W公司其他应收款管理机制优化

陈鹏

摘要：其他应收款作为企业流动资金的重要组成部分，管理不善会带来诸多问题，而往往因为其他应收款没有应收账款、存货等主要流动资产项目重要而被忽视，从而带来非必要资金占用，产生管理问题。本文以W公司为例，针对其在其他应收款管理中存在的问题，分析其产生的原因，并在此基础上提出管理机制优化对策及建议。

关键词：其他应收;管理机制;激励

一、引言

一般公司其他应收款主要包括应收的存出保证金、向职工垫付的款项、各种赔款和罚款、备用金等。而往往因为其他应收款没有应收账款、存货等主要流动资产项目重要而被忽视，从而带来不必要的资金占用，产生管理问题。

W公司是从事智慧城市、智能交通、智慧建筑、轨道交通及公共安全領域系统集成工程的企业，企业项目来源主要为政府招标，中标后通过将外采设备、自产设备进行安装、调试并连接到公司自主研发的中心系统中，形成完整系统而提高客户自动化水平和管理效率。W公司其他应收款占用主要来源为在招标以及施工过程中产生的投标保证金、履约保证金、质量保证金、施工保证金等存出保证金占用，以及项目实施过程中会产生个人借款资金占用。其他应收款是企业流动资产中不可缺少的一部分，若管理不当，会给企业经营带来十分恶劣的影响，因缺乏管理造成的其他应收款长期挂账无人清理或无法清理的现象屡有发生，并且因其他应收款的来源比较复杂，坏账的确认难度也较大，这也给一些企业提供了作假了“温床”。W公司贷款平均余额5.7亿，每年支出贷款利息约2800万元。在担负高额贷款的同时，其他应收款占用高达8000万。其他应收款余额长期居高不下，多年来未进行有效管理，加剧公司资金紧张的压力。本文意在通过分析W公司其他应收账款管理存在的问题，分析其形成原因，并提出管理机制优化建议。

二、相关理论

（一）组织管理原理

计划：凡事“预则立，不预则废”，如果说预见性不是管理的全部的话，至少也是其中一个基本部分。计划主要包括对未来相关环境的分析，并以此为基础确定要达到的目标，进而对要达到目标需要完成的工作进行描述，它指明了后续活动的方向。要注意的是，在制定计划时，应与下级管理人员讨论并达成一致，这样有利于计划的顺利实施。

组织：好的计划需要有好的组织。组织是对企业计划执行的分工，包括决定组织要完成什么样的任务，由谁来完成决策，由谁来完成任务以及汇报关系，也就是设计一个完成任务的组织体系。组织的确立要从分工关系、部门化、权限关系、沟通与协商以及程序化五个方面进行综合考虑。确立好组织后，应进行制度化管理，将例外问题变为例行问题进行程序化决策。

人员配置：组织中的工作都是由人来完成的，把合适的人放在合适的岗位上，有利于组织目标的实现。企业应当通过工作系统分析、人力资源计划、人事工作计划等方式对各岗位人员进行配置，分配给其合适的工作，对绩效完成情况进行科学考评，并通过系统教育和训练，加强人员管理水平。

领导（激励）：亚伯拉罕·哈罗德·马斯洛，美国著名心理学家。他强调人的潜能、自由、责任和尊严，建立起以人为中心的“人本主义”心理学方法论。马斯洛需求层次理论按先后顺序分为生理需求、安全需求、爱和归属感需求、尊重需求和自我实现需求五类。在充分了解员工需要、目标与动机的基础上，根据所处需求层次的不同，通过工作丰富化、员工参与管理以及奖酬等方式进行激励。

控制：控制有直接控制和间接控制，直接控制主要是作业人员对工作过程的直接控制，间接控制主要是管理者通过业绩评价对作业人员进行间接控制。在控制系统设计时的主要项目要考虑：目标变量、确定目标变量的测定方法、确定事前标准、测定结果的沟通方式、确定事后评价标准。

三、W公司其他应收款管理存在的问题

W公司其他应收款平均余额高达8000万，账龄一年以上占比高达26%，问题集中表现为以下几个方面：

（一）投标保证金清理不及时

对于借付的工程项目投标保证金，正常情况下无论企业是否中标，都应于签订合同后5日内退回，W公司在投标完成后，经办人员没有及时与招标单位联系，将投标保证金退还，财务人员虽每月下发清理计划进行盯催，但受人员精力、信息获取时间晚等因素限制，往往是事后管理，无法在过程中及时获取投标信息，从而导致投标保证金清理不及时。

（二）履约保证金受工期影响占用时间长

W公司项目进场施工前交给业主的履约保证金，均以现金形式缴纳或由投标保证金直接转履约保证金，此部分保证金需要项目终验或审计完成后返还，从开始施工到终验周期平均长达1年以上，且存在部分项目因客户不满意长时间扣押履约保证金，此部分资金占用产生资金成本较高。

（三）员工借款报销不及时，考核未与资金占用成本相关联

受工程类企业的业务特点影响，项目中部分费用开支采用职工借款的形式预支，待职工报销时使用发票进行冲销，这种处理方式使得W公司存在大量员工借款类其他应收款。结果造成：一是因部分发票取得困难或不及时，造成成本费用入账不及时，影响当期损益，二是应该及时归还的款项不能及时归还导致呆账的产生。例如：员工借款缴纳的中标服务费等费用，报销不及时，甚至存在年初借款，年末仍未报销情况。目前管理办法中规定的考核仅根据超期账龄设置200元、500元和800元的三挡考核，导致部分金额较大借款出现个人理财收益大于考核金额情况。

四、W公司其他应收款问题原因分析

（一）相关部门职责不清推诿扯皮现象严重

W公司现行其他应收款管理办法中，并没有明确投标保证金、履约保证金以及其他类型款项具体归口管理部门，导致业务部门认为此项工作应由财务承担，财务部门认为应由业务部门承担现象，相关部门职责不清推诿扯皮现象严重。

（二）考核力度不足

W公司现行其他应收款管理办法中规定：因支付外单位费用、保证金以及其他业务原因形成的其他应收款，凡是不按规定时间清理的，每月按应清理时点起的账龄，对相关责任人进行考核，超期2-3个月考核200元，4-6个月考核500元，7-12个月考核800元。因考核力度小，出现过借款人截留款项用于购买个人理财产品等占用公司资金取得投资收益行为。

（三）对保证金支付方式无人监管，导致现金支出较大

目前W公司履约保证金均以现金形式缴纳，未考虑采取其他方式提供履约保证的可能性以降低资金占用。通过查阅《中华人民共和国政府采购法实施条例》，其中第四十八条规定：采购文件要求中标或者成交供应商提交履约保证金的，供应商应当以支票、汇票、本票或者金融机构、担保机构出具的保函等非现金形式提交。而W公司多年来一直采用现金形式缴纳，没有充分利用政策条件降低其他应收款占用。

五、W公司其他应收款管理对策及建议

（一）明确各相关部门对其他应收款的管理职责

加强各部门间团结协作，财务部应建立台账并负责整体其他应收款的监督管理工作，具体包括核算、对账、监控、风险预警、下发清理计划、核算清理完成率、发布考核通报以及费用类借款的清收。

施工管理部门应作为履约、质量、施工类保证金的归口管理部门，根据项目施工进度对履约、质量、施工类保证金收回的时间节点进行整体把控，负责该类保证金回收的督办和调度。

营销管理部门应作为投标类保证金的归口管理部门，根据合同签订情况对投标类保证金收回的时间节点进行整体把控，负责投标类保证金回收的督办和调度。

其他部门，凡是有其他应收款余额的，该部门负责人应作为清收第一责任人，督促本部门人员清收款项。

明确各责任部门后，每月由财务下发其他应收款清收计划，各部门负责具体催收，并将清理完成率作为部门长KPI固化到每月工作任务书中。

（二）加强其他应收款奖惩力度

对超期其他应收款的考核，原根据超期账龄设置200元、500元和800元的考核力度较小，建议调整为按占用金额和一年期基准贷款利率计算的占用利息额考核，同时应规定凡是可以对公支付款项，不允许通过个人进行周转，必须进行公对公支付，避免个人占用公司資金理财收益超过罚款金额的情况。

对于已经形成的长期未清款项，应形成具有吸引力的清理奖励机制，鼓励业务人员尽快将款项收回，减少公司资金占用。

（三）采取措施减少其他应收款产生

使用履约保函代替履约保证金。因《中华人民共和国政府采购法实施条例》中明确规定履约保证金可以金融机构、担保机构出具的保函等非现金形式提交，应在公司内明确履约保证金全部以银行保函形式提供，申请支付履约保证金时由财务部负责审核是否符合要求对必须以现金支付的要设置相应审批流程由公司领导审批通过后方能支付。

（四）制定科学清收措施

对其他应收款的构成进行分析，并有针对性地采取不同的催收办法：对内部员工的借款，可以采取与工资相结合的形式，追偿欠款;对于外部借款，可采取适当奖励措施，提高偿还积极性;对借款时间长、数额大，多次催收无效，且无法从其他可控途径清回欠款的，要及时向法院起诉，维护企业合法权益。

六、结论

W公司的其他应收款管理问题是在其经营与管理过程中存在的比较突出的一个问题，因其不是集团与公司管理重点，多年来未得到有效关注。本文希望通过对其产生的原因进行分析并形成管理改善建议，加强W公司其他应收款管理，从而减少资金占用规避风险。对于其他应收款的管理，要做到，从源头分析其产生的原因，采取积极的防范措施，制定严格的管理办法，对已形成的其他应收款要加速清收工作，减少坏账损失。

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