人才交流服务中心档案管理现状与创新路径

摘要：在人才交流服务中心中，将档案管理的工作做好，有利于各项工作的顺利开展，真正发挥服务中心的价值功能。而实际上，在新的时代背景下，服务中心的档案管理变得落后。为促进档案管理的进步发展，本文对人才交流服务中心的档案管理现状、管理创新路径进行分析探究。

关键词：创新路径;档案管理;人才交流服务中心

引言：在人才交流服务中心，存放了很多的人员档案，这些档案记录了一个人的学历、资历和不同的生活轨迹，是企事业单位考核录用，转正分配和职位晋升的重要依据。随着这些档案数量的增加，在服务中心中，其档案管理面临着新时代的挑战，为优化服务中心工作，在现阶段需要加强档案管理创新的研究。

一、人才交流服务中心档案管理的现状

（一）管理条件落后

在社会发展下，档案管理应用了很多信息技术。但在基层的服务中心中，管理档案的软件、硬件条件都比较落后，管理的智能化、信息化程度不高[1]。在这些机构中，受限于物力、财力等方面，往往还主要以人工方式进行档案管理，以信息化管理为辅，而档案管理主要为查询及搜索，还没有实现管理的数据化、智能化发展，和社保等部门还没有共享档案信息。最后，在管理硬件上，其中会有档案馆的老化，及设备比较落后等的问题，这也影响档案管理的进行。

（二）弃档问题严重

在服务中心中，接收、管理的各类档案一般有毕业生、社会流动人员等。其管理的具体档案群体非常庞大，且人员的流动性会比较强，管理的内容比较复杂，档案分类也比较困难[2]。此外，一些毕业生只是简单地邮寄存管档案，然后便不会过问，长此以往，档案容易被弃档，档案也不能被及时补充，这会对档案的利用及管理带来隐患。

二、人才交流服务中心档案管理的创新路径

在服务中心中，为满足档案管理不断变化的需求，现阶段需要从多方面做起，探究档案管理的创新路径，具体如下：

（一）加强流动人员档案管理

针对于流动人员，要管理其人事档案，需要将基础设施方面建设加强，在人力资源、保障部门中，应该将档案的基础建设加强，将政策扶持加强，确保人才档案的存放能够完整及安全[3]。在建设基础设施时，人才服务的机构，应该在对管理要求、规定进行参考的基础上，结合实际状况，将档案室中的硬件条件提升起来。此外，在基础建设中，信息化建设也非常重要，在管理部门中，应该结合流动人员具备的特征，去开发适合其档案管理的一些软件，逐步地实现对其档案的动态管理。最后，在档案管理的优化中，服务中心也要将职工素养不断提升，做好他们的专业培训，以此培养专业化的一支队伍。

（二）完善社会化服务的功能

在服务中心，要管理好档案，应该根据企业的需求，在提供方便、快捷和高效的基础上，将基础业务做好，认真地解决一些新型服务需求，将档案管理当作核心，提供管理的菜单化内容，并针对于各类人才，去提供档案管理的不同服务，根据人才特点、企业需求智能匹配，保障企业自身、服务中心能全面地对接。如，应该建立业绩、专业技术等类型的档案，保障档案的个性化。在21世纪，人才属于第一资源，而在人才市场的管理中，服务中心属于重要的一项组成部分，其管理的有效性、职能，能决定人才的流动、交流速度，也在一定的程度上，将人才就业的效率顺利提升，促进了社会资源配置。

（三）进行规范化的档案管理

在服务中心，档案内容比较复杂，且种类比较多，其中会有社会群众、毕业生等资料。而在现阶段，毕业生的数量在不断增长，这会为档案工作增加難度。在管理时，往往毕业生会在将档案转至人才市场后，便弃档。所以，管理人员要能确保档案的有效及完整，及时、统一地分类和整理各类档案，对各类档案做好编号，并将其集中地摆放，有序、合理地进行档案管理。同时，还要将档案流转的科学、规范性加强。在管理活动中，应该按照流转规范、流程去开展工作，将追究责任的机制健全起来。若在流转档案时，发现有档案的遗漏、遗失等问题时，应该对责任人追究责任。再次，还要保障档案安全。在档案资料中，会涉及较多个人信息，在档案的流转及管理时，管理人员应该严格地保密个人信息，避免信息的泄露。在管理工作中，也要避免随意将纸质档案外借出去，而电子档案也需要加密处理。最后，技术人员应该定期检修及维护档案管理的网络，避免有网络破坏的事件，全面地保护档案安全。

（四）进行信息化的档案管理

在科技进步、经济发展的影响下，各行业在以互联网提高工作的效率。而在服务中心中，对其档案工作分析可知，其中的信息化建设不足，管理效率比较低。所以，在管理部门中，应该促进档案管理、信息技术的一体化发展，对信息技术充分利用，将档案管理的效率提高，以网络去获取最新档案资料，使得人才、企业能利用网络，对相关信息随时、随地查询，将管理平台的及时性、有效性提高。最后，还应该以信息技术，将档案管理的内容丰富起来。如，要建设档案管理的网站，使得企业、人才能利用网站操作各种业务，并在其中设置职称考评、人事档案的管理等模块，将管理内容不断地丰富起来，为人才、企业提供更好的服务。

（五）加强档案组织领导

在档案工作中，领导、各级职工都要对自身工作充分重视。在服务中心，需要主动招录掌握专业技能的档案人才，将其及时地充实至管理一线，定期地为管理人员做好专业培训，将其管理积极性提高。此外，还要将思想教育加强，提高各人员的责任感、荣誉感，将规章制度完善起来。最后，在档案工作中，应该根据社会发展、实际状况，立足实际，将档案管理的各项制度完善起来，坚持把制度落实至各项工作中。总的来讲，应该将档案工作重视起来，真正地为各企业提供优质人才档案，顺利满足其人才需求，并为档案的所有者带来优质的服务。

（六）以政策为导向开展工作

在经济转型的环境下，企业的人才需求在出现变化，需要更多复合型、多元化的人才。所以，在服务中心，需要适应人才培养的政策，将工作改革加强，针对性地开展档案工作，将人才的特点、优势突出出来，以此实现档案的个性化管理，改变传统管理导致的企业、人才间的一些信息不对称问题。

结束语：在人才服务交流中心，工作的重心不仅是为档案服务，还应该为使用档案的企业和人才进行服务。可见，其服务核心是人，并非档案本身。因此，在档案工作中，应该将档案管理的创新重视起来，正视自身的管理问题，结合管理实际和需求，将信息技术创新地应用在管理活动中，并重视管理制度等方面的创新改革，从各方面做起，保障档案管理能有序地开展，为企业、人才提供更优质的人才服务。

参考文献：

[1]郭而锋.高校人事档案管理现状及创新路径探索[J].开封文化艺术职业学院学报，2020，40（2）：2.

[2]张俊福.信息时代学校档案管理服务模式创新路径[J].黑龙江档案，2020（4）：1.

[3]王妍.浅议行政事业单位档案管理的创新路径[J].2021（2019-2）：105-105.

作者简介：王学红，1971.1.15，女，汉，河南信阳，本科，中级经济师，人才交流档案管理，信阳市平桥区人才交流服务中心。