病案管理流程优化措施的实践探索

宋涛，李国栋，翟清华*

(1.山西省第二人民医院，山西 太原 030012；2.山西省肿瘤医院，山西 太原 030013)

病案管理工作是医院管理工作中的重要部分。随着信息化时代的不断发展和进步，传统的病案管理方式已经无法满足医院信息管理的需求，甚至影响医院的整体工作效率，因此对病案管理工作流程的优化及改进显得尤为重要[1]。某院病案室为了解决管理流程中存在的问题，提出了优化病案管理流程的措施，本文对优化措施实施前后的部分病案管理流程进行分析。报告如下。

1 资料与方法

1.1 一般资料

选取2018年7月—2018年8月回收的纸质病案15 070份为对照组，选取2019年7月—2019年8月回收的纸质病案17 174份为优化组。

1.2 方法

优化措施：第一，将病案回收与库房管理拆分，并将其与病案整理、审核、扫描合并为一组；第二，将病案回收的时间由之前的7 d缩短为5 d，提高病案流通速度；第三，将病案缺项内容登记电子化，便于分类、查找，以节约时间；第四，采用动态循环的管理模式(PDCA)持续完善病案管理工作，及时解决工作中出现的问题。

1.3 观察指标

病案回收时间(d)=收回日期-出院日期。收回日期是指病案被收回至病案室的时间，以流通录入电脑的时间为准；5 个工作日回收率(%)=出院后5 个工作日已收回病案数/当期应收回病案数×100%；编码完成时间(d)=录入日期-出院日期，其中录入日期指病案首页被编码录入的时间；7 个工作日编码完成率(%)=出院后7 个工作日已完成编码的病案数/当期应编码病案数×100%[2]；住院病案首页合格率(%)=已收回首页合格病案数/当期收回病案数×100%。

1.4 统计学方法

2 结 果

优化组病案回收时间、编码时间短于对照组，5日回收率、7日编码完成率和住院病案首页合格率高于对照组，差异均有统计学意义(P<0.05)(见表1和表2)。

表1 两组病案管理工作时间比较

表2 两组病案管理工作质量比较 例(%)

3 讨 论

3.1 病案回收的变化

出院病案的及时回收是病案管理工作的基础工作，是使之能转化为有效医疗信息的重要前提[3-4]。本研究显示优化措施实施后，病案回收时间由实施前的(7.09±2.02) d缩短为(5.60±2.00) d，差异有统计学意义(P<0.001)；5日回收率由92.2%提高到了96.6%，差异有统计学意义(P<0.001)。可见，重新梳理调整病案管理流通环节、调整回收期限、缺项内容信息化等措施明显缩短了归档时间，加快了回收速度。研究[5]发现通过合理配置医务人员、完善监管制度、全面提高医务人员职业素养和优化病案回收环节等，可以显著提高病案回收效率，与本文研究结果一致。未来还将努力改进这项工作，以进一步提高病案回收率和病案回收质量。

3.2 病案首页完成的变化

病案首页编码完成的及时性、完整性和准确性也是未来疾病诊断相关分类(DRG)付费制度运行的重要前提[2]。疾病和手术编码是病案数据质量的关键一环，病案首页信息填写正确与否直接关系到DRG付费能否顺利实现[6]。目前，我院编码人员工作负荷比较大，超过《2017年国家医疗服务与质量安全报告》中全国医疗机构平均每日编码53.35份的工作量[7]。在无法增加编码人员数量的条件下，只能通过提供充裕的编码时间和不断提高住院病案首页的国际疾病分类代码的编码水平，实现质量管理的制度化、标准化，从而提高住院病案首页质量[8]。本研究显示病案编码时间由实施前的(8.71±3.27) d缩短为(7.38±3.93) d，差异有统计学意义(P<0.001)；7日编码完成率由77.2%提高到90.3%，住院病案首页合格率由97.7%提高到了99.3%，差异均有统计学意义(P<0.001)。可见，缩短回收时间、病案缺项内容电子化等优化措施可有效缩短病案编码时间，提高编码率，改善病案首页的质量。未来，还需要通过培训提高编码人员的编码水平，进一步提升病案首页质量。

流程管理以构造规范化的卓越业务流程为中心，持续实施一个运行高效的管理模式势必会提高病案科室工作人员的工作效率和首页信息采集录入的正确率[9]。赵学英等[3]通过重新梳理病案回收、整理、质控、编码、住院病案首页微机录入、病案装订上架等病案流通环节，进行病案管理流程的再造优化，使病案管理的每个环节更加合理化、专业化和规范化。在实际的病案管理中还存在许多问题，医院应当通过PDCA模式发现病案管理过程中的问题，及时调整、完善病案工作流程，提高病案管理水平，为患者、医疗和社会更好地服务。