探析事业单位人事档案管理存在的问题及对策

肖 波

（湖南省汝城县人力资源和社会保障局，湖南 郴州 424100）

人事档案管理在事业单位当中作为一个非常重要的工作组成部分，它其中存在着许多人才的信息，而且也对单位的发展历史、各人员具体变现以及奖罚措施都记录的非常清楚，上级领导在进行决策或者是人员调动的时候都能以此为依据。所以如何才能提高事业单位人事档案管理的整体效率并善于发现问题且提出解决策略，这是我国各地区事业单位可持续发展的必然路径。

1 人事档案管理概述

1.1 人事档案管理的含义

人事档案管理主要是将人员的各方面信息进行搜集、整理以及归档，它有着很强的记录价值，同时亦能推动事业单位向着科学有序发展的重要前提，所以是必须要加以重视的。

1.2 事业单位人事档案管理的重要性

其一，事业单位的人力资源各方面工作质量或者是人员的流动，这些都在档案当中有所记录，并且档案中很明确的对各工作人员的年龄、工龄、岗位、调动、家庭背景以及学历等都涉及，这样对日后的经营管理和各方面发展决策都将起到决定性意义。其二，档案管理工作反映出了事业单位的各方面信息，尤其是在人员的信息全面掌握以后，他们在调度、升任等工作上都能结合档案。另外，一旦单位内部各岗位上人员出现空缺，管理者也能依据档案信息查缺补漏，安排最合适的人才填补[1]。

2 事业单位人事档案管理存在的问题

2.1 对档案管理不加以重视

现如今大部分事业单位在对待人事档案管理这一工作上基本上都被安排到了其它的工作之后，这主要是因为管理者对此认识程度不足，所以档案管理工作趋于形式或者不完善的情况非常严重。目前在政府的号召下事业单位内部改革正如火如荼地进行，并且面对日新月异的社会环境，事业单位的档案管理依然没有跟上发展的潮流，工作上缺乏系统性的认知，所以效率一直久低不上。

2.2 人事档案管理信息化建设缺乏

虽然各事业单位内部都已经完善了管理系统，但是在信息化技术和设备的建设上并未完善，很多时候依旧依靠人力去对人员的信息搜集和记录归档，并没有将信息技术融入到其中，所以档案管理的效率和真实性都无从保障。

2.3 档案管理欠缺严格制度与规范管理

经过调查发现，诸多人事档案在归档的时候并没有按照严格的标准进行，所以再次调取后便会发现档案会出现丢失、信息不全面的情况，造成这些问题的主要愿意还是事业单位针对此工作并为建设完善相关的管理制度和标准操作准则，甚至会出现操作中个别人员弄虚作假的行为。

2.4 档案管理者综合素养较低

其实纵观事业单位的人事档案管理工作无论是之前的人工还是过渡到信息化，这都离不开工作人员的操作，而他们的专业水平和个人素养也将直接影响到档案管理工作的质量和时效性。其实人事档案管理中所包含的内容很庞杂，在操作的时候也比较繁琐，工作人员一旦出现失误，很容易便会让档案失真，再者单位也并不重视对业务工作者的培训，所以他们在对待工作时从态度、责任还是水平上都严重不足，从而整体上拉低了事业单位的档案管理工作质量[2]。

3 事业单位人事档案管理的有效对策

3.1 提高人事档案管理认识

事业单位的管理者他们必须要先重视起档案管理工作，这是其顺利开展的重要基础。在实际开展的过程当中，领导需要将其看做成日常的重点，以此带动其它工作者的认识，引导他们去了解档案工作的每一个环节，都掌握了以后他们再参与到实践工作上便能保证档案管理的井然有序。

3.2 完善人事档案管理信息化建设

在信息技术不断发展和普及的背景下，目前社会各行业都在积极将它融入到自身运营发展当中，事业单位的档案管理也需要具备这一意识，完善信息化建设，包括信息设备硬件软件的建设以及专业的培训机房等，从而跟上世道发展的潮流。与此同时，单位需尽最大努力对事业单位的人才加以培训，除了要具备本专业的知识和技能技巧以外，还要从他们的计算机操作能力入手，使其能够通过计算机多元化的功能系统更高效的管理档案，并帮助其他人快速查找资料。除此之外，利用电脑能够可以更好的加密档案，也能对市场更全面的计算和分析，一旦遇到紧急情况及时报告给负责人。此外，结合网络通信技术把各部门联系为一个整体，实行集约式的管理，这样事业单位的应变能力将会大幅度提升[3]。

3.3 健全人事档案管理的规范制度

科学的管理制度体系能对各工作人员形成约束，进而提高人事档案管理的规范性。基于此，事业单位需要根据自身的实际情况去规划档案管理制度体系，从档案的搜集、整理、储存、调取、传输等工作步骤都要涉及，然后以奖励提高档案管理者的工作积极性，以严厉的惩罚对他们构成约束，一旦发现档案管理工作人员在自己负责的区域内出现错误，必须严惩不误，既是对他们的一种惩罚也是对其他人员的警醒[4]。

3.4 促进档案管理人员的队伍建设

在事业单位不断改革的背景下，工作上也明显有了优化，如此便有效地推动了工作效率，但是要想让档案管理水平更上一层楼，人才毋庸置疑是非常重要的因素。除了上文所述的培训以外，招聘的时候也要适当的提高门槛，只有具备各方面条件才能被允许入职。还要定期的开展考核工作，让事业单位档案管理工作人员在学习上时刻铭记于心，不断提升自我同时推动单位的发展。

4 总结

综上所述，事业单位在维护社会和谐与发展方面有着重要的作用，但是新时期下对档案管理这一工作内容所迎来的挑战和机遇需要事业单位管理者重视起来，并在不断优化、改革以及创新的基础上实现完善，只有这样才能从本质上提高档案管理的效率。