新常态下机要秘书基本素养及提升途径探索

孟阳

摘  要：良好的政治分析能力和政治觉悟是对企业机要秘书最起码的要求，同时，机要秘书各相关工作的开展，必须严格按照规章制度进行，对于涉及到重大秘密的文件，需要准确掌握文件传递方向以及文件数量，以免机密泄露，从而最大限度保障文件的安全性和完整性。通常情况下，机要秘书的工作需要单独进行、分散开展，鉴于此，本文立足于机要秘书概述，对新常态下如何提高机要秘书基本素养展开探讨。

关键词：机要秘书;基本素养;提升途径

1、机要秘书概述

机要秘书的主要工作内容是负责单位内外部文件、材料的草拟，负责单位决策会议或重要会议的筹备、组织、记录、整理工作，负责上级单位来文的接受、送阅、保密等。机要秘书是传输信息的桥梁，一旦机要秘书在工作过程中存在不足，就会引发较为严重的问题，因此，机要秘书的工作压力相对较大。面对新常态下复杂而严峻的形式，机要秘书工作的开展很容易产生出现疏忽，为避免企业机密泄露，就需要重视机要秘书素质的提升。

2、新常态下机要秘书基本素养

在企业发展的过程中，机要秘书发挥着较为关键的作用。机要秘书敏锐的分析能力和良好的政治觉悟是保障文件安全传递的关键，企业机要秘书各项工作的开展，必须严格遵循原则性、保密性以及独立性原则。因此，企业机要秘书必须具备如下基本素养：

2.1、突出的政治素养

通常情况下，机要秘书日常工作的开展会接触到很多的密级文件，这些文件关乎着企业的安全和利益，不能出现半点差错。所以，对机要秘书的政治素养提出了较高的要求，要求其必须细心、谨慎，必须以保护企业的信息安全为己任。同时，机要秘书还须具备不受外界利益诱惑的良好素质，坚定信念，做到淡泊名利，心如止水。此外，机要秘书必须认真对待自己的本职工作，不能因其他原因的影响而打破纪律，应严格遵守纪律规范。

2.2、踏实的工作作风

机要秘书这一岗位对员工的耐心程度和细心程度要求非常高，所以，机要秘书须具备踏实的工作作风。文件的登记、传阅、复印及扫描归档等都是机要秘书的日常工作内容，这些工作的开展要求机要秘书必须做到认真负责，同时还需要严格监管文件的传送过程，一旦出现紧急情况，就必须想法设法克服一切困难进行处理。值得注意的是，文件的传阅必须严格按照文件的指示进行，做好文件传阅记录工作，不能自作主张。在传阅文件的时候，需要结合文件的时效性，以免由于文件传阅不及时而影响到重要决议，确保文件传阅工作在规定的时间内完成。所以，机要秘书需要合理安排领导的阅读时间，注重各环节的细节，对机要文件做到即收即送，不可拖延。為避免影响到后续工作的进行，还需要重点关注文件的交接工作和督查督办。

2.3、高效的办事效率

机要秘书须具备高效的办事能力，特别是对于那些重要的机密文件，由于任务繁重，时间紧迫，因此，稍有不慎就会造成无法预估的损失。对此，要求机要秘书必须具备高效的办事能力，以便合理分配工作时间，确保工作内容的安排合理有序，在规定的时间内完成计划需要完成的内容。同时，机要秘书随机应变能力也非常关键，这一能力直接决定着其对紧急事件的处理效率。此外，机要秘书还应该注重对工作规律和工作经验的总结。

2.4、超前的保密意识

机要秘书各项工作的开展，须保持超前的保密意识，充分认识到保密对企业发展，甚至国家安全的重要意义。因此，需要明确保密工作的具体开展情况以及实际保密工作的落实程度，对国家以及企业的严峻形势进行详细分析，研究相关的保密纪律和保密法规，明确保密常识，以免出现机要文件泄密以及失密的情况。

3、机要秘书基本素养的提升途径

3.1、强化政治学习

必须强化政治学习，机要秘书的政治学习主要通过课堂培训、线上线下联合学习以及考试培训这几种方法来实现，除了要强化机要秘书的政治素养之外，同时还应该注重机要秘书岗位工作使命感和责任感的提升，引导机要秘书树立正确的三观，确保其思想意识形态与党的要求完全一致，才能够有效应对复杂的社会价值观下的不利影响，从而坚定机要秘书的政治思想信念，营造出清正廉洁的工作氛围，为进一步提升工作效率奠定良好的基础。

3.2、加强保密培训

必须做好机要秘书的保密教育工作，丰富机要秘书的保密知识，大力宣传保密管理的重要性，确保相关工作人员明确企业、国家的严峻形势，全面落实党和国家的相关保密方针政策、上级部门的保密文件精神等，立足于长期性的保密培训工作，提升机要秘书全方位、多角度开展保密工作的能力。

3.3、强化自我调节能力

必须重视机要秘书的心理素质培养，使其能够及时对自己的情绪进行有效调整，即使面对繁重的工作任务，也能够做到及时、准确处理。同时，必须明确自己的工作性格，一旦确定了目标，就必须去自觉、主动克服;对是非的判断必须果断，避免优柔寡断。面对执行任务过程中遇到的挫折，需要有毅力，具备坚韧性，一旦发现错误必须及时改正，在工作顺利的时候也不能掉以轻心，要时刻保持警惕性。

3.4、全面提升机要秘书业务能力与办事效率

为提高机要秘书的综合素养，就必须要高度重视机要秘书的理论培训和技能培训工作。在互联网时代下，机要秘书的业务技术业务能力也必须及时进行更新，通过科学合理运用网络化办公系统开展材料以及文件的收集、整理工作，熟练掌握基本的办公软件。有效的岗前技术培训工作，能够确保机要秘书在上岗之前就能够熟练掌握基本的工作技能，为确保各项工作的有序开展奠定良好的基础。具体工作的开展，要加强和企业主要负责人的交流沟通，不断总结工作经验，学习工作方法，积极主动学习法律知识和网络知识，在不断进行自我完善的过程中提高业务素养。

4、结语：

企业历经初步发展、稳步发展到高质量发展，会越来越重视精细化管理，进而对企业机要秘书的工作能力提出了更高的要求。在新常态下，机要秘书必须认清当前的发展形势，紧跟时代的发展步伐，通过不断提升自身综合素养、完善知识和技能，进一步提高各项工作质量，从而为企业高质量发展奠定良好的基础。

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