数字档案馆建设与手机媒体契合的路径考察

文·郭金鹏

手机媒体，是以手机为视听终端、手机上网为平台的个性化信息传播载体，它是以分众为传播目标，以定向为传播效果，以互动为传播应用的大众传播媒介，被公认为继报刊、广播、电视、互联网之后的“第五媒体”。手机媒体的基本特征是数字化，最大的优势是携带和使用方便，其作为网络媒体的延伸，具有网络媒体互动性强，信息获取快、传播快、更新快以及跨地域传播等特性。目前手机媒体以其信息传播的即时性和互动性，博取了极其丰富的受众资源，并充分展现出传播者和受众高度融合的优势。未来随着信息社会的发展，手机媒体在使用深度和用户体验上还会有更大的突破。作为较为传统的档案部门在数字档案馆的建设发展中，如能恰当地引入手机媒体，或许可以为档案事业发展带来崭新的局面。

一、数字档案馆与手机媒体契合所面临的挑战

（一）信息资源质量有待提高

手机媒体的应用会使数字档案馆的利用范围进一步扩大，利用效率进一步提高，用户的体验感也会更强，这就为数字档案资源质量提出了更高的要求。因此，档案部门在数字档案馆建设中要有前瞻意识，要对数字档案信息的处理既精准又包容，为手机媒体的融入留出余地。

（二）信息服务能力有待提升

融入手机媒体的数字档案馆因其受众面极为广泛，在信息服务能力上也有更严格的要求，要做到在用户提出信息服务需求时快速解决问题，以免问题堆积，影响档案部门的信誉度。因此，数字档案馆要开通可以与用户“亲密接触”的档案信息主动服务渠道，及时了解不同人群对档案信息的不同需求，为手机媒体服务民众提供信息储备。

（三）知识产权保护问题亟待解决

数字档案馆是通过数字网络平台向公众传播档案信息资源，这种公开的档案信息资源传输，或多或少地会涉及到知识产权等问题。由于技术和经费的制约，档案部门目前还无法有效保护知识产权人的相关权利，因此融入应用范围广、使用频率高的手机媒体，会更增添数字档案馆知识产权保护的难度，需要档案部门更加谨慎地对待档案信息安全问题。

二、数字档案馆与手机媒体契合的路径

（一）数字档案馆与手机媒体契合的资源建设

数字档案馆是档案馆在大数据时代的新发展形式，其资源建设质量规模会直接影响到数字档案馆的发展变化。大数据环境下，档案部门可以借鉴“众扶、众创、众包、众筹”的“互联网+”模式，促进数字档案馆与手机媒体的融合发展。

1.能够拓宽数字档案馆资源建设的渠道

移动网络覆盖的广泛性和智能手机功能的不断完善，增强了档案部门与用户的互动交流，为数字档案馆的资源建设开辟了新的通道。数字档案馆可以在移动客户端中开通个人门户系统，让用户既成为档案信息的使用者，也做档案信息的生产者，开拓数字档案馆资源建设的渠道，扩大档案资源建设的多样性，丰富数字档案馆的信息资源。

2.可以减轻数字档案馆资源建设成本负担

数字档案馆可以借用移动客户端便捷支付功能，设置一个有偿支付平台，用户在无法直接获取所需档案信息时，可以借助这个平台向其他组织或个人求助并支付合理的费用。档案部门也可以在这个平台中发起项目筹资，由用户根据自己的能力或兴趣予以出资赞助，并在项目完成后获取相应的优先服务，在减轻数字档案馆建设和维护成本的同时，方便用户使用。

3.有利于协调数字档案馆资源建设不平衡的状况

在“互联网+”时代，档案部门可以利用手机媒体的便捷，为广大需求者建立公开的信息交流平台，广泛获取社会各界包括个人、企业在内的支持，将数字档案馆事业做大做强；另一方面，加大数字档案馆建设比较成熟的地区（例如青岛数字档案馆、深圳数字档案馆）对其他地区的帮扶政策，实施“点对点”的帮助模式，建立长期友好合作机制，向发展较慢的地区介绍先进经验，开展交流活动并分享档案信息资源，改善我国数字档案馆资源建设地区不平衡的现象。

（二）数字档案馆与手机媒体契合的管理创新

1.档案部门实现数字档案馆的管理智慧化

数字档案馆内部信息化管理包括办公自动化系统和档案业务管理系统。由于数字信息的载体具有多样化的特性，在数字档案馆管理过程中适当引入手机媒体，充分发挥其不同于计算机的特点，可以更好地推进信息化建设，实现数字档案馆的人性化管理和智能化运转。

2.用户实现个人数字档案馆的管理自主化

就目前我国公民的档案意识来看，仅有少部分人会对自己产生的信息档案进行系统化的整理、利用。公民疏于对个人档案的管理，一方面受档案意识的影响，另一方面由于个人档案种类复杂、数量较多，分类整理工作的难度较高，普通大众会产生畏惧和抗拒心理。基于此，档案部门既要努力提高社会公众的档案意识，使其掌握必要的个人档案管理知识并培养其基础档案的管理能力，也要积极开发适合普通民众使用的、简单易操作的档案管理系统，让手机终端的移动APP成为用户自主管理个人数字档案的最佳平台。

（三）数字档案馆与手机媒体契合的利用创新

1.基于手机媒体的服务理念创新

基于手机媒体的数字档案馆，在为广大用户提供信息服务时具有传统档案馆所不具备的新特点，在服务理念上能够更加体现“以用户为中心”，增强档案部门与用户之间的沟通、交流，从而根据用户的信息需求提供更切合实际的服务，提高服务质量和效率，使得档案信息服务借助手机平台得到延伸。用户根据个人角色的设定可以选择不同分类的档案信息，同时当档案内容更新时能够实时推送。在大数据环境下，通过对不同类型用户产生的数据进行分析，可以使数字档案馆的服务更加智能化，在变被动服务为主动服务的过程中提高服务的质量和用户体验，深度挖掘用户的潜在档案信息需求。用户可以通过档案部门手机客户端、第三方应用（微信、抖音、快手等）多种渠道方便地获取所需的档案信息，且内容真实可靠，将“查档案”这一行为逐渐地植入公民获取信息的习惯性选择。

2.基于手机媒体的服务队伍扩展

基于手机媒体为用户提供档案信息服务不同于传统的服务模式，平台搭建完成投入利用的同时，对工作人员提出了新的要求，需要不断提高档案工作人员的综合素质，以适应用户多样化的档案信息需求。利用手机开展档案信息服务，也就意味着将档案馆的服务窗口搬到了每一个用户的面前。因此，档案馆应设置专职人员处理用户通过手机发出的问题，及时为用户提供解决方案。由于这一岗位与用户有着直接、密切地接触，工作人员一方面要对馆藏资源有全面的了解和掌握，能够迅速为用户提供准确的信息；另一方面要定期接受业务培训,提高自己的服务意识和能力，树立档案机构在新时期与时俱进的良好形象。

3.基于手机媒体的利用形式多样化

一是创建档案手机报、手机杂志。数字档案馆在建设过程中开通手机报和手机杂志功能，是实现档案信息利用服务的创新之举。手机报具有覆盖面广、传播速度快、可反复阅读等特点，有利于扩大档案信息传播范围，深化民众的档案意识；有利于增强档案部门与公众的互动。用户在被动接受档案信息的同时，也可以发送自己想要查询信息，系统在保证档案信息内容安全的情况下根据关键词进行检索并给予回复，极大增强了用户的自主服务功能。

二是开发档案馆手机客户端。手机客户端是以手机为终端的软件，操作简单易懂。档案专用手机客户端的开发，对于档案工作可以起到良好的宣传作用。政府机关等部门也可以利用客户端查询相关档案信息和政府文件等，既有利于相关部门对档案工作进行监督监管，也有利于增强领导对档案部门的关注重视。

三是开辟档案教育直播平台。教育直播是互联网环境下教学方式创新型发展的重要表现，具有实时性、互动性和灵活性的特点，其兴起时间较短，发展速度较快，受需求影响较大。档案部门可以委派专职人员开辟教育直播平台。以直播形式举办专题档案讲座，以历史典故、文化故事等趣味性较强的资源为基础，普及历史档案知识，将档案以通俗易懂、有趣的形式展现在大众面前，观众可以零距离与档案专家互动，学习档案知识，消除人们对档案神秘性认知的心理隔阂。

移动互联网的发展展现了人类科技的飞速进步，信息化时代我们的工作、学习和生活都受到着潜移默化的影响，“互联网+”概念的提出更是彰显了人类利用互联网实现更大进步的决心，以手机媒体为代表的移动终端将会成为“互联网+”在实践中的主力军。档案部门作为具有悠久传承历史的服务性、专业性、文化性管理机构，是社会主义文化繁荣发展必不可少的，与国家、社会和公民的利益息息相关，其工作模式应该随着社会的发展不断改进，以适应逐渐增多的档案需求。