基于文本比较的《科学技术研究档案管理规定》解析

孙大东 白路浩

摘 要：新修订《科学技术研究档案管理规定》的发布实施有助于规范科研档案管理工作、提高管理水平。文章从词频和主题两个层面对新旧文本进行对比分析，发现二者有较大差异，通过对其差异进行梳理分析，总结出了新文本在明确管理职责、落实电子文件管理和促进利用共享等方面具有的亮点，最后指出其在监督检查、科研档案人员以及定密、降密和解密等方面的不足。

关键词：《科学技术研究档案管理暂行规定》；《科学技术研究档案管理规定》；文本比较

分类号：G275.3

Analysis of "Regulations on the Management of Scientic and Technological Research Archives" based on Textual Comparison

Sun Dadong， Bai Luhao

（School of Information Management of Zhengzhou University， Zhengzhou， Henan， 450001）

Abstract：The promulgation and implementation of the newly revised "Regulations on the management of scientific and technological research archives" will help to standardize the management of scientific research archives and improve the management level. This paper makes a comparative analysis of the new and old texts from the two levels of word frequency and theme. It finds that there are some differences between the new and old texts. It summarizes the highlights of the new text in clarifying the management responsibilities， implementing the management of electronic documents and promoting the utilization and sharing of the new text. Finally， this paper points out the deficiencies in supervision and inspection， scientific research archivists， as well as the classification， declassification and declassification.

Keywords：Interim Provisions on the Management of Scientific and Technological Research Archives；Regulations on the Management of Scientific and Technological Research Archives；Text Comparison

2020年9月11日，國家档案局、科学技术部公布了《科学技术研究档案管理规定》（以下简称“新文本”），自2020年11月1日起施行。新文本是在1987年版《科学技术研究档案管理暂行规定》（以下简称“旧文本”）的基础上结合科研档案工作实际以及时代发展的要求修订而成的，此次修订贯彻落实了《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》精神，对科研电子文件管理、科研档案的信息共享和开发利用等方面提出了相应要求。新文本的发布与实施将进一步规范科研档案管理工作，也会对我国科研电子文件长期保存能力的提高产生一定的推动作用。

2020年10月26日，笔者在中国知网中以“科学技术研究档案管理暂行规定”OR“科学技术研究档案管理规定”进行主题检索，共检索到6篇文献，经去重后获得2篇有效文献。1987年，《档案工作》刊登了《科学技术研究档案管理暂行规定》，并进行了解读。[1]2018年，毕建新、刘卫和李东在《档案学研究》上发表了《关于〈科学技术研究档案管理暂行规定〉修订的思考与建议》一文。三位学者在我国科研管理体制变革和全球文件管理数字转型背景下，结合科学基金项目档案管理现状提出了调整规定的名称与适用范围、增加电子文件管理要求以及推进科研档案信息化建设等修订建议。[2]此外，2020年10月1日，蔡盈芳在《中国档案报》上对新文本的修订历程、修订内容和发布意义进行了梳理和总结。[3]综合调研结果发现，目前尚未有对新旧文本进行比较的研究。对新旧文本展开词频和主题内容的比较分析，可在分析二者差异的基础上总结出新文本的突出亮点和不足，并提出有针对性的完善策略，以期更好地理解新文本，为推动其落实提供参考和依据。

1新旧文本词频对比分析

为更好地比较新旧文本的内容，笔者基于Python平台，使用“JIEBA模块”对新旧文本进行了自然语言分词处理。为防止“科研档案”“电子文件”“归档范围”等词被误分开来，笔者自定义了用户词典并在分词时就引入分词模块。经处理，新文本共分出418个词、旧文本共分出421个词。结合词频绘制导出相应的词云图，如图1所示。对词云图进行比较，可以发现以下突出变化：新文本相较旧文本增加了“电子文件”，突出了“科研项目”，减少了“奖励”“科研人员”等词语。

经过对新旧文本词频的统计分析，发现两个文本中共现的词语有183个，其中新文本词频大于旧文本词频的有67个，占36.61%；等于旧文本词频的有69个，占37.70%；小于旧文本词频的有47个，占25.68%。新文本词频大于或等于旧文本的词语合计可达74.32%，这在一定程度上反映出此次修订力度之大。为更好地比较新旧文本之间的差异，笔者对新旧文本词频的差值进行了计算（取差值的绝对值），得到新旧文本词频的差值数。经计算，词频差值数的中位数为7，取词频差值数大于等于7的词语形成表1。

由表1可以做出以下分析：其一，“应当”一词在新文本中共出现33次，且在原文中可以看到，“应当把科研档案工作要求纳入科研管理制度与工作流程”“科研项目参加单位应当按照国家有关规定”等句子，可见新文本多为建议性、非强制性的规定；而旧文本多用“必须”一词，较为强制。其二，新文本中“科研项目”一词出现23次，较旧文本多出14次，可见新文本更多是围绕科研项目做出相应规定，这与其适用范围及对科研档案概念的界定有关。新文本将适用范围界定为承担科研项目的机关、团体、企事业单位及其他组织，科研档案的有关定义中也指出，这是在科研项目实施过程中形成的，这种界定对整个文本有统领作用。其三，新文本中“按照”一词出现17次，较旧文本多出14次，这是因为新文本援引其他规定的内容较多，如“按照国家电子文件归档和电子档案管理的有关规定”“按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》”等，这样既简化了文本内容，也增强了新文本与国家其他相关规定之间的联系。其四，新文本中“电子文件”一词出现了13次，“电子档案”一词出现了6次，旧文本则未出现过相关词语。可见，新文本顺应了时代发展要求，加入了对科研电子文件以及电子档案方面的规定。其五，旧文本中“奖励”一词出现9次，而新文本中只出现1次，且其中相关规定只有一句话：“对科研文件材料归档与科研档案管理工作做出突出贡献的单位和个人，应当给予表彰和奖励”，可见新文本对于奖励方面的表述弱于旧文本。其六，新文本中“结题”一词出现了7次，旧文本中则没出现过，新文本在科研档案的定义、归档范围中都提到了结题验收，第五条、第十一条、第十三条、第十四条也出现了结题验收相关的规定，可见新文本对结题验收的重视度有了较大程度的增强。此外，新文本中“承担”一词出现11次、“主管部门”出现7次，都比旧文本高出7次以上，这可以反映出新文本更加注重管理责任的划分与落实，更加明确了相关单位和主管部门的责任。

笔者认为，上述差异性的存在将会产生深远影响：其一，新文本的建议性、非强制性规定有利于相关部门和单位根据自身具体情况灵活地开展工作。当然，新文本的实施主体也应积极地贯彻落实，不能遇到可做可不做的情况就选择不做，应结合本单位或部门的具体情况制定具体的实施办法，做好科研檔案的管理工作。其二，新文本适用范围的调整及相关概念的重新界定，更好地适应了新形势下科研档案管理的要求，如围绕“科研项目”作出相关规定比以往围绕“科学技术研究”更加具体，实施起来也更具有针对性。其三，新文本援引了《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》《科学技术档案案卷构成的一般要求》《电子文件归档与电子档案管理规范》等法律、规章和条例，在增强体系化的同时，也使其更加规范、效力更高。其四，新文本中加入了科研电子文件和电子档案的管理要求，顺应了信息化的发展趋势，有助于更好保管科研电子文件和电子档案，保证其真实、完整、可读、可用。其五，新文本关于“奖励”的表述明显少于旧文本，虽然显得更为务实，但也会让相关人员认为其对奖励的重视度不够，因而有关单位和部门在制定具体实施办法时应适当对其进行强化，增加对奖励的规定进而激发科研档案人员的积极性。其六，新文本强化了科研档案结题验收的规定与要求，明确提出了科研项目在结题验收时要对科研档案进行审查或验收，加强了对科研档案结题验收的监管，有助于提高收集与归档的完整性，而据毕建新、刘卫和李东等学者指出，在旧文本的规制下，“科研项目档案验收制度一直未能建立起来，只注重最终研究成果的验收、财务审计验收，没有将档案验收纳入项目验收范畴”[4]，可以说，较好解决了三位学者提出的问题。

2新旧文本主题对比分析

旧文本对内容进行了分章，包括总则、科研文件材料的形成和归档、科研档案的管理和检查、科研档案的开发利用、科研档案人员、附则等六个章节，共二十四条规定。新文本共有二十八条规定，没有对文本内容进行总括分章。笔者对新文本的内容进行了总结梳理，与旧文本对照并形成表2内容。

相较旧文本，新文本重新规定了其适用范围、界定了科研档案及科研档案工作的定义，在细节方面也进行了补充完善。由表2可知，新旧文本主题内容差异较大，具体表现为：

首先，新文本移除了保管期限与密级划分、科研档案工作检查和科研档案人员等方面的具体规定。其一，旧文本要求按有关规定划分保管期限和密级，而新文本则将保管期限划分融入科研文件材料的归档要求中，要求在鉴定后重新划分，但对密级划分没有做具体规定，仅对涉密科研档案的管理提出了相应要求；其二，相较旧文本对科研档案工作检查大篇幅的规定，新文本没有进行具体规定，仅是在科研档案工作的定义中提到要与科研项目工作同检查，将科研档案管理列入有关部门和人员的职责范围并予以考核。可见，新文本缺少对科研档案工作进行检查的具体规定；其三，新文本未对科研档案人员的基本任务、职责、教育与培训等进行规定，而旧文本的规定则较为详细。