企业数字档案资源建设中的问题及对策探讨

摘要：伴随着企业信息化的不断深入，数字档案的资源建设在其中极为重要，本文则对企业在数字化档案资源建设的积极作用与其中所出现的问题进行深入分析，并提出解决策略，希望以此来促进企业的发展。

关键词：企业;数字档案资源;问题及对策

一、企业数字档案资源建设中的问题

1.1数字档案资源建设意识不高

数字档案资料建设意识不高是目前大部分公司的现象，这主要是公司的管理人员未能充分认识到档案资料的巨大意义，只是在需要检索或调取档案资料的时候才想到归档的意义。因此公司在平时工作流程中把主要的人力和物资都聚集到了产品运营方面，对文档资料建设方面重视程度较低，导致集中于数字文档资料建立方面的资源严重不足。其实，数字文档资料的建立需要公司管理人员的支持，不然会产生硬件设备跟不上，资讯获取途径不畅通、运维难等问题。

1.2数字档案资源信息不规范

数字档案资源的建立工作必须以标准、统一的基础数据为保障，不然将会导致一个个档案资料形成数据孤岛。而目前只有极少数公司进行了数字档案资料的建立工作，不论是小公司的管理人员或是一线文档管理者都对数字档案资料缺乏准确的了解，所以数字档案资料往往面临着信息不规范的问题，因此，在数字档案资料体系中出现了类型差异、目录字段不统一、著录名称与缩写方式不统一等现象。另外，由于全社会信息化技术水平的提高，世界各国政府以及产业内部均缺乏统一的信息规范体系，使得各种文档之间存在着相互不融合、不匹配等问题，而这些因素对数字档案资料的获取、检索、使用、统计和编研工作等方面均有很大影响。

1.3数字文档资料缺乏深度的研究与利用

相对于传统文档资源来说，数字文档资源的另一项巨大优点，就是能够通过更深层次开发扩展资料的深度与广度。但是，目前有的公司即使是建立了数字文档资源，也只是文档目录的检索，并无法做到按照不同员工的权限来查询文档资源的有关信息，并不能切实利用数位文档资源的固有优点。这一方面是由于数字档案资料的深入研发，需要经过一个比较漫长的过程;一方面则是由于公司另外配合部分更偏向于传统纸质版的存档，因此对数字档案资料使用的积极度并不高，这也就影响了公司内部对数字档案资料研发的信心。

1.4缺少档案数字化的复合型人才

企业数字档案资源建设的另一项主要影响因素就是复合型人员，参与企业数字档案资源建设的工作人员不仅必须掌握档案有关知识，还必须了解相应的信息化知识。但目前，大多数的公司在档案资源管理方面都是指派了那些企业文化技术水平相对较低、知识结构也比较老化的技术人员，并将掌握了信息化技能的员工都调到了生产第一线，这样即使是公司内部购置了数字化归档管理系统，也没有办法有效利用其中的功能，也就无法发挥企业数字归档资源的功能。

二、加强企业数字档案资源建设的对策

2.1提高数字档案资源建设的意识

要搞好公司对数字文档资源的建设管理工作，最关键的就是增强公司員工对数字文档资源建设的意识。首先，公司的最高决策者要十分重视数字文档资源的建立，并做好对数字文档资源建立的长远计划，公司要设有专业的档案管理机关和工作人员，并设有专项资金进行数字文档建设的有关管理工作。然后，公司的各个职能部门都要为数字文档工程进行服务保障，主要是对前期文档信息内容资料数据的提取以及后期文档信息内容的检索与使用。最后，公司的档案管理部门更要引发注意，进行存量文档和数字化管理增量档案信息的电子化，并抓好管理工作实施，以做到档案资料的网络化，以便于建立出合理高效的数字文档资源共享系统。

2.2加强数字档案资源标准化建设

数字档案资料的获取、保存、管理和使用等各个环节均需要建立统一的规范管理体系，唯有如此方可做到对数字档案资料的统一协调管理与资源共享。企业数字档案资源的管理建立一般可分二个层次来进行，首先对于行政层级：档案行政主管部门必须建立和及时实施企业数字档案资源共享标准，并及时将其内容传递给所在地方企业的档案管理行政部门。然后，档案行政主管部门则须加强对有关技术标准的统一要求，并深入地方企业内部开展调查，同时根据地方企业的实际状况和迫切需要，修订并颁布了相应规范以服务于企业的数字档案资源共享建设与管理工作。对于企业层面：首先要严格按照国家文档资源行政主管部门所制定的规范和标准，并根据自己公司的实际状况，逐步建立健全自身公司的数字文档资源标准系统。然后要认真做好对企业文档的审核工作，以补足遗漏的字段信息、更正不规范的文字著称、统一字段类别和名称。

2.3深化对数字档案资源的研究与运用

数字文档信息资源的深入研发与运用需要公司多部门的联合，一方面要有国家中小企业技术发展专项资金的保障，另一方面又要有企业专业技术的支撑。在符合了这二种要求以后，公司就可进行数字文档信息资源的研发工作，首先要做到全文检索功能，同时做好资料分析与整合工作，并进行大数据的备份，以避免数字档案资料的流失。然后就可以进行数字文档编研工作，建立健全文档信息库，以更为系统化和多元化的形态提交资料给需要的部门。最后可以开展更个性化的搜索功能与查找形式，比如可以针对不同人员的需要，进行权限分配，以缓解文档资源共享和隐秘性差的问题。

2.4建设档案和信息化复合型人才队伍

公司建立档案与信息化复合型的人才队伍可从二方面进行，一个是吸引复合型的技术人员，比如公司可以通过和高等院校进行产学研联合合作，为高校学生提供技术实践岗位，或者利用职业提升途径吸纳其学生毕业后进入公司，并以此完善公司的数字文档资源建设队伍。另一方面则是对档案管理工作人员开展针对性的技术培训，以充分培养其对数字档案建设的管理意识和专业技能，使之可以自行完成对数字档案体系的日常管理工作与维修工作。

参考文献：

[1]黄妍.企业数字档案资源建设中的问题及对策探讨[J].科技视界，2021（16）：62-63. DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2021.16.25.

[2]王雪.企业数字档案馆建设面临的问题及对策分析[J].城建档案，2021（11）：52-53. DOI：10.3969/j.issn.1674-0289.2021.11.024.

[3]李睿璐.企业档案数字化所面临的问题及对策思考[J].卷宗，2018（19）：50.

作者简介：姓名：周云红（1969.05--）;性别：女，籍贯：云南省昆明市，民族：汉族，学历：大专，毕业于云南省委党校;现有职称：初级职称;研究方向：中级职称。