机关事业单位财务档案管理浅见

孔凡聪

【摘    要】机关事业单位指的是以社会公益性为主要目的，从事教育、科学研究和社会服务等活动的非营利性组织。而财务档案管理是机关事业单位中常见的重要工作之一，能够真实地反映出机关事业单位财务状况以及经济活动，保障财务档案管理的真实性，充分满足人民群众对公益服务、文化生活的基本需求。为此，机关事业单位必须将财务档案管理工作当作长期性的工程来抓，并制定科学化的财务档案管理制度，不断完善和优化财务档案管理体系，为机关事业单位的长期发展提供坚实的支撑。本文重点分析机关事业单位在开展财务档案管理工作时存在的问题，并提出有针对性的解决措施，以供相关人员参考。

【关键词】机关事业单位  财务档案管理  存在问题

中图分类号：G4      文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2021.22.064

在我国社会经济快速发展与进步的背景下，机关事业单位现有的财务管理模式与水平已经无法充分满足社会发展的需求。机关事业单位的运转所需费用大都是由财政拨付，做好每一分钱的使用管理、运转、对其记录档案并长期规范保存具有重要的现实意义。

一、机关事业单位财务档案管理的重要性

加强机构事业单位财政档案管理是依法治档的必然要求。1998年8月21日财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》中明确规定，各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求分类整理立卷，装订成册、编辑会计档案保管清册。当年形成的会计档案在会计年度终了后由会计机构保管一年，期满后，应当由会计机构编制会计移交清册，移交本单位档案机构统一保管。《档案法》第十条规定，对国家规定的应立卷归档材料，必须按照规定、定期向本单位档案机构或档案工作人员移交集中管理，任何个人不得据为己有。作为国家机关事业单位，应该带头遵守国家法律法规。

首先，加强机关事业单位财务档案管理，有利于提高财政工作效率。我国还处于社会主义初级阶段，现代化建设的任务十分繁重，需要大量的资金，但与现实需要还相差甚远。加强对财务档案的管理，对财务收支状况如实记录、分类归档，可为今后编制预算、制定工作计划等提供第一手资料。同时，通过对照机关事业单位的财务档案进行综合分析，也可以为同级财政部门的财政管理提供依据。

其次，加强机关事业单位财务档案管理可有效防止经费挪用、乱用现象。财政拨付的经费是为单位履行国家职能服务的。但现实生活中常出现办公经费被挪用、乱用的现象，究其原因，主要是财务档案管理不规范，有的不建档，有的不记账，有的不真实，浪费国家的财政资源。

最后，加强机关事业单位的财务档案管理，能够为机关事业单位在制定决策时提供重要依据，推动机关事业单位的可持续发展。财务档案管理是管理层制定决策的重要依据，能够最大程度保障决策的科学性与合理性，通过对财务档案信息进行管理，能够在信息数据中真实地反映出机关事业单位发展过程中的经营状况，领导人员根据经营状况与实际情况制定具有针对性的决策，确保机关事业单位的所有经营活动能够有序推进，以保障机关事业单位的可持续发展。

二、当前财政档案管理中存在的问题

（一）档案管理意识不强

在当前机关事业单位财务工作人手少、工作繁杂、财力又较为紧张的形势下，部分档案管理人员对档案工作的重要性认识不足，思想上没有引起足够的重视，存在应付了事的现象。档案资料的收集整理、保管工作往往被忽视。有的人认为机关事业单位账目简单，要不要档案无所谓，有人认为机关事业单位仅有会计档案就行，导致本单位形成的工作计划、工作总结、专题报告、预决算资料、基建资料、合同协议书、荣誉证书、工资转移单、人员录用资料等其他档案发生霉变，甚至有人将一些重要资料据为己有，在工作调动、岗位调整、离退休时一同带走。

（二）缺乏专业性和专门存放场所

有的机关事业单位不仅在财务档案管理工作的职责范围、财务信息的管理范围方面分工不明确，如记账和出纳由一人担任，管理比较混乱，以至于个人手中都有档案资料，包括会计档案资料，这对于加强基础管理、推进廉政建设极为不利。另外，一些单位的档案资料存放在办公室，更为甚者堆放在杂物仓库，破坏了档案资料存放的安全性，且易污损和潮湿霉变，与防水、防火、防湿、防盗、防霉、防光的“七防”要求相差甚远。

（三）财务档案管理手段的現代化程度偏低

当今科技发展日新月异，在建设和管理中，各个方面各个领域都运用了一些高科技的管理工具及手段，大大地解放了生产力，提高了生产效率和工作效率。信息技术的传播也在吸引拉动着档案管理方式、方法、手段以及管理组织、管理思想的新变革。但在当前相当一部分机关事业单位中，财务档案的管理不能与现代化接轨，有的仍用手工记账，有的配备微机，但缺乏输出设备，有的虽然设备先进，但人员不具备较强的计算机操作水平与信息化软件应用的意识，提高财政档案管理人员的现代化水平迫在眉睫。

（四）领导对财务管理工作的重视度较低

对于机关事业单位而言，财务档案管理的效率与水平将会对财务工作的开展产生直接影响。但很多机关事业单位的领导者并没有认识到财务档案管理工作开展的意义，甚至认为财务档案管理工作并没有实质性的用途，对于财务档案管理工作投入的资金、人力以及物力都远远不够，无法维持财务管理工作的有序运行，并且存在严重的“形式化”现象。除此以外，有些工作人员只注重现阶段的财务档案管理，对于以往的财务信息的管理不够重视，导致以往的财务信息与现有的财务信息无法有效衔接，在梳理、查阅的过程中存在一定的难度，加之档案管理设备落后、信息化建设力度低等因素，使得机关事业单位的财务档案管理工作无法有效开展。

三、加强机关事业单位档案管理的措施

（一）提高思想认识

首先，财务档案管理工作者一定要克服“财务档案”是陈年旧账、是过时的东西的错误观念，真心从对党和国家、对单位负责的立场出发，建好档、管好档。各级领导也要从各个方面大力支持财务档案人员的工作，给他们创造一个宽松、良好的工作条件和环境，使他们干得舒心，干得顺心，干得有信心。比如，机关事业单位可以组织财务工作人员与档案管理人员定期学习我国新颁布的财务档案信息管理措施以及相关法律法规，并引导相关工作人员按照其中的规章制度进行自查、自检，确保在日常工作中能够逐一落实。

其次，财务工作人员要不断提升自身的档案管理意识。在日常工作中有意识地对财务档案信息进行管理，并主动成为档案信息的监督者，全面树立“主人翁”管理意识，将全部身心投入到日常的财务档案管理工作中，严格细致地鉴定，并对财务档案信息进行审核，充分發挥出财务工作人员自身的监督能力与协调能力。

最后，机关事业单位应在内部加大对财务档案管理的宣传力度，并定期组织相关部门与人员学习财务档案管理知识，进一步规范财务档案管理工作的标准流程，使相关工作人员真正认识到财务档案管理工作的重要意义，为财务档案管理工作的规范化、标准化提供技术支持、制度支持与人才支持。

（二）加强硬件建设，实行规范化管理

首先，要想方设法加强财务档案管理的硬件建设，最好是建有专用库房、阅档室，并做到两室分开并设，做到专室专用。库房建设要做到“七防”要求，配备去湿机、空调、灭火器、温湿度计等基本设施，随时掌控并调整档案室内的温湿度，确保档案存放安全。阅档室要有检索柜、工作台，逐步实现管理的规范化。其次，档案室在正式运营后需要做好档案文件的收发以及整理工作，确保文件材料的归档完整、系统;加强档案信息的统计与利用工作，准确统计各类档案的库存、销毁、接受与利用的数量，有步骤、有计划地对档案史料进行汇编，做好现有档案信息资源的利用与开发。最后，加快建设信息化档案管理的速度，利用数据库技术、高速扫描技术、数据压缩等技术，将声像文件、纸质文件储存为电子档案，并经过统计后形成系统性的档案信息库。同时在用户管理权限、用户终端建设、档案管理安全等方面下足功夫，确保财务档案信息的“安全、便捷、高效”。

（三）提高财务档案工作人员的素质

首先，打铁要自身硬，推行档案管理目标考核奖励机制，要做好财务管理工作，提高管理水平，必须先提高管理者的素质。对于任何管理者来说，都要有较高的政治修养，用马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想武装自己的头脑。树立全心全意为人民服务的意识，以及档案工作为社会各项事业提供优质信息服务的思想。其次，要学习新知识，不断充实自己，特别是要掌握计算机网络知识，利用这些先进的科学技术更好地做好本职工作。第三，要加强思想道德修养，坚持实事求是和求真务实的精神，做到爱岗敬业、无私奉献，在档案管理现代化的进程中争先创优，多做贡献。最后，要建立机关事业单位财务档案管理目标考核奖励机制。对考核达标的单位和个人予以奖励，对于不达标者限期达标，对于屡改仍不达标或无动于衷的单位和个人要采取必要的措施进行通报批评或行政处罚问责，这样才能把机关事业单位的财务档案工作做好，为本单位各项工作服好务。

（四）建立规范化的财务档案管理流程

随着社会经济的快速发展，机关事业单位原有的财务档案管理制度也应得到创新与改革，应根据自身的实际情况设计具有针对性的财务档案管理流程。这样不仅有利于提高机关事业单位的经营与服务线效率，确保财务档案的保存、交接、鉴定、查询与销毁都能够严格的按照相关制度来落实，还能够保障财务部门及时得到其他部门的信息反馈。

首先，财务档案应依法及时归档。由财务工作人员确定档案信息的归档范围，一切在财务档案范围内的信息资料都必须要依法归类，并及时将其交由机关事业单位的档案管理部门进行保管。档案管理部门在接收财务档案信息时也应及时检查，查看其是否存在封面信息不完整、编号不连贯等情况，确保财务档案信息的完整、准确。其次，及时登记财务档案信息的变动情况。机关事业单位各个部门在借取、查阅财务档案信息时都需要及时登记;外部人员若因工作原因需要查阅本单位的财务信息档案时，必须要经过档案管理部门与财务部门同意后，严格按照相关规定办理手续后才可以利用。最后，财务管理信息在销毁的过程中必须要谨慎，除了要严格遵循国家的相关规定以外，还需要结合自身的实际情况设置合理的财务档案信息保管期限，针对涉及重大资金往来的活动，或者是已经到期但并不存在未完成事项的财务档案，机关事业单位内部的财务部门需要向档案管理部门说明实际情况后进行销毁，并及时记录。

（五）完善财务档案管理的内部控制

财务档案信息的安全性将会为机关事业单位带来巨大的经济风险，不仅会影响员工以及被服务人员的切身利益，甚至可能会对机关事业单位自身带来不可估量的损失。机关事业单位的财务档案管理过程的安全主要包含形成、保管以及销毁这三个环节，这就需要财务工作人员从管理对象、管理主体等方面加强内部控制，做好密级划分、管理意识方面的防范措施，以加强机关事业单位的财务档案的安全水平。

首先，机关事业单位应建立行之有效的奖惩与监督制度，这也是提高财务档案管理工作水平的重要途径之一。机关事业单位可以通过建立内部审计小组的措施，对财务部门的工作能力进行监督与管理，定期清点库存档案，并严格核查财务档案信息的真实性、完整性，确保将责任落实在每一位工作人员的身上。通过奖惩措施保证档案管理制度的有效落实，并充分调动财务工作人员的热情与积极性，不断提升财务工作人员的档案管理意识，极大程度减少由于人为因素所造成的档案信息失真现象出现的概率，避免为机关事业单位带来经济风险。其次，对财务档案信息的管理对象等级进行划分。财务档案信息应作为对财务档案进行分类的关键依据，不仅要考虑经过财务核算后产生的各种信息资料，还需要综合考量涉及重大经济业务往来的文字性材料，并对其保护成本、信息内容的重要性进行对比后，对此档案信息进行合理的等级划分，并确定档案信息的鉴定周期、保管期限。

四、结束语

对财务档案信息进行整理与归纳，有利于进一步加强机关事业单位的财务管理水平，同时也能够真实地反映出机关事业单位状况，确保机关事业单位各项经营活动能够有序开展，保证其在激烈的市场竞争中稳健发展。为此，机关事业单位必须要加强对财务档案管理工作的重视，确保财务档案管理的规范化、科学化以及现代化，对财务档案管理的方式进行不断的创新，才能够切实提高机关事业单位财务档案管理工作的水平与质量，使其更好地为财政工作、社会人民提供服务，推动机关事业单位的稳定发展。

参考文献

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