浅析办公室档案管理规范化的对策

赵传秀

【摘要】办公室业务作为一个机构或单位的重要管理工作，在日常业务和整个机构信息传达中有着重要的管理作用，办公室档案管理工作是否到位，一定程度上影响着单位管理水平的高低。

【关键词】办公室档案；规范管理；发展方向

办公室档案管理是单位稳定高效发展的重要保证。建立系统、科学、民主的管理制度对于事业单位的发展极为重要。事业单位办公室档案的规范化管理建设，就是按照规范化的质量和效率，强化系统思维意识以适应企事业单位标准化、规范化、科学化运行的需要。

一、规范办公室档案管理工作的意义

如今办公室档案工作已成不可或缺的部分，它可较高地提升工作品质及效率，更是其茁壮发展的基础，有助于保存还原历史真实性。另一方面，规范化的办公室檔案管理，更是衡量其单位管理能力及成果的重要标准。它承载整个单位在发展进程里所取得的成绩，可为探讨其运营成果及发展规律提供参考信息。办公室档案工作管理的好坏直接决定着单位领导是否能把握住本单位整体运营情况与及时调整运营政策。所以，在我国规范好单位办公室档案工作，不仅有利于推动社会经济的不断发展，更有助于提高本单位的市场竞争性，拥有着深远的现实意义。

二、规范办公室档案管理工作的主要内容

（一）规范办公室档案管理工作的前提——制发公文。绝大多数办公室档案的前身为公文，如何制定与发布公文，直接影响其质量的好坏，也决定着未来办公室档案及其管理工作的质量问题。所以，制发公文是办公室档案工作规范化的根本性前提，必须处理好其标准，提升实际操作中的办公室档案质量，好为将来实行规范的办公室档案工作奠定根基。

（二）规范办公室档案管理工作的准则——立卷归档。公文相似、重复及无序的立卷组合给规范办公室档案工作造成困难，也对办公室档案价值使用的最大化及快捷检索、案卷整体性基础目标造成影响。文件的归档重点由本部门的文件构成，要运用立卷归档作为规范办公室档案工作的准则，延续我国对文书处理的实践准则，从而促进标准化办公室档案工作甚至满足信息化的要求。

（三）规范办公室档案管理工作的保障——案卷质量。在实际操作中可看出，办公室档案的价值直接取决于案卷资料是否能被全面搜集到，只有完整的文件资料才能确保办公室档案保存的意义。可见立卷方式及装订案卷对规范办公室档案工作起着决定作用。所以，提高办公室档案的质量至关重要。

三、提高档案规范化水平的措施

（一）重视规划管理，完善管理制度。目前，我国正处于市场经济转型阶段，人民群众对于行政服务质量提出了更高的要求，而作为影响质量的主要因素，档案管理工作规范化水平成为实现上述目标的重中之重，只有真正落实了规划化管理目标，才能够为档案管理工作提供保障。在单位内部应积极宣传档案管理工作，并成立专门的管理部门，采取领导负责制，领导档案人员全面开展档案规划化管理工作，立足于当前工作现状，收集并梳理存在的问题，提出解决对策，提供组织保障。

（二）强化管理体系，保证信息真实性。针对档案规范化管理工作，我们在开展工作中，应进一步完善档案管理体系，实现对档案工作的统一管理，形成合力，重视对该项工作的协同体系建设，将各个部门整合到一起，共同构建联席会议制度，将该项工作拓展至领域、部门及各环节全过程，特别是要重视人员能力建设。新时期下的档案管理人员要转变工作风格，由原来的等、靠、要被动状态转变为主动与其他部门保持非常密切的联系，能够在第一时间收集各类资料信息，做到认真检查和核实，科学归档并保存，从而确保信息的真实、可靠性。不同于传统时代，如果一味坚持传统方式无法全面反映行政事业发展历程，且信息价值也无法得到最大限度的发挥。因此档案人员应立足于社会发展现状，扩大档案资料收集范围，无论是业务、还是职工都应成为其中的一部分，促使档案规范化工作能够改进行政工作，从而为进一步挖掘行政工作资源创建良好的平台。

（三）构建网络体系，规范档案利用。现阶段，信息技术与我国行政工作的深度结合，电子政务应运而生。在此基础上，行政工作信息化、现代化建设已然成为现实。目前，笔者所在行政服务中心基本实现了网络服务系统，为档案管理工作提供了技术保障。同时在计算机技术飞速发展的趋势下，档案网络化将会得到进一步推广和普及。但是信息化水平尚未达到预期的目标。因此服务中心应坚持与时俱进，积极引进先进信息处理技术，邀请专业技术人员，结合服务中心的工作特点，构建针对性的网络服务体系，提高档案管理规范化水平，促使档案资料收集、整理及归档等工作都能够按照既定的要求进行，从而有效提高管理有效性。为了加快档案规划化管理进程，我们要明确认识到培养技术人员的重要性，促使其能够兼顾档案与技术操作等专业知识，在系统出现问题时，能够及时解决问题，确保系统始终处于健康运行状态当中。更为重要的是，我们还需要与政府其他部门建立合作关系，构建网络化管理体系，实现信息共享及传达，以此来适应服务型政府发展需求。

本文在档案管理工作概念基础上，分析和研究了档案规范化管理工作对于服务中心的重要意义，从网络层面、档案资源利用等角度提出了相应的建议及对策。在此基础上我们也能够进一步明确档案管理工作的内涵，在日后工作中逐步重视该项工作，并构建立体化工作体系，从而促进我国行政事业的改革及发展。