医院档案信息化管理模式的构建研究

文·程芳

医院档案是医院党建、管理、医疗企业发展、医疗研究创新的重要依据和参考，实现信息化管理可将档案从实体管理转到信息管理，逐步实现档案管理智能化，提高工作效率。但受医院档案信息化建构模式和信息管理程度的限制，医院档案信息化建设仍存在一些问题，需要进一步改进和完善，以促进医院档案工作高质量发展。

一、医院构建档案信息化管理模式的必要性

（一）医院档案收集与管理效率更高

在传统的实体档案管理环境中，档案收集、整理的适时性不足，通常是文件资料定时收集、定期归档，易导致收集不齐全、归档不及时等弊病。在档案信息化管理中，医院管理和医疗过程中文件资料可通过计算机系统软件的收集、整理功能及时归档保存，亦可借助互联网技术进行“编辑和检索”，大大提高了档案工作效率。并且依靠计算机系统的远程服务功能，用户可以自己的需求按权限便捷使用档案，也使档案个性化服务成为可能。

（二）档案管理趋于扁平化

医院传统的档案文件管理模式需要大量的人力、物力和储存空间，丰富馆藏的需求常受这些因素制约。在信息化领域里，通过构建档案信息管理系统，让文件资料的收集、整理、归档、利用、共享都变得智能、规范、便捷，从档案的形成者到档案的管理者再到档案的利用者，在信息化管理环境中都具有更大的自律性、自觉性和平等性。网络沟通的便利性也使医院的档案利用领域更加广阔，管理者与利用者的关系更加紧密，医院可以及时获取归档管理与使用中问题反馈，促进档案信息化管理持续优化。

（三）档案利用形式更加丰富

医院档案在医院等级评价、财务审计、员工晋升等方面作用很大。传统的档案信息使用方式，通常由特定负责人以电子版的形式提供给相关部门或相关人员，或者以特定的形式刊登在网站上，这种单向发送信息的档案使用方式，受众面窄、局限性大。在档案信息化管理系统中，依靠信息技术的高科技，可以构建档集中展示平台，供需要定制文件、获取内容、视觉图形化等更复杂的档案使用，促进档案使用方式的详尽开发。

二、医院档案信息化管理的问题

（一）对档案信息化管理的重视程度不够、执行力不足

目前许多医院已经实现了档案信息化管理，但有些档案人员没有深刻认识到档案信息化管理的重要性，对医院档案信息化管理知识了解不深、技术掌握不够，使用医院档案信息化管理系统不熟练，致使医院档案信息化管理的优势发挥不充分，对医院工作的发展没有明显的促进作用。

（二）医院档案管理质量有待提高

医院档案信息管理质量低下与医院档案信息基础差有一定关系。目前医院档案及档案管理可以用“杂乱”和“贫弱”来表现。一是没有进行档案的分类整理和保密保管。一些档案人员认为档案管理很麻烦，在数据库中随意组织文档，缺少系统分类和详细选择，不仅没有发挥出信息技术的作用，而且在使用文档时还容易造成混乱。二是没有按标准科学整理档案信息数据包。所有类型的文档都必须基于时间线来排序，即需要在纵轴上花费功夫，同时也需要在横轴上科学分类。但现在很多管理者都无视这些细节，认为只要数据和文档内容正确就可以了，导致医院档案管理质量不能满足信息化建设的要求，给构建档案信息化系统造成障碍。

（三）档案信息安全性问题

医院档案信息数据库借助于计算机系统而生存，一旦计算机系统感染病毒或损坏的话，档案信息也会随之遭受损害。此外，互联网的传播特性，也会为档案信息的利用增加泄露风险。因此，医院档案信息化系统构建的安全性，可以说是档案信息化管理的重中之重，需要医院管理层、系统构建者、信息使用者都倍加注重。

三、完善医院档案信息化管理的措施

（一）加大数字化档案资源库建设的投入力度

医院要坚持问题导向，在解决短期问题的同时，制定长期规划。一方面加快纸质档案数字化速度，推进纸质档案与电子档案双轨系统向单轨系统转变，充实数字档案资源库的内涵。另一方面信息化系统构建时，按标准更新优化软硬件结构，合理处置档案信息数据的埋藏点，使之符合医院档案信息系统构建的原则，便于档案数据的收集和处理。

（二）加强对医院档案信息资源的开发利用

对医院病例档案信息的挖掘利用，可以为这些病例的后期研究提供参考和经验；积极公开一些医学科研成果，可为医疗技术的进步贡献力量。因此，无论是医院管理层还是档案管理者都必须拥有档案服务中心工作的意识，妥善管理档案信息资源，大力开发挖掘档案信息资源，最大限度地利用信息技术优势，提高医院档案信息资源利用效率，敦促医疗档案信息公平共享。

（三）加强档案安全备份

鉴于数字档案的易修改、易损毁、载体依赖性高等特点，医院档案信息化构建时，应同时构建数字档案备份系统，建立文件备份机制，强化“云档案”结构，切实承担起数据档案备份的责任，以保证医院档案信息资源的安全性和长久性。

总之，在信息时代，医院档案管理必须实现高效标准的档案信息管理模式，提高医院档案管理水平，助力医院的健康有序发展。