灵活就业人员人事档案管理问题研究

张宏伟

（山东省泗水县社会保险事业中心，山东 济宁 273200）

对于我国而言，经过了数十年的努力奋斗，不仅在经济领域摆脱了“野蛮生长”的尴尬局面，经济市场正向着更加规范化的方向发展，人事档案管理模式也更加标准化、精细化，不再只是片面地追求人事档案覆盖范围的扩大，更加注重于人事档案管理的细节，以此来提高人事档案管理的工作质量。在这种情势下，我国的人事档案管理在第三产业领域产生了较大矛盾，第三产业催生出了大量的灵活就业人员，这部分人员的流动性较强，不利于人事档案的精细化管理，存在许多弃档、多头管理等现象，使得人事档案管理在看不见的角落之中，还存在较多的瑕疵和不足之处。故而，只有做好灵活就业人员人事档案管理工作，才标志着我国人事档案管理模式日趋完善。

1 灵活就业人员人事档案管理的主要特征

1）人事档案流动频率较高。在当下社会环境中，第三产业方兴未艾，为我国经济市场注入了更多的活力，但同时，更加灵活的工作方式，也必将催生出更加灵活的工作人员，使得人事档案变动更加灵活，难以进行有效管理。根据调查研究结果显示，由于第三产业的特殊性质，员工变换工作场所的频率较高，这也就导致人事档案流动频率较高[1]。

2）人事档案使用频率较高。为了进一步促进经济流通，同时让人民群众日常生活能够更加便利，近年来，公安部门逐渐取消了部分证明业务，人事档案成为灵活就业人员就业过程中的唯一证明材料，是经济机构招聘的重要参考依据。由上文可知，第三产业员工流动性较大，在放弃原有工作岗位后，势必还会重新进入工作岗位，这就导致灵活就业人员人事档案使用频率较高。

3）人事档案管理难度较高。由灵活就业人员人事档案管理的流动频率、使用频率较高的特性，可以推导出人事档案管理工作的困难性，庞大复杂的变动关系，使得灵活就业人员人事档案管理变成一团乱麻，要想系统性的梳理，势必存在较大的阻碍。更为关键的是，由于第三产业兴起时间较短，我国缺乏针对第三产业的立法，导致部分第三产业机构缺乏正规性，没有在官方部门进行备案，使得人事档案管理工作难度进一步提高[2]。

2 灵活就业人员人事档案管理中的不足之处

4）灵活就业人员人事档案面临双重管理困境。在当下，我国的灵活就业人员人事档案可以放置于人才服务中心和职业介绍中心，两者均是我国权威人事档案管理机构，在其中的一个机构选择存放人事档案就可以了。但是由于灵活就业人员工作地点变动较大，常常会在多个城市之间调动，可能在a城市距离人才服务中心较近，就将人事档案寄放在人才服务中心，而到了b城市，又会由于种种原因，直接寄放到职业介绍中心，导致灵活就业人员人事档案面临重合管理的困境。并且，人才服务中心和职业介绍中心分属不同机构，工作交流较少，不能够实现人事档案的有效对接，经常会出现灵活就业人员和人事档案脱节的情况，既不便于灵活就业人员的工作生活，也不利于人事档案的有序管理[3]。

2）缺乏对人事档案管理转寄的重视。对于第三产业机构来说，员工变动大，人事档案管理转寄工作无疑是费力不讨好的行为，很可能人事档案还没有转移过来，就面临员工已经辞职的尴尬局面。所以，在综合考虑下，第三产业机构一般都不会过于重视灵活就业人员的人事档案管理转寄工作。而对于灵活就业人员来说，人事档案管理转寄不影响正常就业，也很难引起当事人足够的重视。久而久之，灵活就业人员人事档案管理存在极大的滞后性，可能灵活就业人员已经转换数个工作单位，人事档案还保留在最初的工作单位，造成人事档案管理滞后，不能够起到有效监督管理作用。

3 灵活就业人员人事档案管理优化的有效措施

1）健全人事档案管理机制，推行一元化管理方案。为了改善灵活就业人员人事档案的重合管理问题，就必须要立足于根本，从本质上解决问题，并保障类似问题不会再次出现。究其根本，问题出现的主要原因是人事档案管理机构分属不同，缺乏人事档案信息交流。故而，一方面，人才服务中心和职业介绍中心可以加强沟通交流，促进业务往来，共享人事档案数据库，做好人事档案对接工作；另一方面，也可以由政府出面，通过相关政策的制定，推进一元化管理方案，设立管理中心，使得人事档案管理工作可以更加有条不紊地开展起来[4]。

2）提高对宣传工作的重视程度，切实增强人事档案管理意识。灵活就业人员，是人事档案管理服务的主体，灵活就业人员人事档案管理意识薄弱，正是人事档案管理混乱的根本原因。故而，人事档案管理机构应当加强对宣传工作的重视程度，不仅要充分利用好传统媒体渠道，还要意识到在当下信息化社会中，互联网用户群体持续扩大，越来越多的人群受到新媒体的影响，并且新媒体具有极高的渗透性，对于灵活就业人员日常生活的影响力更大，要注重新媒体宣传布局。在宣传的过程中，要站在灵活就业人员的角度去考虑问题，要侧重宣传人事档案管理对灵活就业人员的重要性，以及一旦出现人事档案管理混乱现象，对于灵活就业人员的影响。

除此之外，还要增强招聘机构的人事档案管理意识，可以由国家出台相关政策，或人力资源和社会保障部门出面，对于人事档案管理良好的企业给予适当的奖励，对于人事档案管理较差的企业进行处罚，促进企业积极主动的管理灵活就业人员档案，对档案管理的标准化、规范化起到积极的推动作用。

3）加强信息化建设，推进电子档案。相对于传统人事档案，电子档案依托于互联网平台和现代信息技术，不仅在人事档案转寄的过程中可以突破空间距离的限制，真正做到无缝对接，使得人事档案转寄工作更加方便快捷；并且受到现实因素的影响较低，不存在磨损现象，保存投入较少。故而，人事档案管理机构应当顺应信息化时代发展的潮流，积极推进档案管理的信息化建设；开展电子档案业务，是做好灵活就业人员人事档案管理的基础。同时，借助于搜索引擎，可以实现人事档案的快速查找，极大地提高了人事档案管理效率，能够给灵活就业人员带来更大的便利[5]。

4 结语

可以预见在不久的将来，随着我国经济转型工作的持续推进，第三产业势必会在我国经济领域占据更加重要的地位，灵活就业人员在工作人群中所占比例也会进一步提高，如果继续沿用传统人事档案管理模式，由于制度上的缺陷和流程上的弊端，势必会造成更大的人事档案管理混乱的现象。因此，人事档案管理的优化改革，既是时代进步的必然要求，也是社会发展的必要条件。