医用物资设备“全生命周期”档案管理设计

周 阳,顾 伟

(上海市胸科医院采购中心，上海 200030)

“档案信息化建设”专章已经入法，为数字化转型时期的档案信息化建设提供全面的法律保障[1]。大环境下，公立医院设备物资采购过程中“全生命周期”档案管理已成为现代医用管理的重要组成部分，其“全生命周期”信息化精准管理是医疗安全的重要保障[2-5]。医用物资设备“全生命周期”管理采购档案现状为：未重视档案管理工作，仅仅浮在表面，对档案建设意识依旧薄弱，未注重档案管理模式的更新与研发，未进一步完善规章制度[6]。档案借阅制度以及流程不完整，会出现，如：借阅环节不完善、借阅任性度很广等问题[7]。各部门对医用物资采购及使用管理处于独立管理状态，切断彼此之间以及与医院库房的联系。物资采购档案管理依旧处于双套制管理模式，仅上海而言，目前上海大部分公立医院医用设备物资采购档案管理依旧处于“双套制”管理模式，而许多医院实施信息化手段仅采取EXCEL进行登记与管理，未构建一套完整的网络平台[8]。

1 措施和方法

1.1 措 施通过使用“内联网+外联网”技术建立医用设备物资采购档案管理平台，实现医用设备物资采购档案管理信息化，即：“双套制”向“单套制”转换过渡，内联网可实现档案信息医院内部共享；外联网可使供应商主动参与每一个项目之中，减少医院人力物力。

1.2 方法利用制度加科技手段建立监管长效机制，以机制、制度、流程、平台为着手点，力争在第一道关口把好关，建立相应平台使得管理具有时效性和约束性。

1.2.1 建章立制 制度规范建立医用设备物资监管长效机制模式 医院审计检查部门按照医院沪胸纪[2019]3号《关于规范供应商在我院开展业务活动的规定》要求，同时按时定期召开供应商管理会议并制作《供应商廉洁手册》，让供应商进行自纠自查工作；建立“供应商来访证”申领流程以系统性支撑医院监控与监督力度；医院采购中心于2020年开始不断建立与完善《医用耗材应急采购的规定》、《采购管理制度》、《医用耗材准入制度》、《用耗材招标管理制度》等相关制度，通过建立供应商考核评价制度、供应商激励机制、建立相关机制和制度以约束供应商在院开展业务活动[9]。

1.2.2 信息科技 内+外联网多维提升医用设备物资精准长效监管模式 医用物资设备“全生命周期”管理平台系统组织框架由多个模块组成，该管理平台隶属于医院开发供应商综合管理平台系统一部分(分为供应商资质库、产品库、项目库、供应商评价管理库)(图1)。基于供应商资质库、产品库和供应商评价管理库，能保证入院中标的供应商已通过准入审核的资质环节，并能从产品信息库中调取由收集供应商经营的产品、提供的服务等。利用信息系统(信息共享平台技术)对医用物资采购进行全生命周期的精细化管理，建立物资采购档案管理平台，对医院医疗设备类、医用耗材类、通用物资类、后保服务类等分别进行逻辑关系梳理，并划分每个类别对应的子目录，为进一步建设信息化搭建基本框架。

图1 医用物资设备采购理平台和供应商综合管理平台系统组织框架

① 供应商库建设。供应商注册阶段由医院提供统一网络平台，在用产品供应商或者潜在产品供应商在外网专用界面申请唯一的账号，外网平台应满足供应商自己录入公司资质资料、各项授权文件、设置效期警示，同时上传文件的原件扫描件，以便实时查阅。招标公司统一归并为供应商板块，在外网设置招标公司自主平台，医院采购的每一个项目中的一部分项目档案由招标公司上传。

② 产品库建设。建立“产品池”理念，外网供应商资质平台对外开放，包括医院现有供应商以及潜在供应商都可以登录平台进行注册，因而该平台分为两大类，即合同供应产品以及潜在供应产品，合同供应产品库需进行动态绩效评估；而潜在供应产品库将成为候选供应商，在今后可进行配额调整。“产品池”分为两类，即进入医院产品以及未进入或即将进入医院产品；医院内网端口可在产品库中实时查询需要了解的产品信息，通过关键字段模糊查找可以随时显示相关产品信息以及相关联的供应商信息。

③ 项目库建设。由于物资采购招标方式不同，按项目库建立时分为委外招标、自主招标。委外招标分为财政项目和自筹项目，两者皆涉及外贸、非外贸、免税、非免税四类属性；以项目采购为切入点建设项目库，并与供应商资质库、产品库关联，基于预算管理，对医院每一个项目进行项目资料完善。遵循“一档一建”原则，按医院采购编号建立项目，相关数据源信息均从供应商库和产品库中自动抓取展示。建立项目后，与外网招标公司平台相关联，对应招标公司外网同步更新获取后，可以获得对应的招标项目,利用信息技术手段，实现流程自动管控、资料自动归档。

④ 供应商评价库建设。按照结构合理、配置科学、程序严密、制约有效的原则，优化流程，强化监督。制定防控规则和措施，供应商评价管理库应实现评价体系与项目库、供应商库、产品库的关联，对于医院采购过程中的流程规范、过程留痕、资料归档、不良行为监管等实现全方位供应商监控管理。其中重点对于资质监控，产品监控、项目过程监控以及供应商行为监控，要求对供应商进行诚信度管理，实施诚信准入制度、诚信承诺制度、不良记录制度记录等。

2 成 效

“档案信息化建设”专章已入法背景下[10]，医院相关部门，即审计检查部门、采购中心等相关部门通过建章立制，开始重视档案管理工作的建设。同时利用信息科技手段，即采取内联网+外联网模式让供应商主动参与设备物资“全生命周期”项目档案管理过程中，全角度提升管理效率。

管理平台实施后，能对医院采购项目实行档案电子化管理，确保档案查阅准确、调取快速，科学管理规范指导以及科学化的档案查阅流程与制度，实现真正意义上“单套制”档案管理[11-12]。以供应商作为入录主体，不仅可实现供应商“注册、准入、审核、入库、更新、评价”全流程管理各环节相互约束，而且由被动管理者变为主动参与者，极大地提高证件到期更新的速度，实现医院对供应商资质的有效管理，多维度提升效率。

3 讨论与展望

3.1 基于医院正逐步推行HRP系统如何把管理平台嫁接于HRP系统中，嫁接过程中是否会影响医院信息数据安全问题[13]；数据信息量大小是否影响医院信息平台日常运行速度；如何有效关联“供应商库、产品库、项目库、评价管理库”等问题，需要在设计过程中不断探索与实践。

3.2 需要多部门协商、制定合理有效的方案在设备物资采购项目建设过程中如何实现资质监控、过程监控、行为监控三者在设备物资“全生命周期”过程中有序有机结合，对供应商进行公平、公正、公开诚信度管理，实施诚信准入制度、诚信承诺制度、不良记录制度记录等进行信息反馈，需要多部门进行协商，制定合理有效的方案落实到位[14]。

3.3 要紧抓加快推进数字化转型战略良好契机通过数字赋能，推动医院医用物资设备采购“全生命周期”档案管理再上新台阶。在平台使用成熟后，将“内网+外网”形式组成的“云平台”模式作为医疗行业评级以及供应商推荐成为标杆，以“功能定位清晰透明、流程规范全程透明、全生命周期性综合评价”定位下的医疗行业B2B专业采购平台形式为其他医院提供借鉴[15]。进一步做好前期的需求调研，将平台做精做深，做出档案行业新亮点。