江苏省高校档案馆微信公众平台服务现状调查研究

王玲

摘要：文章对江苏省167所高校档案馆微信公众号开通情况进行分析，并对已开通的公众号建设情况和运营情况进行系统调研，从基本设置信息、自定义菜单、WCI指数、粉丝数、推文频次和内容等维度详细比对和分析，归纳优势和不足，提出优化和改进策略，为高校档案馆微信公众号建设提供参考，以便提高利用微信公众平台提供档案服务的水平。

关键词：高校档案馆；微信公众号；新媒体；档案服务

微信公众平台现已成为人们生活、学习、工作等社会活动信任和依赖的平台。据“2019微信年度数据报告”统计，微信月活跃账户已超过11亿[1]。微信拥有如此巨量的受众群体，吸引了各行各业的广泛关注，如何利用微信公众平台进行档案服务也成为档案界学者纷纷探讨的话题，周林兴[2]、叶楚健[3]、李茂茂[4]、宋雪雁[5]等人对档案馆微信公众平台进行研究，结果表明利用微信公众平台进行档案服务既有理论基础，也有一定的实践经验。而高校作为学术前沿地带，其实践水平是否与理论脱节，在实践中存在哪些不足，应该如何改进和优化？笔者以江苏省167所高等院校为样本，详细分析档案馆微信公众平台的建设运营情况，通过大量数据反映微信公众号应用于档案工作实践的现状，并在此基础上提出改进方向和优化策略，希望为高校利用微信公众平台进行档案服务提供参考与启发。

一、公众号开通情况

依据教育部2020年公布的全国普通高等学校名单[6]，结合“双一流”建设高校名单[7]，江苏省共有167所高校，其中“双一流”高校15所，其他本科院校63所、专科院校89所。笔者于2020年11月10日至11日，通过用手机在微信搜索栏输入“高校全称（或简称）+档案馆（或档案）”的方式进行逐个搜索并关注，对于未搜索到的档案馆进行电话咨询，经核实最终确认江苏省共有19所高校开通了档案馆微信公众号，详细开通情况见表1，开通时间汇总情况见表2。同时，在搜索过程中笔者基于微信的模糊搜索功能发现相当数量未开通档案馆微信公众号的高校都开通了图书馆微信公众号，于是笔者以同样的方法对全省167所高校图书馆微信公众号开通情况进行了摸底，以便对相近行业微信公众平台利用程度直观对比，最终统计到全省共有102所高校开通了图书馆微信公众号。

从统计结果来看，微信公众号作为当下最热门的信息传播载体，在江苏省高校档案工作领域还没有受到足够重视，开通率很低。专科院校中仅苏州职业大学1所学校开通，本科院校共有18所学校开通，占比23%，其中15所“双一流”高校中有11所开通，也未达100%。可以看出，档案馆微信公众号的开通情况不容乐观，与各高校办学条件和规模大体呈现正相关，“双一流”高校优于其他本科院校优于专科院校。

开通时间上，从2015年东南大学开通首个档案馆微信公众号，截至2020年，开通数量未呈现明显的逐年提升，2018年和2019年稍有增多，但也没有井喷态势，说明在江苏省高校档案工作领域，通过微信公众号提供档案服务的意识还有很大的发展空间。

对比江苏省高校图书馆微信公众号开通情况，“双一流”高校开通率达到100%，总体开通率达到61.1%，说明高校图书馆界在利用微信公众号提供服務领域远远走在了档案界前面，值得高校档案界同仁学习和思考。

二、公众号建设情况

微信公众号可以通过各类信息的聚合，搭建一个“微型官网”，给访问者提供信息服务。以19个已开通的档案馆微信公众号为研究对象，本文从名称、类型、头像、简介，以及通过自定义菜单实现的服务内容等方面，对其建设情况进行探讨。

1.公众号设置信息

笔者将从公众号页面获取的诸如名称、类型、头像等基本信息进行了汇总（见表3）。

（1）命名

从表3可以看出，江苏省高校档案馆公众号命名较规范，绝大多数采用了“学校全称/简称+档案馆”的命名方式，此方式简单明了、便于查找；有3所高校采用了“学校全称+档案馆校史馆”的形式，强调了校史馆的地位，说明高校档案界愈加重视其文化属性，将校史馆育人功能和档案馆存档管档放到同等重要的位置，也是一种命名趋势。

公众号名称设置则略显混乱，有13所高校采用“学校全称或简称的首字母/英文简称+archives/ dag/xsg”的方式；其他6所未做更改，使用的是微信平台默认代码。

（2）类型和认证

微信公众号分为服务号和订阅号（企业号旨在为企业提供对内协同和对外服务，与高校档案馆的定位存在明显差异，故不在讨论范围之内），其功能和特点略有不同。服务号侧重服务，可以免费申请自定义菜单，每个月可群发4条推文，群发的消息会直接出现在对方的聊天列表中，认证后的服务号还可以通过高级接口获取用户基本信息和开通支付功能。订阅号则侧重信息传播，每天可群发1条推文，群发消息出现在订阅号的文件夹中，认证后的订阅号可以获得自定义菜单功能。东南大学、中国矿业大学等7所学校选择了服务号，其他12所学校选择了订阅号；苏州大学和盐城师范学院目前处于非认证状态，其他所有学校均完成了本年度的认证。

（3）头像

根据统计，江苏省高校档案馆公众号的头像大致可以分为4类：南京大学、东南大学等14所学校采用校徽作为档案馆的公众号头像；中国矿业大学、扬州大学等3所学校号采用馆徽作为头像；盐城师范学院采用校史馆的照片作为头像；徐州医科大学未设置头像。

3.粉丝数和互动分析

（1）活跃粉丝预估分析

微信公众号粉丝预估，是清博团队通过模型拟合用户的打开和阅读习惯，进行测算的数据，预估的是微信公众号的活跃粉丝，排除了僵尸粉，不一定和公众号的真实粉丝数完全一致，但有一定的参考价值。[10]粉丝预估指数一定程度上反映了档案馆微信公众号的自我营销能力和宣传能力。通过微信公众号粉丝预估工具预估活跃粉丝，发现中国矿业大学等10个公众号无数据显示，粉丝预估数最高的是东南大学9090人，其次南京航空航天大学2390人，河海大学2000人，南京中医药大学1900人，其余包括南京大学在内有5个公众号粉丝预估数在1000人以下。

数据显示江苏高校档案馆微信公众号的推广度比较低，调查发现，少数高校曾借新生入学、校庆等时机做过推广，其他时期则很少宣传，在此方面还有很大的发展空间。

（2）互动情况

微信公众号作为一个公众号的同时，也是一个微信账号，可以实现一对一交流。笔者在对话框内输入“查档”发送至19个公众号，其中南京大学、东南大学、中国矿业大学和南京工程学院4个公众号有相应的自动回复；南京航空航天大学和河海大学2个公众号有人工回复，但时效性不高；其他13个公众号无回应。

四、现状总结

总体来说，江苏省高校档案馆微信公众号开通率低，起步较晚，发展缓慢。已开通的公众号基本建设情况尚可，尤其在命名、认证方面较规范，自定义菜单呈现方式尚可，融媒体方面表现欠佳，对于微信公众平台的其他功能缺乏有效探索，仍有很大的进步空间。运营质量则整体不高，仅有个别高校对推文的发布进行了有体系的规划，其他多是无序状态。粉丝数、传播力和影响力偏低，2019年度高校档案馆微信排行榜[11]中江苏高校未有一家上榜，与江苏省领先的经济、文化、教育、信息化发展水平不相符，应当引起更多的重视和关注。

五、改进和优化策略

高校档案馆利用微信公众平台，无论是进行系统对接还是信息发布，最终目标是实现用户满意的档案信息服务。基于现状分析，笔者认为高校档案馆应始终坚持以人为本的原则，立足馆藏、挖掘资源，用好信息技术工具和微信公众号平台，做好档案服务，为此提出以下五个方面的改进和优化策略，以供参考。

1.开通策略

实践是检验真理的唯一标准，档案馆作为高校服务型机构，对于新生事物要勇于尝试，积极探索。微信公众号作为高校档案馆的一张新名片，创新了档案服务形式，拓宽了档案服务领域，且成本和门槛双低，馆领导应发挥核心推动作用，提供人力财力物力的支持，积极推动微信公众号的开通，加大实践和探索。

2.定位策略

高校档案馆作为学校的内部机构，服务主体一般来说是该校的师生和校友，微信公众号作为其在社会平台上的创新服务，受众面有所扩大，但主體仍然是师生校友。因此，高校档案馆微信公众号的定位应与其本身定位一致，即兼具“业务办理”和“文化育人”两种属性，其建设和运营也应充分围绕这两点来实现功效的最大化。

对于前者，需要加强信息技术融合，规范各项基本信息的设置，努力挖掘微信公众平台潜在的功能，将自定义菜单与档案系统进行深度、有效对接，最大限度地将服务内容在有限的菜单栏目中展示出来，并做到分类清晰、重点突出，让用户可以通过手机端实现档案的检索、查阅、下载等自助服务功能，打造“移动档案馆”。

对于后者，需要运营者立足馆藏，从浩瀚的档案资源中充分挖掘有效信息，有组织、有体系地进行整合和发布，并在对日常档案编研成果进行展示的同时，抓住和追随热点，形成良好的传播效应。

3.组织策略

微信公众号作为新媒体，其审批流程、内容发布、舆情控制等应符合新媒体管理规范。高校档案馆应结合学校新媒体信息发布制度，制定档案馆微信公众号信息管理办法，设立专职岗位并组建团队，定期召开选题会议，对一定周期内发布的内容进行有组织、有计划、有体系的探讨，严把内容质量关，保证内容的可靠性、实用性和趣味性[12]，并形成专题、形成特色、形成品牌，实现公众号的“名片效应”，实现档案文化育人。

4.宣传策略

提升微信公众号的影响力，一方面要注重内容质量的提升，另一方面要对公众号进行推广和宣传。高校档案馆可以借助大型活动和节日，如“6·9”国际档案日、校庆日、新生入学活动等，进行有目的的策划，以此达到知识传播和推广宣传的双重功效。同时，档案馆可借助微信平台组建各类用户群，即时传送推文消息，形成交流互动的氛围，提升用户粘性。

5.创新策略

对于有条件的高校档案馆，可以在专业展示、个性化定制、用户交互等方面进一步探索，使微信公众平台发挥更大的作用。一是与专业的制作公司合作，将本馆的编研成果进行合理布局和集中展示。二是将用户进行细分，针对不同的群体进行不同的个性化定制，满足他们的独特需求。三是设置互动交流栏目、有奖问答等，倾听用户的需求和建议，以便更好地完成服务。

*本文系江苏省高校档案研究会档案科研课题“新媒体时代高校档案服务策略研究”（批准号：jsgdz2020-12）阶段性研究成果。

注释与参考文献

[1]2019微信年度数据报告[EB/OL].[2020-01-09].https：// mp.weixin.qq.com/s/gi_3xSDWBiefgg76XXJCg.

[2]周林兴.象征、意义与社会服务——档案馆微信平台传播影响力及前景分析[J]. 档案学研究， 2017 （3）： 82-87.

[3]叶楚健.档案馆微信公众平台内容生产研究——以浙江省档案馆为例[J]. 档案学研究， 2017（6）： 52-56.

[4]李茂茂，王玉斌. 国内档案馆领域微信应用现状的调查与思考[J]. 档案学研究， 2015（6）： 62-68.

[5][12]宋雪雁，张岩琛，王小东等. 公共档案馆微信公众平台服务质量评价研究[J]. 图书情报工作， 2016（16）： 39-49.

[6]中华人民共和国教育部2020年全国高等学校名单.[EB /OL].[2020-07-09].https：//hudong.moe.gov.cn/ qggxmd/.

[7]中华人民共和国教育部“双一流”建设高校名单[EB /OL].[2020-12-06].http：//www.moe.gov.cn/s78/A22/ A22_ztzl/ztzl_tjsylpt/sylpt_jsgx/201712/ t20171206_320667.html.

[8]冀芳，王召霞，张夏恒. 社会科学类学术期刊微信公众平台自定义菜单应用现状及优化方向[J]. 中国科技期刊研究， 2016 （11）：1169-1174.

[9]张卫东，陆璐. 档案社交媒体影响力分析[J]. 档案学研究， 2018（1）：59-64.

[10]清博指数活跃粉丝预估.[EB/ OL]. [2017-10-18].http：//www. gsdata.cn/help/85.html.

[11]2019年度全国档案微信公众号排行榜[EB/OL].[2020-01-13]. https：//mp.weixin.qq.com/s/KI3l_ sRCV2X-hlPLpZ9YxQ.