggestions”(贵方可以随时提出建议)等。

(五)同情准则的应用

同情准则在赔偿、慰问类信函中较为常见，通常为了表达自己对对方的同情感便会应用该准则。对于英文商务信函而言，在应用同情准则时应间接表达对此事的愤怒感及对对方的同情，如果过于直接表达可能会令对方产生不适，使对方陷入痛苦回忆之中。因此，在应用该准则时同样需考虑对方实际情况，可应用一些情态动词，尽量在书面表述中透露缓和语气。如“could”(可以)、“will”(将)、“should”(应该)等。

(六)谦逊准则的应用

不同企业、个人的实力各不相同，在商务沟通时只有保持谦逊才能拓宽发展视野、路径，这既是对他人的尊重，又给自己提供了学习平台，促使在沟通时看到对方闪光点，能在对方身上学习自己不具备的特质。在应用该原则时，可放大对对方的赞扬，将自己表现得更加谦虚、谦让。例如，在得到对方夸奖后，可以回复“Thank you very much.I still have a lot to learn from you”(谢谢!我还有很多东西要向您学习)。

四、礼貌原则在英文商务信函中的应用注意事项

(一)充分考虑对方处境

在面对面商务交流时都会考虑到对方真实处境，这样更利于设计出可行性较高的合作规划。在英文商务信函沟通时对礼貌原则的应用，同样必须考虑对方处境才能提出可行性观点，这也是礼貌原则的主要体现。在双方交流时均对对方处境加以考虑，可令双方合作、交流更加愉快顺畅。由于各国国情不同，在展开沟通时应站在对方立场加以考虑，充分理解和体谅对方，这是促进两国友好交流的前提。在书写英文商务信函时尽量以第二人称开头，将对方主体地位予以凸显，在翻译时尽量采用谦辞，将对方称之为“贵方”“贵公司”等，将自己称之为“我方”。

(二)关注文化差异

往往在和西方国家进行商务交流时才会使用到英文商务信函，由于各国文化差异较为明显，在应用礼貌原则时需充分关注该问题，确保词汇语言应用合理，避免产生文化误会。例如，中文的竹子、菊花、梅花等不仅仅是植物，更被中国人称为“岁寒三友”，一提到这些植物就会联想到“高风亮节”等含义。虽然这些词语在商务交流中可以应用，但在英文商务信函中却不太适用。因为在英文词汇中这些词汇只是植物名，不具备其他含义。若对这些词汇进行使用以此来体现礼貌原则的话，可能会出现因文化差异引发的交流障碍，容易削弱商务交流效果。因此，在实际应用过程中，必须站在交流方国情、传统文化等多个角度加以分析，切实体现礼貌原则。

(三)时刻保持客观态度

英文商务信函的使用是建立在目的基础上的，这意味着信函交流都有不同目的。为了实现目的在沟通时应保持客观态度，切勿过于明显突出自我主体，而忽略对方情况。且态度不能过于直接、果断，而是要应用礼貌原则循序渐进地达到沟通目的。英文商务信函类型较多，涉及的事宜比较丰富，但无论面对任何事情都需时刻站在客观角度考虑问题，切勿“一刀切”，不给对方留有话语权。需结合事情性质、需求、目的合理利用礼貌原则，发挥原则作用，为双方建立长期稳定的合作关系。

五、结语

综上所述，礼貌原则在英文商务信函中十分重要，不仅有利于博得对方好感获得机遇，还有利于促进顺利沟通。文章将礼貌原则分成得体、赞誉、慷慨、一致、同情及谦逊六大准则，不同准则发挥出的作用及用途各不相同。在礼貌原则实际应用过程中，需结合沟通方国籍、沟通目的、需求等多种现实情况合理应用，注意词汇语言的适宜性。同时，为了达到商务信函沟通目的，还必须充分考虑对方处境，关注中西方文化差异，时刻保持客观态度。