高校纵向科研项目经费使用存在的问题及对策

周阿柳

（石家庄职业技术学院 科技发展与校企合作部， 河北 石家庄 050081）

高校是科研创新的重要阵地，高校五大职能中有三项均含有科研创新的内容，即“科学研究、社会服务、文化传承与创新”。高校开展科研创新活动，不仅是社会责任的承担，更是培养高级专门人才中必不可少的一环。[1]高校科研经费是用于开展基础研究、培养科技人才、增强自主创新能力、促进科技成果转化等活动的经费。而纵向科研项目经费在高校科研经费中占比较高。项目经费作为科研项目研究的有力保障，制约着高校教师科研活动的积极性以及高校科研创新成果的质量。如何高效合理地使用科研项目经费是高校科研人员特别关注的问题，也是迫切需要解决的问题。现就在纵向科研项目经费使用过程中存在的问题进行分析，并提出一定的合理性使用建议，希望能够为科研人员使用纵向科研项目经费提供参考，同时为高校科研项目经费的使用提供一定的借鉴。

一、纵向科研项目经费使用存在的问题

1.项目经费预算编制问题

科研项目经费预算是科研人员研究思路和研究能力的体现，是项目立项审批、研究开展及结项验收的重要依据，也是科研经费使用的重要前提。[2]近年来，国家、河北省、石家庄市相继出台了不少科研经费方面的政策，2016年中共中央办公厅、国务院办公厅出台的“50号文”在科研经费预算调剂、经费比重、开支范围、科目设置等方面提出了一系列松绑及激励的政策措施，使得科研人员在科研预算编制方面有了一定的灵活性，但是在实际操作中仍然存在一些问题。

（1）经费预算编制不符合政策相符性原则。政策相符性原则指的是经费预算的编制应该与国家、省市有关的政策法规相符。经费预算编制与政策法规不符，主要表现在以下几个方面：

首先，经费预算编制科目概念不清晰，内涵与政策法规不一致。如直接经费中的材料费，经常被理解为一些普通的办公用品类材料，但是，根据《国家自然科学基金资助项目资金管理办法》规定，材料费是指在项目研究过程中消耗的各种原材料、辅助材料等低值易耗品的采购、运输、装卸、整理等费用。再如，燃料动力费，有时被科研人员理解为调研车辆的汽油费，而文件规定的燃料动力费则是指在项目研究开发过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等。如果该研究项目是车辆的相关研究，而在研究实验过程中所用于该车辆的汽油费即文件所提到的燃料动力费。

其次，经费预算编制科目的开支范围和开支标准不符合规定。从专家咨询费的开支范围来讲，根据2017年《财政部关于印发〈中央财政科研项目专家咨询费管理办法〉的通知》，专家咨询费支付的专家是指精通某一领域业务，或对相关科技业务的某一方面有独到见解，已取得高级专业技术职称的人员或被科研项目（课题）承担单位认可的其他专业人员。原则上，专家是高级职称以上的人员，“被科研项目（课题）承担单位认可的其他专业人员”在实际操作中不好界定，部分院校一般采用相当于高级职称的职务标准来执行，比方说相关企业总经理、经理等。此外，聘请的专家应该精通科研项目研究的领域，而不单单是高级以上职称或相当职务即可。从专家咨询费的开支标准来讲，专家咨询活动的组织形式主要有会议、现场访谈或者勘察、通讯三种形式，文件明确规定，不同形式的费用支付标准不一样。文件规定高级专业技术职称人员的专家咨询费标准为1 500～2 400元／人天（税后）；其他专业人员的专家咨询费标准为900～1 500元／人天（税后）。会议、现场访谈或者勘察形式的专家费用半天按照以上标准的50%执行，一天和两天的按照以上标准执行，超过两天的部分仍然按照以上标准的50%执行。而通讯形式的专家咨询费则按照以上标准的20%～50%执行。在实际操作中，科研人员在选择专家的时候，范围不符合政策要求，支付标准超过政策要求，都会影响科研项目审批、执行和验收。

最后，经费预算编制科目里列支了政策不允许的项目。如根据《国家社会科学基金项目资金管理办法》明确规定严禁使用项目资金支付各种罚款、捐款、赞助、投资等。

（2）经费预算编制不符合目标相关性原则。目标相关性原则指的是经费预算编制科目应与项目任务目标相关，而不是随意编制的科目。经费预算编制的科目是项目整个研究过程中一定或者可能发生的费用，如人文调研类相关项目，一般会产生一定的差旅费用，但是如果在项目预算编制中没有差旅费，而是随便编制了测试化验加工费、设备费等，这是不符合目标的相关性原则的。再如，科技类的实验研究项目，也可能产生一定的材料费，但是材料费的内容与研究项目无关，那么也属于不符合目标相关性原则。如《雷帕霉素产生菌ARTP诱变育种》项目，可能会产生化学类的实验用品等材料，但是如果产生不相关的电子类耗材，显然跟项目就没有相关性了。

在目标相关性原则方面，如果按照项目的研究过程编制预算一般情况下是不会发生差错的，更容易出现问题的是在经费报销阶段，产生的相关票据不符合报销规定，因此需要科研人员在进行项目的经费预算编制的时候明确自己开支的经费科目，否则容易出现产生了票据而不能报销的后果。

（3）经费预算编制不符合经济合理性原则。经济合理性原则指的是在不影响项目研究任务的前提下，提高资金的使用效率。也就是说将项目经费的使用尽量做到高性价比，而不仅仅是为了用完经费这个目的。

首先，如大型设备科目，一般情况下，项目研究确实需要大型设备，那么经济合理性原则的要求是否可以租赁或者与其他项目共享，如果可以通过租赁完成研究项目，那么一般鼓励设备租赁。或者是本校有其他研究项目已经购置或已申请购置，那么就可以实现设备共享。其次，如果确需购买项目研究用的设备，那么要求提供三家或以上公司的报价表，选择较低价位的厂家。如不能提供证明，则不符合经济合理性原则。最后，相对于项目的研究过程，差旅费中出差人员过多，次数过于频繁；专家咨询次数过多，咨询专家人数较多；或者超出了项目任务书中结题成果数量的，都不符合经济合理性原则。因此，科研人员在预算编制的过程中须足够重视。

2.项目经费实际支出问题

（1）经费支出与经费预算不一致。按照文件规定，原则上科研预算项目是不予调整的，但是在科研项目经费使用过程中，确实出现了经费支出与项目经费预算不一致的现象。问题出现的原因首先是科研人员在经费支出的时候忽略了已经批准的经费预算项目而随意支出了科研经费，这是最忌讳的科研经费使用问题。其次，由于研究内容或者研究计划作出重大调整等原因，需要增加或减少项目预算总额时，未按照文件规定进行及时申请、上报和审批，导致在项目最后进入结项审批阶段而不能再进行经费预算调整的申请。最后，在实际研究过程中，有个别项目确实由于特殊原因未能支出使用。以上问题导致的结果是或者超出预算部分不能报销，或者部分经费未能使用，从而有可能导致最后的决算出现问题，甚至有可能最终影响项目的结项验收。

（2）突击使用科研项目经费。科研项目经费的使用，应按照科研项目的研究过程进行支出。在实际操作中，科研人员过于注重项目研究本身，忽略了经费的使用。一种是在研究过程中确实支出了经费，但是个人进行的垫付，而且未及时索要发票，或是在将近办理结题的时候统一开具发票。此种使用经费的办法主要是由科研人员主观造成的，由于科研经费报销是以发票为准的，因此从发票报销的角度看，是很明显的突击使用科研经费。另一种是不按照科研项目的研究过程使用经费，而是把需要经费支出的研究往后拖延，或者之前列支的项目经费有剩余，为了使用经费而增加项目次数，如突击使用差旅费、专家咨询费、劳务费等，此种使用经费是不符合科研规律的，不是科研人员应具有的科研态度。

（3）不符合经费项目使用程序。科研人员在使用科研经费的过程中，务必了解个别特殊项目的使用程序，如不按照该项目的使用程序进行经费使用，可能造成无法支出或无法报销该项目经费的后果。如设备费的使用，根据《关于完善中央单位政府采购预算管理和中央高校、科研院所科研仪器设备采购管理有关事项的通知》（财库〔2016〕194号）文件规定，“必须加强科研仪器设备采购的内控管理，严格执行政府采购相关规定，主动公开政府采购相关信息，做到科研仪器设备采购的全程公开、透明、可追溯。”因此，科研人员未根据文件规定程序自行购买的设备，是不能进行经费报销的。

再如超过1 000元的经费支出，根据财务政策规定，超过1 000元的经费使用需要公对公转账，但是个别科研人员由于不了解财务政策，自己垫付了超过1 000元的支出，导致该项目经费不能报销。

3.项目经费报销问题

（1）经费报销的时限问题。伴随着科研项目的研究过程，科研项目经费也随之产生，科研人员也应随时持产生的票据进行经费的报销。但在实际操作中，部分科研人员未及时报销票据，导致票据超过财务要求的报销时限而不能报销。部分院校对于科研经费票据的报销除特别规定的项目外，原则上当年报销当年产生的票据，但是考虑科研项目的研究周期性，一般可延期到第二年进行报销。

对于科研结余经费，按照《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发［2016］50号）文件规定：“项目完成任务目标并通过验收后，结余资金按规定留归项目承担单位使用，在2年内由项目承担单位统筹安排用于科研活动的直接支出；2年后未使用完的，按规定收回。”部分高校采取的政策是科研人员结余经费结项两年内可用于科研项目负责人后续主持或参研的科研项目。但是由于个别科研人员不了解政策或者两年内没有立项新的科研项目导致结余经费挂账问题，尤其是上拨的专项经费，如结项后两年内未使用，则会被收回。

（2）经费报销的相关票据问题。票据是报销的凭证，科研经费票据不但要符合财务报销政策要求，同时还应符合科研经费使用的相关规定。由于科研经费产生的票据不符合报销要求而不能报销经费的情况在实际报销过程中相对较少，但也确实存在个别问题。如材料费、资料费等发票只有花费的金额总数的话，一般还应附有加盖发票章的明细说明，尤其是大额的票据。再如印刷出版费，必须加盖出版社公章或财务章才可予以报销。

（3）经费报销的程序问题。科研项目经费报销必须符合一定的程序要求，各高校一般按照自身实际制定相关的科研经费报销程序，不按照经费报销程序的必定不能报销科研经费。

二、纵向科研项目经费使用对策

1.把好科研政策文件关

作为高校科研人员，首先必须对高校科研经费相关文件做到熟稔于心，只有这样，才能准确把握科研项目经费的预算、使用、报销、决算等各个关口。近年来，国家出台了一系列科研经费相关文件，河北省、石家庄市也出台了与国家匹配的相关科研经费类文件。主要科研经费文件如表1所示。

表1 十三五以来国家、河北省、石家庄市科研经费相关文件汇总表

科研人员应根据个人立项的科研项目的课题来源，首先选择该类科研项目的科研经费管理文件，按照文件要求进行经费使用；如没有对应的科研经费管理文件，则应该选择国家、省、市通用的科研经费管理文件，一般顺序按照课题级别对应选择使用文件。

此外，在了解文件的同时，应当重点把握对关键点的理解，尤其是科研项目经费预算、使用以及结余等的文件政策，建议在项目研究的整个过程中，应该不断研究、理解文件的政策内涵，且应该按照经费支出的时间来选择最新的经费管理文件。

2.把好项目经费预算关

科研项目预算，就好比一项任务的计划安排，对于科研经费使用这项任务来说，项目经费预算是否合理、周密、严谨，关系着整个研究过程经费使用是否顺利、高效。

（1）编制经费预算科目。科研人员应按照立项项目选择对应的文件中科研项目经费的分类来编制科研项目预算表。如，社科基金类科研项目经费文件中规定的科研经费直接经费项目一般有资料费、数据采集费、会议费/差旅费/国际合作与交流费、设备费、专家咨询费、劳务费、印刷出版费和其它支出八大类[3]；而自然基金类科研项目经费文件规定的科研经费直接经费项目主要包括设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费和其他支出十一大类。[4]从各级各类文件来看，一般使用的科研经费直接经费的项目分类与自然基金类科研项目经费项目分类一致。因此，科研人员在进行科研项目经费预算编制时，务必跟对应的文件相一致。

（2）编制经费预算原则。科研人员项目经费预算编制应按照科研项目预算的三大原则进行，即政策相符性原则、目标相关性原则和经济合理性原则。在政策相符性原则中需要重点关注的是政策文件对每一项科研经费项目概念的界定，应严格按照其本身的含义来理解并进行科目预算。同时，对于科研经费项目的列支数额除考虑自身项目经费数额外，必须与相关文件规定标准相一致，如上面提到的专家咨询费，以及间接经费等。在目标相关性原则中需要重点关注的是科研项目的研究过程，科研人员在制定经费预算之前，必须对该项目的整个研究过程进行深入思考，对每个研究阶段可能产生的科研经费务必进行严密推算，使制定的科研经费科目与整个研究过程基本吻合，切忌出现不相关的科研项目预算。在经济合理性原则中需要重点关注的是项目经费预算的性价比以及人员经费支出的合理性。科研人员在制定经费预算科目的具体数额时，应了解市场行情，不应做出明显高于市场价格的经费标准。另外，对于专家咨询费以及劳务费等人员经费，应根据课题研究的内容合理聘请人员，对于人员数量及咨询次数做到尽量合理。

（3）项目经费预算调剂。对于科研项目经费预算的调剂问题，应根据项目来源了解文件相关规定，做到心中有数。如根据《国家社会科学基金项目资金管理办法》规定：“项目负责人应当严格执行批准后的项目预算。确需调剂的，应当按规定报批。”从文件政策含义我们可以看出，经费预算项目被批准后（一般也是项目立项后或者任务书审批结束后），原则上一般是不予调剂的，只是在特殊情况下，才有调剂的可能性，而且需要报批。而且文件规定：“会议费/差旅费/国际合作与交流费、专家咨询费、劳务费预算一般不予调增”“项目间接费用预算不得调剂”等。因此，科研人员在进行预算编制时，应特别关注这些项目的制定，尤其是间接经费的运算问题。间接经费所占比例，从十三五以来国家出台的文件中我们可以看出，做出了较大的调整，增加了激励科研人员的绩效，但是社科类项目与自然基金项目的规定比例是不一样的：自然基金项目间接费用一般按照不超过项目直接费用扣除设备购置费后的一定比例核定，规定为500万元以下的部分为20%，500万元至1 000万元的部分为15%，1 000万元以上的部分为13%；而社科类项目间接费用一般按照不超过项目资助总额的一定比例核定，规定为50万元及以下部分为30%，超过50万元至500万元的部分为20%，超过500万元的部分为13%。而按照《关于完善和落实省级财政科研项目资金管理等政策的实施意见》（冀办发[2016]49号）按照不超过直接费用扣除设备购置费的一定比例核定，其中：100万元以下的部分为20%，100万元至300万元的部分为15%，300万元以上的部分为13%。在实际操作中，科研人员对间接经费的计算问题也比较怵头，现以河北省文件为例，对间接经费的计算作以简单介绍：

举例：总费用为1 500万元，设备费为300万元，计算直接经费和间接经费：设直接费用为X，那么可以按照上面的间接经费计算方法列方程为：

[(X-300-300)*13%+100*20%+（300-100）*15%]+X=1 500

0.13X-78+20+30+X=1 500

1.13X-28=1 500

X=1 352

得出直接经费为1 352万元，间接经费为20+30+（1 352-600）*13%=148万元。

3.把好经费支出报销关

经费预算编制如果是根据项目研究过程缜密计算并符合预算原则的话，一般在使用和报销阶段就会比较顺利，科研项目人员一定按照项目研究过程同时按照经费预算进行经费使用并及时报销经费，坚决避免出现上述在经费使用和经费报销过程中存在的问题。

三、结语

科研经费的合理使用不但能够解决项目研究中的实际问题，为科研人员研究项目提供保障，而且能够真正发挥科研经费对高校科研人员科技创新活动的基础作用。同时，各高校科研经费使用效益的提高，也必将为高校科研成果的产出提供更好的保障和动力。