财务信息网络化升级建设问题探讨

公衍峰，公秀娟

（1.山东安融达信管理咨询有限公司，山东 济南 250000；2.巨能资本管理有限公司，山东 济南 250000）

大数据时代下，财务工作作为企业发展的重要支撑，将企业财务工作与大数据技术相结合，转变传统的财务管理模式，实现财务共享，是财务工作的发展大势。变革财务管理模式，是打造价值型财务体系的一项重要工作，带动公司财务管理模式的创新，极大地促进了业财融合的紧密程度，具有极强的现实意义。

1.财务信息化建设总体目标

为配合公司下一步集团化管理，满足公司对财务信息网络化和会计核算的统一升级要求，确保全公司财务信息网络化升级改造工作顺利实施，在已有公司财务管理软件基础上，我们聘请国内比较专业的金蝶软件开发公司组织开展升级，去年底开始在全公司全面推行财务信息网络化升级管理。系统升级上线后，所有分公司与公司本部实现联网，进一步提高公司整体财务管理和会计核算工作的质量和效率，实现我公司对多项目、多场地、多物资的集中管控，严格了材料出入库管理，汇算数据准确及时，为公司领导及主管部门提供强有力的数字保障。以求解决各分公司分散经营多头项目管理导致的数据滞后、延时的现象。确保一手数据能及时准确传达至财务数据库。

2.财务信息化建设的重点任务

2.1 手机、电脑多形式、多级别、异地审批

各分公司、部室相关负责人可灵活运用手机、电脑直接通过手机进行业务申请及业务的审批，利用领导碎片化的时间办公，即做到了严格把关，又提升了工作效率，分散了领导集中签批的工作量，同时也符合了签批留痕的制度要求。一是异地账表查询处理，实现按核算项目两个维度的灵活查询，所有账表均支持打印和引出到EXCEL 的功能。提供所有的账表以及核算项目与科目组合表、科目利息计算表、调汇历史信息表。二是各分公司、项目部内部的往来业务处理。往来业务管理是财务管理的重要工作，对往来业务的管理包括的内容较多：往来客户信息管理、往来余额管理、呆账管理、核销管理等等，帮助企业及时掌握往来业务动态，系统提供自动收付款动态，帮助用户及时收取款项，减少人工带来的极大工作量。三是内部往来协同网络化。总公司、分公司之间往来款项内部往来协同凭证处理，把内部往来对账的控制由事后提前到事中。加强了对内部往来业务的核算处理，集团内部的各个子单位发生的内部往来业务，只要有一方在记录往来业务时，实现了由系统告知另一方及时做账，减少了双方的往来差异。

2.2 新建材料软件管理模块的应用

新建材料软件管理模块同时支持手机端、电脑端异地多项目同时管理。将以往手工填写的单据升级为金蝶系统自动打印管理，摆脱了以往手工书写不规范不及时易丢失的弊端，物资即时出入库，单据经过领导审核后立即生效，规范了流程，减轻了仓管的工作量，可以腾出日常繁琐开单记账占用的时间，将精力集中在仓管物资的实物管控。一是采购订单管理。系统提供完整的订单管理功能，企业向供应商发出采购文件，双方将按照采购订单进行具体的采购业务，规范了采购作业流程，提高处理效率。二是入库成本确认。采购结算后，入库的商品确认入库成本，准确核算外购入库成本。实现发票、入库单自动，跨期间钩稽、费用补充钩稽，减少差错率。三是出、入库管理。入库业务是仓库的基础核心业务， 系统提供负库存控制，负库存提示时可以在单据行进行颜色标示负库存，通过对出入库单据的业务日期管理，帮助企业掌握库存周转情况及呆滞料信息。四是支持单方金额合同与数量金额合同。金额合同支持不确定商品明细，常用于框架性采购协议，用于项目性采购协议，做到无缝连接，支持多级审核；

2.3 规范流程管控

所有单据进出有据可查，包括打印次数都有严格审批控制，杜绝了重复入账、重复付款、重复发料的可能性，消除跑冒滴漏隐患。一是即时库存管理。即时库存是用来查询当前物料实时库存数量和相关信息，及时库存查询及单据录入时即时库存显示功能，提供完善序列号管理解决方案，通过序列号管理功能帮助企业在管层面上实现对分销渠道和运作平台的管理控制。二是库存预警管理。提供物料保质期、仓库负库存、周期盘点、最高库存、最低库存、安全库存等关键业务的系统预警，帮助企业实时、准确掌握仓库管理信息的变化，及时制定业务应对策略。

2.4 往来款项管理

往来款项随单据即时同步登账，改善了以往财务业务数据独立的现象，消除信息孤岛，做到了账账、账实相符，付款清晰精确，提升了企业的商业信用。一是报表分析功能。系统提供丰富的采购业务分析报表，支持灵活设置查询分析条件，帮助企业快速、准确地分析采购业务状况。二是对MTO 计划模式的支持。对MTO 计算产生的采购申请单，在后续的订单、收料、发票等单据中，系统自动携带计划跟踪号，达到对MTO计划模式物料的采购全程跟踪监控。

2.5 管理链条

实物资产多部门共享，采购可以根据短缺库存结合项目进度提前安排采购计划，解决了采购不及时、临时大批量采购资金占用的情况，施工部门也可以根据实时库存合理安排领料计划，库管可以根据情况了解仓位及物资的调配，库存周转率得以提升，根据库龄分析可以合理安排发货批次，建议合理采购减少物资积压和资金占用。

3.财务信息化建设的工作要求

一是加强组织领导。各分公司、部室要高度重视财务信息网络化管理升级改造工作，充分认识抓好此项工作的重要性和紧迫性。各分公司、部室要专人负责，确保系统改造和建设工作按期顺利完成。二是强化协调配合。各公司要建立完善部门、项目部等分工协作机制，既要明确职责任务，又要强化协作配合。结合本公司实际，综合考虑一线工地、项目管理、各不同业务、资金、信息化基础等方面的因素，对项目建设进行科学规划，并主动协调相关部门共同推进系统建设。三是确保信息安全。各地要严格执行《公司财务制度汇编》、《公司材料管理办法》采取严格的技术防范措施，防止信息泄露。要切实加强数据安全管理，做好数据备份。有条件的分公司，要建立应用级的容灾备份系统，确保网络、硬件等故障发生时，财务办公业务不受大的影响。

4.财务部搭建共享中心实施方案举例

根据事业部财务共享方案的要求，拟对A 商品财务相关核算业务进行优化调整，为确保调整顺利实施，特制定本方案。

整体情况方面，各分部费用报销、供应商货款结算、A 商品财务除外销客户结算、商品核算、商品供应商结算（合计513 个，其中农户202 个、合作社和农场157 个、公司户154 个）、费用报销初审业务外，其余全部集中到财务共享中心处理；A商品部需要留存备用金，用于紧急支出或者现金收取时的找零等。调整时间自年期间7 月上旬开始，时间跨度3 个月。调整业务内容及调整方案如下表：

序号 业务内容 调整后 备注1 费用报销：差旅费、业务招待、零星购置、宣传费、促销费、车辆费用（含外租车相关款项的收取，收取的装卸费等；外租车运费明细的抽查等）等报销业务；下派费用、内部分摊费用原始单据可由A 商品核算环节进行初审，如查验发票真伪等；手续的齐全性、合理性，是否符合报销标准等由财务部对口岗位负责；单据可由A 商品核算环节代为传递（传递部门汇总、封存各自单据）2 预付款项、各类借款、现金需求 转移至财务部结算处；手续齐全后到财务部对口岗位处理整体转移至财务部结算处，包括：单据传递、报销审核、账务处理、款项支付、收取等；手续齐全后到财务部对口岗位处理业务环节需提前筹划，财务环节可协助传递相应单据等临时性用工如：季节工、促销员等人力环节金蝶系统中无工资方案，如不建立方案需传递纸质版签批付款明细，并由人力环节提报费用报销单；员工需现金上交的人力费用（产假保险公积金等、可由员工网银电汇至公司户）和离职审核等业务转财务部对口岗位负责4 工程项目、资产等购置项目，质保金的清退、收取；固定资产管理3 工资等人力费用支出，保险、公积金分摊；福利费用等转移至财务部；手续齐全后到财务部对口岗位处理转移至财务部；工程支出、设备购置等手续齐全后到财务部对口岗位处理；资产日常管理由财务部对接A 商品

5.结语

共享方案成果表现为财务共享以后，各分部财务由两名财务人员调整为一名财务管理员，总部统一进行业务处理，标准统一、信息共享，降低人员成本，事业部共节约43 人，节省人力成本约170 余万元。其他事宜方面，转移前后各环节保持正常业务开展，不必突击到财务处理各类事项。7 月份预算调整进行中，各环节正常对接处理。业务环节7 月13 日前下发供应商告知函（供应商告知函文本由财会处于7 月9 日提供），通知到转移供应商。其他未尽事项，请在本方案发布后2 天内通知财务或者相关环节讨论，过期不再处理。