高校经费报销管理问题与对策探究

陈妍如 北京大学财务部

引言

中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》中指出高校应按照科研活动规律和财政预算管理要求，完善管理政策，优化管理流程，改进管理方式，适应科研活动实际需要。进一步简政放权、放管结合、优化服务，加强事中事后监管，严肃查处违法违纪问题[1]。

目前，根据高校自身发展情况，高校经费报销模式主要有两种：会计派驻模式和会计集中模式。经费报销管理是高校实施科研教学的基础，整个报销过程涉及二级学院、财务部门、经费主管部门等主体，合法合规且高效流畅的经费报销是高校实现科技成果转化的重要保障。目前高校经费报销中依然存在虚列开支等违规现象，教学科研老师时常反映经费报销过程存在“跑路多、报销难”等难题，经费报销全过程的统筹、衔接直接影响教学科研人员的成果转化，如何实现经费报销的高效管理是摆在高校结构治理和业务发展的一个重要难点。

一、高校经费报销管理存在的问题

（一）财务制度建设不健全、落实不到位

财务制度建设是高校经费管理的基础性保障，制度体系构建不完整，制度条款落实不到位，与实际科研教学活动脱节脱轨，是财务制度建设不健全的主要表现。制度体系不完整表现为缺乏自上而下的层级制度建设，仅仅停留在对学校制度的简单重复。制度条款落实不到位主要体现在学院管理者和经费负责人对财务制度认识片面，缺乏全局意识，未结合科研教学工作的内在规律与各类经费的执行要求，理解吃透财务制度。

（二）经费报销与预算管理脱节

由于高校的经费管理部门的信息系统与财务部门的信息系统相互独立，财务人员在报销时无法实现财务系统与项目经费预算使用的精准对接，报销和预算脱节，财务人员缺乏对预算的有效控制。

（三）对经费支出审核不严，缺失有效控制

按照规定，费用的产生应该基于合理合规的科研教学业务，经费管理必须专款专用。然而部分经办人或者经费负责人缺乏风险意识，甚至明知故犯，为了套取资金而进行虚拟经济业务，同时二级主管单位审批程序不严格。财务人员因不了解科研活动规律和进程，缺乏相关专业知识，对业务的敏感度不强，对报销工作合规性和风险性容易把握不准。

（四）以信息化为支撑的管理手段有待提高

由于财务报销系统仅仅局限于录入凭单、审核凭单、出纳等基本的业务范围，财务人员在使用财务报销系统时无法获知预算的执行等情况，脱离预算管理。财务报销系统的设置与财务报销制度的匹配性不高，财务报销系统稽核能力差。

（五）“一站式”服务体系不健全，没有形成全面、立体的服务链

高校经费报销内容形式多样，业务分散，类型复杂，平台的使用达不到师生的要求。报销人员反映报销手续繁、程序多、时间长、难度大等问题，没有实现“一站式”服务[2]。另外，在完成报销过程中所需原始审批凭据，需由相关职能部门、挂靠单位及直属单位审批，部门之间的信息不对称、数据的滞后，系统的脱节，经常造成经办人“多边跑”“多边办”的局面。

二、经费报销管理体系的构建

经费报销管理应形成以制度为依托，以预算、审核、信息化为核心体系，最终实现较好的财务服务完整链条，其中，预算体系和审核体系主要是为了保证经费使用的合理性、合法性、合规性、高效性等，信息化体系作为催化剂，不断提高报销管理的效率，扩大使用范围，形成“质”的飞跃，进一步提高财务服务（如图1所示）。

图1 经费报销管理体系

（一）经费报销管理制度体系的构建

（1）高校应结合实际情况，从制度层面全面完善经费制度建设，学校需不断修订完善各种管理制度，全面优化高校各种经费报销管理[3]。建立权责清晰、要求明确、流程规范的经费报销管理制度体系，从而有效地保障经费使用的合规合法性，真正实现“管得好”。高校应以财政部、教育部等发布的制度及规定为依据，按照国家、学校、学院三个层面，对制度进行进一步的细化、分类，从而建立与自身科研教学业务相匹配的制度体系。

（2）创新财务制度宣传模式，确保信息对称。经费报销制度从制定到宣传需从确定核心对象和信息传递渠道两方面着手，形成信息网，加大实施效应。高校财务制度最直接的使用对象是科研、教育相关人员，可他们往往由于科研教学的任务繁重，将财务报销工作交给科研秘书辅助负责。因此高校应定期对科研秘书进行培训，多角度地宣传财务报销政策，对于科研秘书提出的问题、政策重点内容进行讲解和答疑，做好事前工作，建立科研秘书群，定期沟通交流。

（二）经费报销管理的预算体系的构建

在党中央过“紧日子”新形势下，面对新冠肺炎疫情的冲击，高校财务部门应顺应形势，紧密围绕学校建设中国特色世界一流大学的发展方向，推动预算管理的改革。以“量入为出、收支平衡”为总原则，对于收入预算和支出预算，要实现稳运行，防范风险，规范预算工作流程，加大预算统筹管理。进一步完善全面预算管理系统，实现校级预算申报审核、批复、指标下达与财务系统对接。实现二次下拨经费，实时查询，在“统一领导，分级管理”的财务管理体系下，从学院、各部门和各层级单位形成自下而上的预算管理体系，加强预算编制人员和执行人员的沟通，提高预算执行率。

（三）经费报销管理的审核体系的构建

经费报销管理的审核体系首先要确定体系的主体，明确各主体的权限与责任。经费报销需通过经费负责人、主管二级单位（简称“学院”）、经费主管单位及财务部审核人员等多个环节审核。各主体责任人应加强对经费使用的真实性、合理性及合规性的审核，有效控制预算执行中潜在风险，发现报销中的问题后及时提醒报销人，督促其整改，以降低报销中存在的“腐败”风险。对于财务部审核人员，要提高专业知识水平和对报销的敏感度，报销过程中，精准地找到漏洞和风险点，有效地进行内部风险防控，保证资金使用安全。

（四）经费报销管理的信息化体系的构建

1.将预算指标控制嵌入财务报销系统

高校经费种类繁多，因此每类经费预算指标的存有差异性，在填列网上报销系统时，不同经费的报销板块所包含的指标种类和上下限额都是不同的，当经办人所填列的业务事项没有预算指标或者超出预算额度，系统将会自动禁止其操作，通过这种规范性的设置可以使经费负责人及时了解项目预算执行情况，掌握预算完成进度，财务人员可以通过系统对预算的管理控制，进一步加强经费预算的管理。

2.将财务制度嵌入财务报销系统

高校可以通过技术手段，设置填写模式、标准、数量等形式，将财务制度有效嵌入财务报销系统，并在网上报销系统中预设报销标准、关键字控制、科目额度、补助标准及审批权限等，使报销单据转化成会计凭证的信息利用效率更高。通过填报人填写的信息，判断或限制报销内容的合理性和合规性。网报内容按照业务大类划分，每种业务按照相应制度的要求设置信息的填列。以国内差旅费为例，根据相关差旅费管理办法的要求，对于差旅费的网报填列，主要需要通过填列人员身份、级别、出差天数、事由、地点、出差行程等信息来满足制度的对应标准。通过网报系统使报销人对制度有了一定的了解，财务人员可实现实时审核、减少计算，避免信息不对称、制度理解不同产生的分歧。

3.利用“互联网+”，拓展财务报销系统与校内外关联系统对接

财务报销系统中设置对内的接口，将设备系统、学生收费系统、科研管理系统等相关系统有效对接，实现信息的互通，消除“信息孤岛”。报销人可以不用拿审批表到处审批，财务人员在网上报销过程查阅相关业务部门审批结果，有效提高报销管理水平。财务人员可以借助专业知识，将业务的信息整合分析，构建一个全面、有效、精简的数据环境，提高高校财务管理水平。

（五）经费报销管理的服务体系的构建

1.对财务现有的业务及平台进行整合、升级，使服务立体化

以流程优化、重构、再造为切入点，推动“功能优化”加快发展，为广大师生提供便捷、高效的财务服务，实现线上、线下的对接和融合发展，让师生轻松便捷完成报销。服务立体化主要包括业务整合和系统平台升级两方面：

业务整合是指将现有的业务进行分类整理，实现全流程网上办理。经费“报销”主要包含日常业务、薪酬劳务、专项业务、学费入账、票据业务等。其中专项业务包括差旅费（国内和国外）、会议、培训、外汇业务等，学费入账包括收费平台收入查询及认领、学历教育学费入账和非学历教育学费入账等。票据业务包括往来票据、增值税发票的预借和开具等。

系统平台升级是指对现有系统平台进行不断升级，平台的设置和升级是各类业务发展的助推力，主要包括学生收费平台、票据平台、校园其他缴费平台等。通过平台的不断改进升级，可以更好实现提高学宿费业务办理效率、非税电子票据入账一体化等多维度服务。

2.对现有业务流程细分、归类，使服务高效持续化

通过搭建“财务信息服务”平台，促进各项服务深度融合。积极探索“一站式”服务体系，对复杂化、重复化的管理多做“减法”，对规范化、专业化的服务多做“加法”，简化流程，优化财务服务质量。通过优化办事流程，可以做到实时报销、实时开票、实时入账，实现无缝对接，以两级审核机制模式下的报销对接模式作为服务的有效依托，保证效果的持续化。

3.实现与高校职能部门的有效对接，使服务全面化

高校各学院不仅是教学科研人员的依托，也是经费“报销”执行主体。财务人员深入到科研团队和教师团队，建立财务与学院的直接沟通渠道，提升财务服务工作水平。围绕师生报销过程存在的困难，为科研人员提供规范、专业的财务服务，把科研人员从烦琐的报销事务中解放出来。

结语

高校财务工作中，经费报销是财务部门的工作重点和难点，经费报销管理是提高财务服务水平、促进高校自身快速发展的重要手段。本文分别从制度、预算、审核、信息化和服务五个维度，建立相应的管理体系，将经费报销涉及的各职能部门、学院纳入管理体系，实现全方位的经费管理，以经费报销为主线，引用实例，探究行之有效的报销管理手段，确保报销管理体系的正常运转。