对事业单位基建工程项目施工与基建档案管理的探讨

高 婕

（广东省林业科学研究院，广东 广州 510520）

1 事业单位基建工程项目与基建档案管理

自2018年12月中央经济工作会议上提出加快新型基础设施建设（简称“新基建”）后，短短两年新基建已成为我国重要的战略方向。事业单位作为国家的社会服务组织，基建工程项目的需求日益增加。

1.1 事业单位基建工程的特点

1）建设周期长。事业单位基建项目大部分规模较大，涉及财政预算，参与的部门众多，工程情况较为复杂。从项目可行性报告到预算下达，从签订项目合同到省财政审计结算，需要严格执行财务制度。有些项目需要1-2年甚至更久才能完成。

2）工期紧凑。基建项目财政资金一旦下达，就需要立刻进入招投标、挂网公示等阶段，资金在规定时间没有使用完毕，会发生财政收回、或做下一期结转等操作，为避免因资金使用不及时产生的后续问题，事业单位基建项目需要保质保量、紧凑进行。

1.2 基建档案概述

1）基建档案。基建档案是企事业单位、政府机关档案管理中重要的组成部分。1988年，国家档案局、国家计委4号文件对基建档案下达了科学的定义，指出：“基本建设项目档案资料是在整个建设项目从酝酿、决策到建成（使用）全过程中形成的[1]。”基建档案与建设单位、人民生活息息相关，也是记载单位发展的历史依据和重要凭证，具有一定的保存价值。基建档案管理工作者应主动参与基建工程项目资料管理、图纸收集，并对基建工程项目档案资料实行全过程监控，以满足基建工程项目竣工验收结束之后，确保项目档案资料的完整性，以待做好移交、审计等工作。

2）基建档案的特点。（1）专业而系统。基建项目从调研到设计、从施工到验收，本身就是极具专业性的工程，根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T 28-2002、《建设工程文件归档规范》 GB/T 50328-2014，基建档案实施过程中必须完整详实地记录从项目设计、可行性研究、报建、地质勘探、施工监理、竣工验收等基建工程项目建设的全过程，体现出基建档案专业又系统的特点。（2）广泛而复杂。建设工程项目施工建设需要很多单位共同参与实施，涉及业务单位、规划设计部门、建筑施工企业、工程监理单位、消防安全评估单位等，在与这些不同单位部门进行沟通联系中，都会有基建档案的产生，不同行业、不同部门、不同形式文件资料的收集整理，是一项广泛而复杂的工作[2]。基建档案要在基建工程的实施推动中不断发展、完善。

3）事业单位基建档案的重要性。（1）查阅作用。事业单位基建档案包含了从基建项目立项到竣工验收各个环节中产生的所有文件信息，是对各环节设计参数、监管指标以及质量标准等数据的真实记录，基建工程建设的各种问题可以通过翻查基建档案的方式，查明问题，对症下药，解决问题。另外，对后续的基建工程使用、改扩建以及维护等方面也提供了科学的依据。（2）审计作用。事业单位内部审计是通过对单位的经济活动、财务收支、风险管理、内部控制等实施监督审核，评价其是否遵纪守法并及时发现、制止违规违法行为的活动[3]，是财务监督体系中的一个重要的组成部分。事业单位基建工程涉及资金项目繁多，基建档案中有对基础建设各环节的真实记录，能够真实反映建设过程中所有资源以及资金的利用情况，包括基础建设投资预算、招投标价格、工程造价预算、施工过程中方案变更等信息，为事业单位的审计工作提供了最真实的依据。因此，基建档案是事业单位风险管理和内部控制的科学依据和有效保证。

2 项目施工与档案管理中存在的问题

2.1 档案资料时效性

在基建项目里，现场施工和档案管理一般两套不同专业人员，而传统的重建设轻记录的意识严重影响基建档案的时效性，后续补做资料的情况时有发生。

2.2 档案资料规范性

目前，相关部门对档案验收和管理有法律法规的要求，但在基建档案管理过程中，基建档案责任人不能及时做好各个部门的协调沟通，只是简单地进行了整理存放，并未进行科学规范地整合，导致档案管理工作质量和效率低下，对后续的审计工作也会产生负面效应。

2.3 档案资料完整性

事业单位的基建档案管理工作开展中存在很多职责不明的现象，这一现象的存在导致档案的记录与保存都难以保障精确性，一旦出现纰漏就只会推卸责任，进而造成不小的损失[4]。资料不完整、缺乏关键证据、整理不科学、资料管理混乱等问题时有发生。

3 对策和建议

笔者通过多年在事业单位的管理实践，结合实际，立足“收、管、存、用”，总结出一套操作性强的事业单位基建项目档案管理模式，主要包括：统一标准、建立台账、节点把控、专人专管。

3.1 统一标准

根据事业单位的性质，结合基建工作的内容，提前订标准、出要求，制定并发布《项目工程档案管理制度》，用规范化、标准化要求档案的收集、整理、归档、保管等一系列工作，以此来保证基建档案资料的完整、统一、准确。在整理档案的实际工作中，不断积累、总结经验教训，持续对项目档案管理相关制度进行完善升级。

3.2 建立台账

根据不同的类别，建立台账制度。《施工单位信息台账》、《安全施工台账》、《项目信息登记台账》、《资金流动台账》、《项目资料台账》等，确保整个基建项目的流畅性，避免因项目施工和档案管理未能得到良性衔接而造成的资料缺失。

3.3 节点把控

1）阶段检查。档案管理与项目管理紧密结合，适时进行阶段检查，特别检查重要环节和关键阶段的资料收集整理进度以及资料质量。发现问题，及时整改。

2）竣工资料审核。按照施工合同，在项目验收前期，对需移交的竣工资料进行把关。提前对资料整编计划、归档范围、资料规范性以及移交方案等进行审查把关，提出指导意见，确保竣工资料符合本单位归档要求。

3.4 专人专管

坚持“专人管理”的工作原则。建设单位是基建项目档案管理的主责单位，而单位档案管理人员负责基建档案的所有资料的管理，严格按照档案管理清单，逐项核对资料，审核资料的完整性和规范性，有效减少项目管理上的纰漏，整体工作实现闭合。

4 结语

在我国基建工程飞速发展的今天，基建档案是基建项目不可或缺的组成部分，对工程管理、运行、维护和改建具有重要的指导作用，事业单位更是应该结合实际、与时俱进，建立起科学高效、操作性强的基建档案对接机制，以确保基础设施建设顺利建成。