运用6S管理促进医院档案工作发展之我见

文·崔杰

6S管理起源于日本企业5S管理，是对生产现场的材料、设备、人员等要素开展整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SETKETSU）、素养（SHITSUKE）等活动，因日语中罗马拼音均以“S”开头简称为5S。1995年5S管理被海尔公司引入，并增加“安全” (SAFETY)变成了6S。现已拓展应用到服务行业，国内众多行业的6S标准将“清扫”调整为“规范“（STANDARDIZE）”，即整理、整顿、清洁、规范、素养、安全。由于6S管理的方法不断发展和规范，在国内很多企事业单位得到应用与推广。医院引入6S管理理念后，促进了各项工作的长足进步，同样也推动了档案管理工作的发展。

一、增强了对档案工作的重视程度

长期以来，由于对档案管理重要性的认识不足，医院在档案工作资金投入、设施建设、制度完善、人员配备等方面重视不够，导致医院档案管理工作长期处于被动应付、松散对待、不规范、不科学的状态，主要表现在档案形成部门不注重档案材料的收集，整理、归档、移交工作，造成档案材料缺失严重、查找困难。大多数职工档案意识淡薄，在档案形成过程中态度随意，不能按照档案规范要求详细、完整地填写资料，甚至有涂改迹象，严重影响了档案的真实性和权威性，使得档案部门在档案使用时，要投入大量的人力物力精力去甄别、鉴定、填补资料。

这些不良现象在6S管理理念引入后得以缓解。首先，在档案室开展作业标准化管理，充分运用定置管理、目视化管理、定点摄影法、作业标准化管理法等对人、物、环境、时间、空间、设备及废物的标准化进行整理、整顿。其次，在6S管理下档案工作的氛围发生了变化，医院领导的档案意识有了提高，加大了对档案工作的资金人力投入力度，配齐了档案管理工作所必需的基础设施及软、硬件设备，推进了档案资源数字化、信息化、网络化的建设进程，使档案工作在管理手段、保管条件、保护技术、利用服务等各方面实现了升级换代的巨大提升，并充分利用现代技术和科技手段，保障医院档案工作与时俱进、创新发展。

二、加强了档案管理的规范化

6S管理的内涵决定了档案管理要规范化、标准化。在实际工作中，从日常清洁到流程操作都要有规则，具体包括一是区域定点自查，即每位员工每天定时检查6S情况，坚持每日6S管理10分钟工作制；二是区域责任人日查，即每日督查1～2次，发现不符合6S管理标准的现象，及时与相关人员沟通并敦促改正。落实6S管理“三不原则”，即“不制造脏乱、不扩散脏乱、不恢复脏乱”。6S管理要达到的目标是，让每个员工都能积极参与，每个员工都能自我管理，每个员工都能养成习惯，每个员工都能持之以恒 。将6S管理理念融入到档案工作之后，无论是医院建设还是各科室自我管理的各项事宜，以及医务人员参加的各项社会活动，都能注重档案资料的累积，并按质按时按要求上交并归档，及大地提高了档案质量。同时，通过6S管理理念不断完善档案管理制度， 将档案管理责任落实到每一个档案管理人员身上，使档案管理人员有更高的责任意识，并将6S检查工作融入到档案管理的日常工作中，及时收集整理归档资料，规避档案资料流失情况，极大地提升了档案管理质量和管理效率。

三、提升了档案人员的整体水平

档案业务包含档案学、心理学、行为学、公共关系学以及计算机、数字化、信息化等多个学科的知识，要求档案管理人员有丰富的知识储备和综合的业务素质。通过推行6S管理，不断对档案人员进行相关法律法规和业务知识的教育培训、考核，可以为医院培养出适应现代化档案事业发展需求的高端人才。另外，高科技的发展在推动档案事业快速发展的同时，也让档案信息安全隐患不断增加，加剧了档案管理的难度和风险。而医院6S档案管理模式，营造出了规范、安全的工作环境，强化了档案人员的安全意识，促使档案管理人员自觉遵守规定，保持设备性能完好和运转正常，维护档案存取规则，减少误取误用，杜绝安全隐患，避免安全事故，让档案人员在遵守科学工作规程中，不断提升自己的业务素质和工作水平。6S管理的精髓和强大之处就在于其高标准、严要求的可操作性极强的现场管理。6S是一种态度、一种习惯、一种行为、一种传承、一种文化。这“五个一功能”，可以指引人的素质逐步提升，提高员工价值，推动流程管理，保障档案安全，提升工作效率，提高服务对象满意度。

医院以治病救人和挽救生命为宗旨，是一个分工精细、操作严谨、追求效果的部门，档案管理水平的高低会影响到医院上述职能的发挥。而6S管理会促进医院档案管理提升水平极大提高，因此在医院推行档案工作6S管理模式是一种明智的选择。