新时期血站档案管理工作信息化建设探讨

李艳丽

淄博市中心血站组织人事科，山东淄博 255000

血站是我国医疗公共卫生和健康事业的重要构成部分，为我国大众提供医疗服务基础[1]。这项工作由于工作性质特殊、工作量较大，要求相关工作人员细心专业，以高质量和高效率的管理来提高血站的档案分类和处置，帮助血站提高综合管理效益。近几年来，随着我国人民对于无偿献血事业的支持和认可，导致无偿献血这项事业发展迅速，献血人数也不断增加[2]。新时期对于血站采取工作的效率安全性也提出了更高的要求。所以在这一背景下，要求相关的血站管理人员对血样的档案管理不断加以重视。同时，也要遵守我国的相关法律法规，更好地处理血站的档案分类收集和管理工作。

1 血站档案信息化管理的重要意义

档案是进行科学研究和统计的重要科学依据，对档案的有效整理能够更好地帮助技术的进步和相关事业的发展。 就无偿献血事业而言，通过采供血档案的管理能够更加全面地记录采供血过程。 同时，各个步骤的记录台账也是供血机构合法的进行血液管理工作的重要依据[3]。一般来讲，血液的档案质量水平高低不仅能反映出血站的工作能力，而且也能体现出整个血站的整体管理水平。 近年来，随着《医疗事故处理条例》和《献血法》在我国的普及，各个地区血站的管理意识和法律意识也不断提升，档案质量水平也受到人们更多的重视，虽然血站对于业务档案的控制，采取了相应的手段，但是在实际的操作过程中仍然存在一系列的问题，因此，血站的每一工作环节都要进行正确和高效的记录，保证及时做到科学的追溯性[4]。除此之外，在以往出现输血纠纷事件时，血站的举证往往对纠纷能起到重要的证明。 在此背景下，采供血的档案事业也不断迈向了科学化、制度化和正规化，传统的档案管理以往也面临着更多的挑站。随着信息化数字化的档案管理方式的普及，使得传统的血站档案管理方式出现了改变，所以应进一步的探索档案管理的新思路、新方法，确保档案管理高效性和质量性。

2 血站档案信息管理工作的发展背景

当今在信息技术发展迅速的前提下，血站管理也不断引入信息管理模式。 所以，这就使传统的血站档案管理需要进行大规模的调整和改变[4]。另一方面，近些年随着我国经济的快速发展，人口出现大规模的外迁情况，流动人口递增，这就使无偿献血的人员范围不固定，这也客观上对于血站档案管理工作提出了更多的要求。在以往，血站对于献血者的信息只在本省或本地方进行留存，并没有实现血站信息共享和互联。 这样一来，就客观上限制了血站信息化的传播和共享，客观上降低了工作效率。 基于这一背景，相关血站的档案管理者就要借助信息化技术，通过电子计算机将全国各地的信息情况录入互联网，并进行信息的共享，通过数据分析等模式来实现血站档案的现代化信息管理[5]。

3 血站档案信息化建设的必要性

虽然我国部分地区对血站的档案信息化管理工作进行了积极的推进和升级，但是在我国很多地区血站档案管理方面仍然存在建设不全的情况，主要表现为缺乏专业人才、制度建设不科学，一些地区甚至没有配备专门的档案管理机构[6]。 上述背景直接影响血站档案管理工作的水平。与之相反的是，目前我国随着无偿献血人数的快速增加，使血站的相关工作和配套设施建设也与日俱增，一些地区由于缺乏管理的经验和科学的体系，对相关工作的开展缺乏资料的参考，长此以往就会使血站的档案工作开展出现恶性循环，一定程度上影响血站的管理有效性。除此之外，传统的血站档案管理方式已经不能满足当代血站的实际业务情况和发展要求[7]。所以，血站的档案管理工作一定要结合最新的数字化信息化管理模式，充分体现出信息技术平台的管理优势，在提升管理工作的同时，也为各项血站工作业务的高效开展提供有力的帮助[8]。

4 当今我国血站管理中存在的各类问题

4.1 血站相关管理人员对档案管理工作重要性认识不足

领导干部的管理水平直接关系到血站档案管理工作水平的高低。 但是，目前很多地方的血站管理者对档案管理的重要性认识程度不够，将档案工作作为边缘化的工作内容并不加以重视，认识不到档案管理工作是血站管理的重要环节。在我国《血站质量管理规范》中明确的指出，相关的工作人员对职责范围内的血液质量管理要作为第一责任人，而法定的代表人也是血站血液质量的首要责任人[9]。所以，相关血站的管理者一定要重视档案管理，并建立起相关的管理制度与体系，在此基础上进行改进和实施，进而不断提高血液资源的合理配置和有效使用。 除此之外，也要定期审核血液的质量管理记录，并加强审核与抽查，对血站档案管理工作人员的业务水平进行考核和培训，领导干部也要对各个部门对目标实现和完成情况进行绩效评估，以此来提高相关管理人员的工作主动性和积极性。 最后，相关的档案管理工作人员也要加强对血站档案管理重要性的认识。不能仅仅关注于本职工作，而对于档案的整理和收集工作予以忽视[10]。 所以，在当今的血站档案管理中还存在很多的问题，这些问题使档案信息管理模式不能有效的普及和使用[11]。

4.2 血站档案管理人员专业素质普遍不高

以前，由于我国血站管理工作的体系建设尚不完善，导致很多地区的血站并没有设立独立的血站档案管理部门， 相关从事档案管理的人员往往不是档案学专业，不具备专门的档案管理知识，同时对于档案管理内容属于兼职，缺乏专从精力用于档案的管理。这样一来，使得血站的档案管理不科学、不正规，一些档案管理人员在上岗之前并没有接受过科学、系统的专业培训，使自身在工作方面和思想理论水平都存在较大的差距，同时档案管理人员一般年龄偏高，缺乏相应的责任心。 在出现档案的遗失问题时，容易出现相互推诿的情况，这在很大程度上影响了档案管理的系统性与科学性[12]。 另外，对于直接产生档案资料的部门，往往对于档案的归类和台账的整理也没有做出科学的移交，这样很大程度上影响了档案的质量，无形中增加了其他部门工作人员的工作量。

4.3 缺少统一的血液档案管理规范

目前，我国很多地区档案管理表现为制度不健全，人员配备不齐，同时也缺乏统一的管理标准，对于相关档案的归类鉴定和使用不能进行统一化和规范化，对于血站档案的管理比较分散，缺乏信息资源的共享性和统筹性，所以很难达到资料齐全和完整的需求。 这就影响档案的系统性和科学性，对相关档案的整理方式保管期限都没有给出量化或直接参考的标准内容，使得各地区血站的管理工作水平存在差异[13]。

4.4 血站档案信息资源利用及开发水平较低

从当前的现状来看，我国诸多血站档案的管理工作往往仅能局限于档案的收集整理和保存，却很大程度上忽略了档案信息的提炼使用和开发，使得相关有价值的文献资料得不到有效地整理分析和采样。 另一方面，一些答案管理者虽然对答案进行有效地收集，却忽视了重要的信息价值，对于档案的借阅，查阅较少，选题范围不大，使得采供血业务工作的指导作用和参考价值偏低，使档案信息发挥不出既定的功能和作用。

4.5 血站信息系统兼容性水平较低

在我国，由于各个血站之间的信息系统数据库版本和储存模式有所不同，采取信息的各种格式和开放接口都存在较大的差别，这就很难实现各地区档案资料的共享和分类。 由于各个省之间的经济水平存在较大的差异，信息化管理水平参差不齐，很多地区没有将献血者的档案进行数据化，整理和对接，这使得全国献血者的档案与格式难以统一，为技术的对接与共享产生了很大的阻碍。

4.6 血站对血液的需求应急水平亟待提升

由于我国目前各个省份之间的献血信息管理系统未能实现统一管理模式存在很大的差别，所以不能及时将血站的各项信息上传和共享，这就容易出现紧急用血时难以匹配献血人的信息，血液的准确储备量和相关的资料，这一情况对血站处理应急的血液需求。 造成了很大的不利影响，所以只有建立起跨地区的献血者档案管理，才能更好地掌握各地区的血液质量及存量，进而更好地提升血站的管理能力及应急能力，确保广大人民群众的人身安全。

4.7 各地区对于档案数据资料的整合理念存在差异

除此之外，由于我国各地区的血站工作人员对于献血者的档案信息管理认识有所差异，尤其是对档案数据的共享流程没有做到统一的认识，这就会对后续血站的档案管理，共享和整合工作带来难度，所以对相关档案资料的共享和整合理念。出现的差异就容易出现个血站之间对于档案工作投入力度不同，这会深入的影响各类档案信息的汇总和分类，如果不能将血站档案资料进行有机的共享和分类，就容易出现档案资料的缺失。

5 对于血站档案信息化管理中存在问题的解决建议

5.1 提高档案资源信息化、数字化的转化效率

随着当前数字化信息化的技术水平快速发展，作为血站的管理人员，要对接新科技，将其与档案数字化管理技术模式相结合，做好转化工作，更好地实现血站档案信息的数字化解锁，同时也要将现存的纸质档案通过扫描。 等相应技术手段转化到电子计算机上，将相关的档案内容进行信息化数字化的分类，对其中包含的文字图片影像等多媒体内容进行合理的保存与归类，通过对档案资源数字化的管理， 可以让相关管理人员更加高效、简便地进行信息化平台的系统录入，查找和共享等工作。

5.2 加大对血站档案专业人才的培养力度

除此之外，也要不断的吸引和培养相关血站档案信息化管理的人才和技术，对于专职和兼职的档案管理人员进行有效的考核与培训。 一是要加大力度，对现有的档案管理人员进行技能培训，使具备档案管理的现代化技术和档案管理的现代化意识，加强其专业素质和理论的共同提升，使其有效地掌握数字化的管理和办公等基本技能。由于血站的业务档案管理涉及到多学科的知识内容，例如临床医学，检验计算机和数字信息等多种方面。 所以要选派各个科室中工作能力强、责任心强的工作人员作为兼职的档案管理员，让这些工作人员利用平时休息的时间加强培训，提高其档案管理技能。 也可以定期通过举办培训班的形式来加强学习和管理，不断地提高相关工作人员的档案专业化管理水平。 除此之外，要求相关血站工作人员掌握电子档案信息的记录方式。在信息录入时，及时发现整理改变，而后再进行归档，也可以通过成立档案质量检查小组的模式， 采取定期或不定期的抽查，及时地发现问题并进行整改，以免出现原始记录不符合要求的情况，在发现问题后，也要及时向上级反馈并责令。 定期整改完成，建立一套奖惩分明的血站档案管理现代化制度，二是要不断结合当今电子信息化技术发展的脚步，吸引相关的档案管理人才，以此来有效地提高档案管理信息化的技术保障，为血站的数字信息化管理工作发展提供坚强的人力保障。

5.3 建立健全血站档案管理工作质量规范

结合我国对档案管理的要求，以及血站的实际工作情况来制定符合当地实际情况的管理工作条例和工作方案，具体包括：档案的保管归档和保密等制度，要将档案管理制度与相关的法制管理相结合，统一对档案的分类归档。 保密等级作出统一化的规定，让血站的档案管理工作更加的规范高效和统一。 此外，在建立管理体系的基础之上，也要对档案的管理和确定范围进行普及，进一步完善并提高档案信息资料的成果利用率。 近些年，在我国出台的《血站管理办法》中，明确要求业务档案管理内容包括献血供血等记录档案内容保质期要不少于十年。 但在实际工作中，各个血站要结合实际的处理内容，不能仅仅局限于对血样的检验保存。所以，在进行档案保存时，要争取实现更长分类更科学，结合当今我国人口流动性强等现实情况来制定出采血过程中的合规合法和规范性的业务管理。 此外，为确保档案的真实性、客观性和完整性，要严格规定档案的外借归还制度，要求相关机构和个人未经主管单位的批准不得私自查阅工学的档案；也要明令禁止相关工作人员对档案的伪造销毁和涂改等。 如有业务需要，需经过相关血站的有关部门同意后再使用，档案使用后及时地将其进行归还。

5.4 加快对血站档案管理的投入力度

除此之外，在注重制度的建设基础上，相关部门还要加大对血站的经济投入，确保血站的档案信息化建设工作能够如实开展，要保障档案的库房用地相关硬件设施配备到位，让各级的卫生部门，财政部门加大对血站的档案信息化管理的重视程度，帮助在资金保障和血液功能上加大投入，通过新型的电子计算机设备的引进，帮助血站的档案管理，配备相应的扫描仪、复印机、打印机和电脑等，使硬件设备更好地服务于档案信息化的管理工作。

5.5 提升档案信息化管理效率

当今我国采用的供血行业信息化技术，要求相关工作人员有效地结合现代化信息技术和管理系统，加强工作人员对于操作流程，操作水平和血液制品的综合管理，进而更好地促进血站标准化的管理模式，以便更好地服务大众，让血站不仅实现社会效益，也能更好地实现经济效益[14]。 同时信息化的建设也是档案管理工作的发展方向，在数字化资料配备的基础之上，也要建立相关血站档案的信息管理系统，有效地发挥档案管理作用，提升档案管理效率，相关工作能力强水平突出的血站档案要建立数据库，通过大数据进行分析。同时，要求严格遵守国家的行业法规和管理标准，不断地学习国外的先进技术和经验，更好地推进血站档案管理工作的进程。

5.6 提高血站档案的使用效率

最后，也要加大对血站档案管理的宣传水平，在现有的宣传工作基础上，结合新媒体和互联网等技术，不断地建设和完善相关理论系统，打造出一种利用档案、爱护档案的良好社会氛围，以互联网媒体为宣传媒介，通过相关的政务网站来加大对档案信息资源的利用和宣传，推进血站档案的文化体系建设。对档案系统进行深入的探究和分析，进而有效地建立血站档案的管理方式。相应的管理人员要通过良好的业务素质和工作积极性，通过规范的制度化服务，实现档案管理信息化的模式创新。

6 结语

综上所述，在当今血站档案管理的工作中，虽然还存在一定的问题，但是应在发现问题的基础上报以乐观的态度，不断地与时俱进，吸收先进的经验，利用互联网数字化这一技术，通过科学的方式，建立健全血站的档案信息化管理系统，发挥信息化的优势，提高血站的档案管理效率，确保血站的档案管理水平不断提高，为血站运行和管理提供可靠支持。