档案馆指南编写论述

摘 要：为全面介绍、报道档案馆基本情况、馆藏档案、资料内容，指导档案利用者、查阅者利用档案、资料，国家档案馆专门出台了《档案馆指南编制规范》，为各级档案馆指南编制提供了根本遵循和现实指导。本文分析了档案馆指南编写的意义、原则，以及在编写过程中提示、正文和补充三个部分需要注意的问题，为规范档案馆指南编写提供有益参考。

关键词：档案馆;档案馆指南;编写

概述

为全面介绍、报道檔案馆基本情况、馆藏档案、资料内容，指导档案利用者、查阅者利用档案、资料，国家档案馆专门出台了《档案馆指南编制规范》（以下简称《规范》），为各级档案馆指南编制提供了根本遵循和现实指导。

1 档案馆指南编写的意义

编写档案馆指南，能够更好地向市民展示馆藏档案信息资源，对挖掘馆藏档案信息资源，提升档案馆服务水平具有十分重要的现实意义。

1.1 利于档案价值发挥

《档案法》的出台和修订，“档案宣传月”的确定，都有力地推动和保障市民利用档案资源。但各种主客观因素的存在，导致公众对馆藏档案信息资源的数量、种类知之甚少，有必要通过“档案馆指南”的编写来指导公众便捷地了解档案馆馆藏资源情况，介绍档案馆的性质、服务宗旨、历史沿革、馆藏情况、规章制度，等等。一个优秀的《档案馆指南》具有“熔百科于一炉，集万卷于一册”的特点，覆盖馆藏档案概貌。因此，编写科学、合理的《档案馆指南》，有助于公众了解馆藏档案资源，提高公众档案利用的自觉性。

1.2 便于档案资源管理

《档案馆指南》编写也是档案馆一项十分重要的业务工作。《档案馆指南》的编写采用的是写实手法，只有丰富的馆藏资源、科学的管理才能编写出优质的《档案馆指南》。编写档案馆指南客观上又进一步促进了档案馆档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和编研。此外，《档案馆指南》本身也是全面的新型检索工具，成为案卷目录、全宗文件和索引的补充和扩大，尤其对档案馆新进人员尽快熟练馆藏档案资源，提升档案管理业务等具有积极作用。

1.3 利于馆际交流合作

近年来，档案馆馆藏档案资源的不断增加，尤其是各种专门、特色档案资源的日积月累，使各个馆藏档案资源的数量、品种和内容差异较大。如桃江县档案馆收集了莫应丰73件（张）珍贵档案资料，以及其获得的首届茅盾文学奖奖牌，各种文学证书等，为研究莫应丰著作提供宝贵资料。《档案馆指南》的编写、出版，使馆际之间交流有了更加便捷的信息交流，进而互通有无或联合开发，为档案馆馆藏合作互补提供良好保障，也有利于档案馆馆藏资源共享，发挥档案馆馆藏档案资源经济、社会和文化的综合效益。

2 档案馆指南编写的原则

档案馆指南编写，是根据馆藏档案资源基础上编写涵盖档案史料、概貌的权威性、资料性和参考性工具书。作为一部“工具书”，档案馆指南编写应坚持如下原则：

2.1 实用性原则

《档案馆指南编制规范》指出，“档案馆指南”是“指导利用者查阅利用档案、资料的工具书”。作为“工具书”的《档案馆指南》编写应坚持实用性原则，通过层次分明、排列有序、点面结合，使档案查询、利用者能够一入到档案馆就实现“按图索骥”的效果，在最短时间里掌握档案馆主要情况，并查找到所需档案资料。

2.2 系统性原则

《档案馆指南编制规范》指出，档案馆指南应包括提示、正文和补充三个部分，其中，提示包括封面、扉页、前言、目录四个部分;正文包括档案馆概况、馆藏档案介绍、馆藏资料介绍三个部分;补充则包括索引、附录和插图三个部分。这就使档案馆指南的编写框架更具逻辑和系统性，使整个指南编写实用性更强。

2.3 准确性原则

《档案馆指南》作为全面介绍和报道档案馆的基本情况、馆藏档案和资料内容的工具书，准确性是其底线和生命线。因此，档案馆指南在编写和交付印刷前需要进行严格的资料核实、考证、审稿、修订和完善等，确保档案馆指南中所涉及的时间、地点、人物及数字信息精准无误，也使《档案馆指南》作为工具书更具权威性。

2.4 标准化原则

国家档案馆颁布的《档案馆指南编制规范》是指导省市县等各级档案馆档案指南编写的根据依据，从编制的原则、指南的结构，甚至是全宗介绍的内容及其排列等都有着严格的标准和要求，要以其为编写依据，做到体例、结构及基本内容的整齐划一，符合档案馆指南编写的基本要求，准确揭示和交流档案信息，发挥档案馆指南的应有价值功能。

3 档案馆指南编写需要注意的问题

根据《档案馆指南编制规范》规定，完整的《档案馆指南》应包括提示、正文和补充三个部分，每一个部分都有其相应的规定和要求，也有需要注意的问题，在实际编写过程中要克服麻痹思想，严格按照要求，确保指南编写的质量和水平。

3.1 提示部分

《档案馆指南》提示部分包括封面内容、扉页内容、前言和目次。其中，封面要准确标注“某某档案馆指南”名称;编著者一般为编著档案馆的馆名，而非个人;出版者则主要是标识指南的具体出版社名称;扉页则包括指南版本（修订版、增订本或简本）;指南出版的具体年代;前言则是《档案馆指南》提示部分编写的重点和难点，要简明扼要地写出指南编写的目的、作用、结构及编著过程，语言要精练，内容要完整。

3.2 正文部分

《档案馆指南》正文部分包括档案馆概况、馆藏档案介绍、馆藏资料介绍。《规范》明确了档案馆概况编写内容和要求。在具体编写时，还需要注意：档案馆的“沿革”要从建馆之初一直介绍至指南编写年份;内设机构要据实编写;要突出档案馆馆藏特色及工作特色介绍;馆藏档案、资料综述要高度概括，全面的情况简要介绍，共性着重描写，个性则在全宗或资料介绍中详细表述。此外，作为指南编写的主体——全宗介绍，编写全宗介绍时，应立足馆藏档案资料实际，科学归类，设置类名;全宗介绍编写要按照依其实际整理—保管体系为单位，对档案馆档案数量、内容及特点进行分别介绍。如，从时间上，档案馆全宗介绍可按照历史档案—民国档案—建国前档案—建国后档案顺序分类;从机构上，档案馆全宗介绍可按照党群—政府及其部门—科教文卫—垂直单位等序列分类。尤其是要注重随着社会发展，立档单位名称的变化，全宗更名、撤销及合并要厘清其严格，明确档案起止时间、移交终止年度等。

3.3 补充部分

《档案馆指南》补充部分包括索引、附录和插图三个部分。档案馆指南中索引的编写，主要包括机构、事件及人名检索等，便于查找档案馆指南中的相关重要事項。因此，索引的编写应注意：原则，即，索引素材选取应坚持初选“从宽”复选“从严”定选“兼顾整体”的原则，选材的对象应该是档案馆馆藏档案、资料介绍中重复出现两次及两次以上的机构、事件及人物名称。体例，索引编写的体例包括机构索引、事件索引、人名索引等。方法，档案馆指南中的索引编写方法主要包括：指南校样时，应将列入索引词语标记（铅笔）;摘抄于卡片（卡片著录项目为序号、条目、出处等）;校卡，重点校对条目与底稿字语是否一致，有无漏索;排卡，将机构、事件及人名索引卡片分开，按照对于名称首字笔画或拼音顺序排列。编制“索引”，校卡结束，根据定稿校样标注条目所在指南中的页号，编制刊印。补充部分的“附录”编制也是其重要内容。在《规范》中有详细说明，应根据该说明结合档案馆实际，做好附录编写。其中，需要注意的是，附录项目的确定应与《规范》及馆藏实际相一致，附录材料与正文内容要密切相关，展现档案馆工作的实际特点及馆藏资料、档案特点，从而便于公众更深入、更全面地了解馆藏资源，从而更加有效地利用档案馆资料。

此外，《档案馆指南》的编写还应注意各类信息资料真实性的核实，以及资料完整性的补漏等，语言及词汇的使用应力求通顺、简洁、准确，从而将档案馆内容完整呈现于公众面前，确保整个《档案馆指南》的可读性、客观性。

参考文献：

[1]盖颖杰.浅谈档案馆指南的编写[J].档案与社会，2020（2）：14—15.

[2]柏德有.新时代档案馆指南的重新认识和编写研究[J].兰台内外，2020（9）：4—5.

[3]吕新民.铸一把金钥匙，启万卷珍藏门——修订《河北省档案馆指南》从这里起步[J].档案天地，2020（5）：23—24.

[4]靳潇飒.高效续编档案馆指南刍议——以2017年版《西城区档案馆指南》为例[J].北京档案，2018（4）：26—27.

[5]徐芸.档案馆指南新论[J].信息管理（上海），2007（5）：22—25.

[6]张玉荣，陈壮.编制档案馆指南方法的几点认识[J].四川档案，2004（5）：37—38.

[7]吴必富.关于编写《档案馆指南》的做法[J].信息管理导刊，2001（1）：27—28.

作者简介：郑敏（1982— ），大学毕业，湖南省桃江县档案馆助理馆员，主要从事档案管理研究。