党政机关文秘工作人岗匹配研究——以邢台市X区办公室为例

文/南京理工大学 郝晨汐

知识时代的到来，加快了人类世界的发展进程，高质量人才是知识时代的迫切需求，同时也是当今世界竞争的焦点，如何将高质量人才放在合适的岗位上更是值得深思的问题。如何在人岗的动态变化中激发人才的内在潜能，寻找适合的人才是一大难点。本文的研究目标是党政机关文秘工作人员的人岗匹配问题，创新点在于将胜任力模型理论与邢台市X区办公室文秘工作案例相结合，构建X区人民政府办公室文秘人员素质模型，以表格形式列出文秘人员应具备的五大素质。探究当下X区文秘工作的发展成效与人岗匹配的现实困境，并根据胜任力模型构建非线性人岗匹配模型对困境提出优化对策，期望能够对建立基于胜任力模型的文秘工作人岗匹配提供理论参考。

一、我国党政机关文秘工作的基本情况

文秘工作人员有三大特点，表现为：一要做好领导的“记录仪”，文秘机构要客观真实地将相关事宜记录下来，供领导回顾查阅。除了要获取准确全面的信息之外，文秘机构还要经过综合处理，提取有价值的信息。二要当好领导的“智多星”，文秘人员要起到智囊团的作用，为领导出谋划策，为领导日常事务或重大决策提供意见与参考。但这种参谋作用是有一定限度的，因为秘书人员大多是通用型人才，因此所发挥的更多是联系综合各领域专家意见的中介性作用。三是上下连接的“桥梁枢纽”，秘书要做到对外发布公文政策，对内辅助领导做好工作汇报以及管理决策，将公告命令上传下达，做好连接内外的桥梁。

二、相关理论基础——胜任力模型

哈佛大学McClelland教授在研究中发现传统的专业知识考试并不能预测个人在工作上的表现。除了智力之外，某些态度认知、个性特质等也是导致工作表现突出的因素。对此，胜任力冰山模型被提出，它将人员素质的个体能力划分为两个部分，即表面性才能与隐蔽性才能。冰山模型是根据“冰山原理”提出的胜任力五种要素的组合，它们分别是：个人特质、行为动机、自我认知、技能、知识。技能和知识两个要素具有外显性特征，它们犹如浮在水面上的冰山，属于表面性才能，可以通过教育培训的方式提升；而个人特质、行为动机、自我认知很难界定清楚，如同被淹没的冰山，属于隐蔽性才能，很难培养与评价，可能与先天遗传有关，这也是个体发展的核心动力，决定着表面性才能的获取与运用。

对此，本文的研究目标是在胜任力模型的视角下研究党政机关文秘工作人员的人岗匹配问题，结合理论模型，邢台市X区人民政府办公室文秘人员素质模型如表1所示：

表1 邢台市X区人民政府办公室文秘人员素质模型

三、X区党政机关文秘工作的运行现状

（一）X区党政机关文秘工作的发展成效。1.体现在文秘人员精雕细琢的记录文书。在党政机关秘书工作中，文秘工作的核心内容和第一要务就是将收集来的各种资料信息转化成书面材料的工作。因为文字工作质量的好坏直接关系到后续调研督查等工作有效的呈现，甚至影响到领导的决策方向。对此，X区文秘人员最普遍的做法就是对每一篇文稿的起草、撰写、修改、校对进行反复斟酌。例如，承担领导讲话稿、会议报告等重要文件的撰写，通常由相关组织内部集体成员共同起草，取其精华，做到细节统一规范，精细化管理，并对文稿进行规范有序的分类，便于日后查找翻阅。2.体现在文秘人员超前谋划辅助决策。辅助决策是文秘人员极为重要的职责和根本出发点。要想把辅助决策工作做好，必须超前谋划，这要求文秘人员掌握信息的面要广泛，但反映给领导的要精简。尽可能运用各种有效方式收集有价值的资料以便为领导提供高质量的参谋服务。对此，X区文秘机构始终以超前谋划、精细服务为导向，推行每月一汇报工作机制，督促各职能部门将本月工作情况以及下月工作计划，以清单式的表格形式提交给上级领导，便于领导及时了解部门工作动态、获取最新工作进展、预判未来工作方向。3.体现在文秘机构创新方式提升督查实效。文秘机构开展督查工作的最终目的是促使领导决策的有效落实。对此，X区不断完善工作机制，积极创新工作方式以提升督查实效。例如在X区督查室内，大力推行“一线、多媒、联合”督查工作法。“一线”指坚持一线督查，深入基层进行实地检查，以现场督促代替公文口头督促。“多媒”指的是运用媒体督促并反馈群众意见，通过新媒体公开通报问题，广泛接受舆论监督。“联合”就是开展多方部门联合督查综合性工作，并及时向上级反馈。

（二）X区文秘工作人岗匹配的现实困境及原因剖析。1.重岗轻人的理念影响文秘工作有序推进。通过在X区党政机关实习发现，大部分领导者认为岗位决定人才的选用标准，岗位的职责成为人才选择的依据。这导致文秘工作者根据岗位的要求来组织自己的行为，在工作中服从岗位的职责而不是根据自己的爱好特长来选择适合自己的岗位。在忽视以人为本的核心要素下，文秘工作者的工作积极性与主动性将大打折扣，这种人岗不配的情况不仅会阻碍秘书自身能力的提高，也会降低党政机关文秘工作的绩效，影响文秘工作的有序长远进行。2.对文秘人员自身素质的定位不准确。根据胜任力模型，在选拔任用上需要对人员的外显性才能和隐蔽性才能进行综合考量。但在X区党政机关秘书工作进行人才招聘的过程中，很少运用到胜任力模型对应聘者进行综合测试，尤其是心理素质测试。X区在招聘秘书时往往将应聘者的学历和临场发挥能力作为首要标准，忽视对其隐蔽性才能、行为动机、个人特质和自我认知的测试，长期来看会出现秘书心理矛盾，与领导者相处不融洽等隐性问题，人岗匹配管理实效性低。3.重职前学历而轻职后培训。正如其他企业一样，党政机关在进行文秘工作人才招聘的过程中，注重应聘者的学历，片面将高学历等同于符合岗位要求，却忽视了文秘工作发展的新趋势。与其他专业性较强的岗位不同，文秘工作者主要是通才型人才，受文秘岗位特殊性影响，文秘工作人员需要不断进行知识和技能的更新，以便更好地为领导出谋划策，做好上传下达的桥梁枢纽作用。然而X区党政机关在文秘人员入职后很少提供与岗位相关的培训和深造机会，使得秘书的知识和技能停滞不前，与岗位要求不对等，降低了人岗匹配管理的有效性。

四、X区党政机关文秘工作人岗相配的优化对策——以内隐特质为基础

以上文所述的文秘工作人员人岗匹配的现实困境为基础，党政机关如何在人岗的双向—动态变化中寻找适合的秘书是一大难点。根据冰山模型，形成了如图1所示的“3+1”结构模型，在知识经验技能的沉淀过程中，内隐特质是个人内在特质的综合，是考量人岗是否相适的关键因素，对于人岗匹配状态评估具有“一票否决”的作用。综合能力、知识储备以及经验技能可以通过培养获得提升，其只有通过内隐特质才能发挥作用，从而提高人岗匹配程度。对此，在对X区党政机关文秘工作人岗相配提出优化对策时，应从员工的内隐特质出发。

图1 基于冰山模型的非线性人岗匹配模型

（一）从文秘工作人员出发，职业道德是内隐特质最重要的构成因素。首先要做到甘居幕后。受文秘工作的性质特点以及秘书与领导的关系影响，甘居幕后是秘书职业道德规范的核心之一。其次要具备廉洁自律的职业道德。尽管秘书是幕后人物，但秘书也是领导的“身边人”。秘书身上有领导权力的光环与威望，这就使得秘书自身带有一定的派生权力。这就需要秘书在工作中坚持廉洁自律，不利用职务之便或假借领导名义以权谋私。

（二）从党政机关角度出发，关键是转变管理模式，使文秘人员充分发挥自身内隐特质。构建科学完善的员工个体胜任力量化分析，根据员工自身特质有针对性地培养。将已有的文秘人员素质模型导入考核绩效评价指标体系中，构建公正客观科学的考核机制，正确衡量党政机关文秘工作的成效与道德修养。各级党政机关应多了解文秘人员在不同时期、不同境况下的不同需求，并将不同需求强度的人安排在合适的岗位上。