丹阳市公共资源交易档案电子化工作新探

章宁康

丹阳市公共资源交易中心（以下简称“中心”）自2016年实施改革以来，依托全省“一张网”（一个网站入口，一个运转平台）扎实推进“互联网+公共资源”服务，建成了公开、高效、透明的公共资源交易市场。随着交易数据量急剧增加，收集、管理、保存这些数据都需要借助电子化手段，因此公共资源交易档案电子化成为必然趋势。公共资源交易档案管理电子化不仅可以有效缓解交易中心长期存在的档案库房不足的压力，破解纸质档案占用空间、不易长时间保存、调阅不便等诸多难题，还能为市场主体提供更加公开、透明、快捷的信息服务，为政府监管提供数据支撑。

一、丹阳市公共资源交易中心档案管理现状

作为苏南地区县级市基层事业单位，中心承接当地所有公共资源项目交易，其在公共资源交易领域档案管理存在的突出问题具有代表性和典型性，值得关注和研究。

1.档案管理理念落后，对现代化认识不足

信息化是档案管理现代化的关键。传统档案管理重收藏轻利用，已不能满足公共资源交易事业的发展需求。然而，中心档案工作者当前依然花费大量的时间在纸质档案管理上，电子文件存储、检索和利用能力非常薄弱；档案工作者仅仅停留在计算机技术或数据通信技术的简单使用，对信息技术下档案管理的系统性了解不够；部分档案干部囿于传统档案管理观念，对档案电子化缺乏重视，认为数字档案离自己很远，或者认为档案电子化是技术部门的责任，档案管理者不需要过度参与。这些均制约着档案管理的创新和发展。

2.纸质档案数量激增，档案库房紧张并存在安全隐患

中心于2012年搬迁至新大楼办公，由于当时对档案室规划不合理，考虑不充分，预留的档案室面积不足100平方米。随着当地经济发展，公共资源交易数量增多，交易档案数量激增，导致档案库房严重不足。同时，库房承重也存在较大的安全隐患。加快推进档案电子化建设，建设数字档案室迫在眉睫。

3.信息化体系不完善，难以满足档案利用需求

虽然中心从市档案局统一购置了硬件和软件设备，但软件利用率较低，更新缓慢，档案资源仍以实体档案为主，纸质档案数字化加工和电子文件归档工作进展缓慢。当前电子化档案查询系统正在推进中，但基础数据库、档案利用平台、档案信息发布平台等信息化体系建设滞后，档案利用效率低，功能单一，远远不能满足社会对档案资源的利用需求。中心对周边已经推行档案电子化的先进市、县考察调研不够，学习和借鉴能力有待提升。

4.档案管理人员多为兼职，档案建设重复，资金投入量大

中心档案管理人员往往身兼数职，缺少专职管理人员，兼职档案管理员面对繁冗陈杂的档案工作压力巨大。不仅如此，由于部分纸质档案存储时间较长，为了改善档案存储环境，避免安全威胁，中心每年都必须投入大量人力和资金来保存和整理备份档案，以防文件损坏或丢失。据统计，2018年至2020年，中心兼职档案管理员由原来的1人增加到6人，几乎每个业务科室都承担起部分档案管理的职能；同时，在扩充和完善档案库房、增加档案密集架及其他保障设备、保存和整理备份档案支出上增幅明显，2020年资金投入达到前两年的3倍以上。

二、档案电子化在基层公共资源交易领域应用的显著优势

1.归档方式更加便捷，库房紧张局面极大缓解。公共资源领域办公自动化系统已经广泛应用，建设工程招投标和政府采购已实现统一线上平台操作，农村产权交易在全省率先实现“e融支付”，保证金收退也逐步完成由电子包涵代替银行包涵。这些“线上”交易数据和痕迹，产生了大量电子文件。为了不断提升工作质量、降低资源浪费，满足信息化发展需要，中心正大力推进电子文件归档工作。相比于传统档案归档模式，档案电子化可以通过对接前端业务系统，大大减轻档案人员归档工作量，通过科学管理和自动归档收集，促进工作效率显著提高。在创建过程中，通过对信息的验证和加密，保障电子档案的真实性和准确性，避免在传输和处理过程中出现差错，维护电子档案的法律地位。实现档案电子化后最显而易见的改变是节约了大量存储空间，极大缓解了库房紧张，同时消除了库房承重能力不足的安全隐患。

2.检索调阅更加便利，保存成本极大降低。电子档案通过计算机技术可以转换为统一格式，并对以前保存的文件进行读取，通过检索随时找到所需文件。比如，甲方在主管部门许可下，凭借安全交易密码锁，可以登陆中心电子档案系统，方便快捷地调阅自己所要查询的交易项目，大大节约了时间。在保存方面，实体纸质档案被电子档案逐步取代，实现单套制管理，在节约成本的同时，还实现了环保。可以说，电子档案系统可以彻底解决传统纸质档案归档数量繁多、检索效率低、保存成本高等诸多难题，更加便于工作開展，更好地服务群众。

3.保管形式更加严密，交易过程公平公正。公共资源交易所涉及的工程建设、政府采购、土地拍卖、国土网挂、农村产权交易、镇（街道）公共资源交易等项目都需要利用档案信息进行科学处理，这就要求中心在获取、保存和提取档案信息方面更加科学和完善。电子档案系统从项目进场、时间场地安排、公告发布、标段信息、投标报名、保证金缴纳、开标评标、中标公示到保证金退还等一系列交易流程，对项目交易资料和音频视频资料按照项目进行分类，交易完成后由系统自动生成、统一编号，自动分类、统一存放，自动整理、统一归档，并且与全省公共资源交易业务系统无缝对接，支持系统用户在线查询、精准查阅，达到对档案信息全过程的高效管理，全面实现公共资源交易过程全程留痕、永久记录，为政府监管提供数据支撑，为市场主体提供便捷服务，为本地区营造更加公平公正的营商环境。

三、做好基层公共资源交易领域档案电子化工作的建议

为了进一步规范电子档案管理过程，提升电子档案管理科学化、规范化、系统化水平，确保电子档案真实、完整、可用与安全，2017年12月15日，国家档案局印发了《电子档案管理系统基本功能规定》。该文件对各级国家综合档案馆电子档案收集、整理、保存、利用、鉴定与处置、统计、系统管理作出了明确规定，对管理的核心要素电子档案管理系统提出了规范化要求，对“互联网+”背景下全面做好基层公共资源交易领域档案电子化工作有很强的指导作用。

1.积极参加档案信息化培训。基层档案管理人员要积极参加各类档案信息化专业知识培训，不断提升个人素质和创新能力；中心档案负责人要对本单位的兼职档案管理员进行定期培训和一对一指导，及时传达上级精神，普及最新技术。

2.大力推进电子档案查询软件开发。推进公共资源交易档案管理电子化离不开当地交易机构的重视和推动，也离不开相关领域信息化服务商的助力。目前，中心已与软件公司积极合作，全力开发电子档案查询系统。中心各业务科室已进行了多轮次归档需求征集和讨论，与软件开发公司相互配合，重点就归档管理功能项的页面显示、查询搜索等10多个子功能，进行了数百次交流和修改，大胆迈出了档案电子化进程的第一步。

3.加强学习调研，实现资源共享。要加强与上级公共资源交易部门档案信息资源的对接，实现信息共享，对于可以开放的档案以及利用率较高的档案优先整理，提高服务效率。加强对周边先进市、县档案电子化管理经验的学习和借鉴。

4.积极完善信息化管理制度。基层公共资源交易中心应会同上级档案部门根据公共资源交易档案管理实际情况，制定详细、具体、规范、科学的电子化档案管理规章制度，以加速档案管理电子化、信息化进程，保证档案管理信息化工作的顺利实施。公共资源交易管理制度可以参照江苏省其他县市制定的公共资源交易档案信息化（电子化）管理办法，结合丹阳实际情况从档案的形成、移交、保管、利用、销毁、监督和保密等方面进行制度性规范。

5.注重档案安全性建设。基层交易中心必须严格执行档案安全管理规定，利用制度规范行为，减少危险发生，不断提高技术水平，做好内外部防范。凡涉及保密的文件资料，认真做好电子加密和保存工作，档案室电脑及芯片应统一使用国产制造，及时更新杀毒软件，禁止档案专用电脑上网，严令禁止使用外来U盘或其他存取设备刻录传输数据，做好电子档案数据备份，以确保档案数据和档案系统的安全，进一步加强档案管理工作人员的素质教育，强化保密意识。

丹阳市公共资源交易档案将努力推进电子化管理，设置个性化和专业化的系统功能，实现一键归档，从PC端直接查档。档案电子化推动了档案工作创新发展，也为公共资源交易工作的与时俱进贡献了智慧和力量。