企业会议纪要质量的提升策略探讨

张兴龙

【摘要】目前很多企业的会议纪要管理存在或多或少的问题，对企业管理策略的执行有很大的影响。本文就企业会议纪要管理的重要性以及目前企业会议纪要存在的问题进行简要分析，并且就此提出了具体的强化措施，希望对提高企业会议纪要质量能够有所帮助。

【关键词】企业；会议纪要质量

近年来，很多企业越来越重视会议纪要的有效建设和发展，并且投资了大量人力物力以及财力来支持和加强企业会议纪要工作的改进和完善，但是，由于很多方面的原因，我国企业会议纪要管理过程中还存在一定的不足和困难，这些问题严重影响着企业的有效发展，所以，我们应该采取有效的措施加强企业会议纪要的有效管理。

一、企业会议纪要管理的重要性

会议就是企业的集会议事，所有的企业、事业单位都会在会议上商议、研讨和决断企业运行的大小事物。在会议上，大家都可以踊跃发言，对企业决议发表自己的看法，会议可以将大家智慧的结晶、精辟的观点都集中起来，而会议纪要的作用就是及时准确地传达会议精神和会议内容。所以，会议纪要对于企业管理和发展的作用及意义之大由此可见。但是，经常会有人将会议纪要当成会议记录，将两者混淆，其实两者是完全不同的两个概念，一般情况下，会议记录只需要将完整的、真实的会议过程记录下来就可以了，而会议纪要的要求远高于会议记录，它需要将会议内容和结果用精炼、准确的文字归纳概括，是非常正式的公文，所以，要做好会议纪要，必须要理清整个会议过程的概念和思路。企业管理和建设过程中会议纪要具有非常重要的作用和意义。

首先，会议纪要可以使得会议记录者有针对性地记录会议重点，会议纪要是一项非常严谨的，主要用于传递会议精神、会议议题的争议以及会议的最终决定的工作，所以，一定要严格对待，避免会议纪要出现失误，从而真实地反映企业会议的重要内容。其次，会议纪要可以有效促进企业会议的制度化和规范化管理。高质量的会议纪要必须是严格按照相关规定，提高会议程序的规范和秩序，使得和会议议题申报、会议记录以及规范管理等所有会议工作都严格程序化和制度化，从而最大程度地降低企业决议的失误。企业会议纪要可以有效地传达领导阶层经过讨论研究达成的重大决议，为企业的下一阶段的工作的开展指明方向和重点，同时给领导阶层提供了非常完善的会议总结资料，并且可以给领导阶层全面提供企业基层的决策执行情况和工作情况。

二、目前企业会议纪要存在的问题

（一）企业会议纪要管理形式缺乏创新。对于一个企业来说，会议纪要工作尤其重要，在一个大的集体中它的企业运作是很难被协调的，这就要求企业内部必须建立高质量的会议纪要管理体系系。但是目前很多企业的会议纪要管理缺少系统的规划和管理，会议纪要的作用很难最大程度化地发挥出来，从而有可能造成人才浪费或者损失，并且对企业的决策决议和执行工作有很大的影响。很多企业中，会议纪要工作都或多或少地存在问题，模式比较单一，也缺乏创新，分工不明确、责任不到人，岗位职责相对比较模糊，会议纪要工作人员的工作内容没有明确的范围和界限，很多纪要人员对自己的工作范围和职责没有明确的界定，导致工作效率得不到提升，工作质量也难以保障。企业的岗位责任制度不清晰，工作中如果出现问题，有些纪要人员就乘机推脱，很多问题都找不到人负责和惩罚。管理阶层分配工作时会出现不合理、不科学的现象，从而导致工作内容范围交叉混乱的情况，会议纪要工作有时会缺乏计划，影响工作质量，而且由于工作分配的不到位，工作模式呆板缺乏创新，影响工作效率，影响会议纪要工作的效果发挥。

（二）企业会议进行过程中的秩序有待提升。秩序管理制度的健全是企业会议纪要质量提升的决定性因素，直接影响会议纪要的工作效率和质量，很多企业的会议纪要管理制度有待完善，多多少少存在一定的不足和缺陷，从而导致会议纪要人员工作分配不合理，降低了会议纪要工作效率。很多企业会议纪要的工作安排、考勤、工作核算、惩罚制度、以及相关培训都会存在一定的缺陷，所以，会议纪要工作的专业性、完整性和高效性都在一定程度上会很难达到要求。企业领导在一定程度上缺乏对会议纪要工作的有力监督，很难做到正确用人、选人，将会议纪要人员资源合理配置，有效管理，在一定程度上阻碍了企业会议纪要质量的提升。

（三）企业会议纪要工作人员的综合素质有待提升。目前企业会议纪要工作人员的素质普遍有了提高，但不得不说还是会有一些欠缺，而作为一名会议纪要工作人员，完善自身的综合素养是十分有必要的。作为会议纪要人员，应该在其位、任其职、干其事。但是有些会议纪要工作人员没有全面认识到自己工作岗位的重要性，在工作中多少有些不负责任的态度，没有尽全力去干好本职工作，或者总是应付工作，比如在规定工作时间内做一些其他的事，阻碍工作效率的提高。他们在工作时很难时时刻刻将一切以提升企业的管理和发展作为目标，以提高企业经济发展为目标，团队意识还有待提升，这样不能在工作中实现个人价值，反而阻碍了会议纪要工作的进行，不利于企业整体事业的管理和发展。这也就是说当前企业内部对于会議纪要工作人员综合素质素养的培养工作显然做的不够到位，这对企业的发展是有很大负面作用的。

三、企业会议纪要质量的提升策略

（一）管理阶层加强对企业会议纪要的重视。首先，企业会议纪要相关部门的每个员工必须具有足够的责任意识，企业的管理人员和会议纪要的负责人员的责任意识对企业会议纪要的管理工作具有至关重要的作用，所以，企业可以根据会议纪要工作的实际情况制定合理的严格的激励制度，将每一个工作细节都分工明确，责任到人，一旦工作过程中出现问题，必须在第一时间内找到责任人，并且严格追究其责任以及直属领导的责任，如果工作中问题情况严重，就采取更有力度的惩罚方式追究责任人的责任，如果工作过程中没有问题，会议纪要人员表现优异，就应该相应的给予奖励，从而逐渐提高企业基层到管理阶层的责任意识。企业必须从领导阶层就加强对会议纪要工作的重视程度，只有领导重视了，才能在接下来的工作中对基层员工进行责任意识的提高，领导阶层可以通过公司内部宣传、企业网校宣传等方式对员工加以教育，潜移默化地提高会议纪要人员对自己工作的重视程度，从而进一步提高会议纪要的工作质量。

（二）强化企业会议进行的秩序。企业会议纪要是一项非常严谨的工作，必须保证在严格的秩序下才能高效地进行纪要工作。针对当前我们国家企业会议纪要工作的具体实施情况，有关领导应该实现会议纪要的观念创新和制度创新。在工作中逐渐发现员工的不同能力，正确认识人力资源管理，转变观念，提高认识，促进营造一种良好的工作氛围。在激励机制方面应该有所创新，更加注重“能力待遇”和物质刺激，根据每个人的工作能力给予他们合理奖励。这样就可以有效激励会议纪要工作人员，促进他们自我管理、自我经营，积极主动完成本职工作，提高工作效率，提升企业会议纪要的工作质量，最终促进企业的持续发展。从而从各个方面提升企业会议纪要的工作秩序，加强会议纪要工作的质量提升。

（三）提升企业会议纪要工作人员的综合素质。人才的培养建设是企业管理和发展的重要组成部分，首先，企业可以高薪引进非常优秀的专业人才，利用优秀的人才对会议纪要人员的工作和行为形成一种模范和激励作用，将先进的工作理念和工作技术引入到企業会议纪要的工作中，从而带领企业会议纪要工作人员更好地工作，这种效果是最直接、最明显的，但是企业领导一定要保证优秀人才的奖励制度，避免优秀人才的流动。其次，企业可以进行会议纪要人员综合素质培训的计划，定期对会议纪要人员进行专业知识和技能以及综合素质的培训，从专业上、素质上、认知上等等全面提升员工，并且定期对员工进行审核，审核结果优异的进行表扬奖励，审核结果不合格的员工一定要加以惩罚，有效的利用考核制度和奖惩制度对员工进行综合素质的提升，甚至投资让员工外出培训，学习外面先进的工作理念和技术，全面提升自我，总之，尽可能努力提高员工的综合素质，加强会议纪要工作的的水平。企业的管理发展中，一个优秀的团队决定着工作单位未来的发展。所以企业应该有效提高会议纪要工作人员的职业素养，致力于构建一个良好的工作团体和工作氛围，可以有效提高工作效率，促进会议纪要工作的提升。同时每个人应该树立强大的责任意识，增强团队力量，提高企业会议纪要工作的专业水平。每个人都应该做好本职工作，各有所用，促进人力资源有效利用，避免各种“空坐其位”等现象的出现。

（四）加强对企业会议纪要的管理。企业会议纪要管理的科学性直接关系着企业重大决策执行的有效性，企业要充分利用先进的科学技术对会议纪要工作过程实现高科技的科学化管理，会议纪要管理围绕企业管理和决策的整个过程，非常专业、方便和高效。企业可以有效利用网络技术建立一个会议纪要管理信息化的平台，可以更好地实现会议纪要管理的规范化和高效性，这样一来，会议纪要工作的动态和信息都能通过网络平台反映到领导高层，会议纪要的监督和管理工作也都可以通过网络技术高效实现，这样一来，企业可以在最短的时间内实现会议纪要工作的高效管理，一旦工作过程中出现任何问题，都可以得到有效的解决，而且企业内部的透明化管理，也有效避免了一些投机取巧、不负责任的工作行为。现在社会是一个网络横行的时代，因此企业应该充分利用网络给人们带来的影响，也就是说会议纪要工作可以通过计算机网络来详细、准确记录公司会议的具体情况以及会议核心内容等，准确整理会议进程，以备管理和执行。在信息网络时代，利用计算机可以大大提高工作效率，同时促进人力资源的合理正确利用，避免人才的浪费和损失，同时也避免一些不必要的工作岗位的设立，实现会议纪要人力资源的合理管理。

四、结束语

总之，会议纪要对于企业管理有着非常重要的作用和意义，企业领导应该重视会议纪要工作人员，提高会议纪要的制度性和规范性，并且不断创新会议纪要的管理工作，提升会议纪要的质量。

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