八个字助你做好会议纪要

宗萍

撰写会议纪要是办公室的日常工作之一，也是办公室工作人员的基本功。在工作中，写好会议纪要有“八字诀”可循。

一、求“快”。时效性是会议纪要的最大特点。很多重要工作都要在会议结束后马上落实，因此，会议纪要的撰写、报批、印发一定要迅速，一般会议三至五天内印发纪要，重要紧急会议当天印发或隔天印发。我们平时要做好基础工作，准备好各种会议的纪要模版，程序化填充文字内容。

二、求“准”。准确性是会议纪要的基本要求。首先，内容要准。会议议定的重要事项比如经费、时限、责任人等一定要准确翔实地记录下来，不能有任何出入。其次，用语要准。参会人员在讨论或讲话中，对一些专业术语、专有名词可能一带而过，说的是不规范简称或俗称，应在撰写纪要时注意核对订正。最后，记录要准。纪要撰写人员要全程参会，做好录音和记录，核对好参会人员，对于一些大型会议，经常会有“替会”情况发生，要以签到情况为准记录参会人员。

三、求“实”。会议纪要不需要华丽的辞藻，只要求原原本本记录会议召开情况和议定事项，清晰简练、准确平实，不能掺杂个人感情和看法。对于报领导讨论决定的会议事项，一般只将最后议定的结果写入纪要，不必记录讨论过程;对于传达重要会议、文件或领导指示的会议事项，要抓住重点，避免空话套话，凡能从其他文件、资料中查到的内容一般不写，只写会议提出的要求和部署，使没有参加会议的人看了纪要也能了解会议情况。

四、求“全”。要对会议进行全面的记录，最忌丢项落项或多项。特别是有的会议可能会根据需要临时加入一些议题或部署一些任务，要注意完整地写入纪要。为便于撰写和查阅，应当按照一事一标题或一段的格式撰写，顺序应按议题的重要程度和类别进行排列。

五、会“借”。在使用资料上要敢借、会借，一般来说，对于顺利通过的议题，会议材料的請示事项就可以借用为会议纪要的决定事项，领导讲话的主要提纲可以借用为会议纪要的强调（要求）内容，有选择性地把会议材料借用为纪要内容，实际上是一个对资料进行收集、筛选、提炼、组合的过程。

六、会“改”。所谓改，就是在“借”的基础上对部分材料进行再加工，这个过程不可或缺。比如，领导在会上脱稿部署工作、提出要求时，可能会讲得过于详细、层次稍显不清、前后略有重复，在这种情况下，要对会议记录进行修改加工，再写入会议纪要，既体现领导真实意图，又符合会议纪要准确务实的基本要求。

七、会“报”。会议纪要初稿写成后，如何报领导批准也是一门学问。首先要广泛征求意见，避免出现方向性错误，须向事项汇报部门、涉及部门和会上提出反对意见部门的主要领导征求意见，涉及重要大额资金使用的必须征求财务部门意见，视情况征求宣传、人事、纪检监察等部门意见。完成这些基础工作，才能逐级上报审批。

八、会“用”。会议纪要批准后，要特别注意发挥其作用。一要正确确定报送范围，参会人员和单位都要报送，再视会议内容，报送有关部门阅知或在一定范围内公开。二要与督办工作做好衔接，由相关人员将纪要中有关任务梳理成待办事项进行督办。三要做好存档工作，便于日后查阅，需要注意的是纪要在报送的过程中可能会由相关部门、领导进行多次修改，一定要存档领导签字确认的最终版本。此外，充分利用信息化手段，单位内部的会议，不涉密的可在单位内网发布。

责任编辑/艾    杰