试论公立医院“三重一大”事项档案的管理策略

文·王莉

按照《国务院办公厅关于全面推开县级公立医院综合改革的实施意见》的要求，在“健全县级公立医院内部管理制度”方面，要完善医院内部决策和制约机制，实行重大决策、重要干部任免、重要项目实施、大额资金使用集体讨论并按规定程序执行。这个制度称为“三重一大”制度。医疗卫生机构近年来涉及药品、耗材回扣的腐败事件时有发生，影响了医院在人们心中的形象。探究这些情况的根源，均能在原始档案中找到蛛丝马迹，比如伪造会议记录、文件合同等。针对这一现象，国家加大了监管和监督的力度。根据国家卫健委发布的文件要求，截至2022年6月底，我国将对全国二级以上公立医院开展巡查。在此背景下，医院加强“三重一大”事项档案管理，就被提到了医院档案工作的重要日程中，成为下一步医院档案工作的主攻方向。

一、“三重一大”事项档案管理的问题

（一）档案形成不规范，管理不严格

由于医院的行业特殊性，业务工作与日常工作无法严格区分对待，致使医院在“三重一大”事项的决策方面，不能严格按照党委、院委决策范围逐项落实，也造成记录这些过程的档案资料不完整、不系统，所以在各级各部门的巡视巡察和审计中，档案资料会因不全而起不到可追溯性的佐证作用。同时，由于部分医疗机构对档案收集、存储和管理等环节的认识不到位，导致医院档案的收集与报备流程不规范，比如收集不够齐全、整理不够科学、归档不够及时，借阅归还比较随意等。随着监督渠道越来越多，若涉及到重大决策、重要干部任免、重要项目实施、大额资金使用这种“三重一大”事项被投诉或检举，上级部门调阅相关档案资料或取证时，经常会因找不到原始档案或提供资料不完整，造成涉及到的事项不能及时给予准确的定性。

（二）“三重一大”事项档案意识不到位

医院的档案大致包括业务档案及管理档案两类。业务档案主要是病历资料。目前二级以上公立医院越来越重视病历的书写及归档，病案室、质检科等重要部门也加强了人才队伍的合理配置，所以医院业务档案的管理已基本趋于规范化。管理档案涵盖了行政、后勤及职能部门的日常管理及监管资料，需要报备的“三重一大”事项多由这些部门直接负责。由于这些部门负责档案收集及上报的人员基本都是兼职，对档案的作用和重要性认识不到位，档案管理机制中又缺乏相应的培训奖惩措施，导致管理类档案管理不到位，最终影响到档案作用的发挥。

（三）“三重一大”事项档案管理制度不健全

目前部分二级以上的公立医院已经设置了档案室，配备了从事档案管理工作的专职人员，也制定了相应的管理制度，但有些制度只是借鉴了通用模板，没有结合本单位的工作实际拟定相应的规章制度。特别是“三重一大”事项档案，缺少针对于本医院实际情况的管理制度，工作中无章可循，只能摸索。同时，制度的缺失，也导致档案管理人员在工作中，缺乏政治敏锐度和工作责任心，对上报的档案资料不能严格把关和审核，使归档资料质量不高，作用不大。

二、创新“三重一大”事项档案管理模式的对策

（一）加强医院“三重一大”事项档案报备管理

一是由于医院在“三重一大”事项上涉及科室多，档案形成复杂，加上业务科室人员对档案不够重视，易出现报备工作不规范、各项运行机制不畅通的情况。为解决这一难题，需要公立医院在“三重一大”事项档案上报制度上积极寻求突破，成立专职的档案报备领导机构，由分管档案工作的班子成员任组长，重要科室、关键岗位的主要责任人为成员，同时下设办公室，由负责档案管理的专职人员全面负责“三重一大”事项档案的收集整理，确保档案的齐全完整。

二是建立健全档案工作机制。要明确领导机构及办公室人员具体的岗位职责，定岗定位，各负其责。要明确“三重一大”事项档案报备的范围、内容及时限，确保档案收集完整、内容规范，归档及时。要定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务能力，使“三重一大”事项档案的收集整理符合报备要求。从而达到档案制度得以创新完善、报备事项得以完整规范的目的，真正让档案管理工作在公立医院的规范运行中，发挥出积极的作用。

（二）强化“三重一大”事项档案的监管措施

一要对医院“三重一大”事项进行有效监管，充分发挥派驻机构的监督作用。各医疗机构的“三重一大”事项均要实行月报备制度，将原始档案的存贮方式由之前的单位单一掌握变为与上级纪检部门共同监管，降低原始档案被篡改的几率。

二要定期召开档案工作调度会，对近期以来“三重一大”事项档案管理工作进行分析、总结和督导，针对当中的问题认真研究，及时拟定整改方案，并由专职档案管理人员进行业务指导，确保问题随时发现、随时整改。

（三）规范“三重一大”事项档案管理制度

要结合医院工作实际，进一步完善“三重一大”事项档案资料的交接、存档和借阅归还制度，并细化各流程环节，除填写日常的档案管理登记簿之外，要新建报备资料登记簿及借阅制度，由档案室负责人及指定专职工作人员进行双重管理，确保档案的万无一失。要加快“三重一大”事项档案数字化进程，并根据“三重一大”事项档案的保密等级，对档案资料进行加密升级管理，确保的档案安全管理和使用。