应急管理部门档案工作现状和对策

邵继仁

（山东省单县应急管理局，山东 菏泽 274300）

相比其他单位部门，应急管理部门工作存在一定的特殊性。做好档案管理工作，不仅有利于对以往工作内容进行梳理，更有助于为日后相关工作提供参考。但从当前应急管理部门档案工作现状来看，在档案管理工作过程中存在一些问题有待改进，为进一步优化应急管理部门档案管理工作质量与效率，有必要采取针对性的措施改进档案管理工作。

一、应急管理部门档案工作现状

1.档案管理方式滞后

在社会建设发展过程中，应急管理部门发挥了重要的作用与价值，应急管理部门也积累了大量的档案资料，且随着发展的不断深入，档案资料数量也在不断增加。因此，有必要对传统的档案管理方式进行改进，但从当前应急管理部门工作情况来看，依旧有些单位采用传统的档案管理方式，在挑阅档案资料内容时，依旧采用人工查找的传统模式。还有些单位虽然建立了档案管理系统，但具体功能依旧受到限制，没能将所有档案信息录入到计算机系统中，使得在检索档案信息时需要进行手工操作，导致档案管理系统形同虚设，没能发挥出信息化技术优势，使得档案管理工作与时代发展脱节。

2.档案管理人员素质有待提升

当前很多应急管理单位的档案管理人员并不具备专业资质，甚至有些单位会聘请一些兼职人员负责档案管理工作，使得档案管理工作质量与效率难以有效提升，有些应急管理部门的档案管理人员年纪较大，对于当前提倡的信息化档案管理方式并不了解，缺乏基础的计算机操作知识，对档案管理信息化发展起到了一定的限制。

3.忽视了档案管理信息化工作的重要性

从当前应急管理部门实际情况来看，很多单位没能认识到档案管理工作的重要性，在此方面投入的人力资源、财力资源、物力资源十分有限，没能建立信息化档案管理工作模式，为了能够有效提升及管理部门档案工作效率，发挥出档案资源的作用与价值，势必要提升单位整体人员的档案管理意识。要让单位领导层认识到档案管理工作信息化建设与发展的重要性，并制定相应的管理规范，投入足够的资金完善相关建设。

4.应急服务能力有待提升

由于当前应急管理部门信息化建设水平不到位，导致应急服务能力受到一定的影响。例如有些单位没能对我国历年来各项重大事故、自然灾害数据、气象分析、绘图等进行系统收集与分类，没能为应急工作提供有力的数据支持，无法支持大数据与分析调阅等工作。应急管理部门需在此方面进行进一步改进与提升，要进一步改进并完善档案管理工作，提升对档案资料的整合力度，为日后开展应急管理工作提供有效的数据支持，以此提升应急管理工作质量与效率。

二、优化应急管理单位档案管理工作的有效对策

1.提高对档案管理工作的重视

在很长一段时间里，应急管理单位工作滞后的主要原因是没能认识到档案管理工作的重要性，并且在档案工作方面投入的资源十分有限。为了提升档案管理工作质量与效率，更好地发挥出应急管理部门档案资料的作用与价值，有必要提高单位领导层对档案工作的重视，并积极引入现代化档案管理工作、技术、模式，将信息化档案管理方式落实到实践中。相对于传统档案管理方式，信息化档案管理技术具有容量大、占地小、易于查询、不易丢失损坏等优势，数字化存储方式可以有效解决当前应急管理部门档案管理工作与日常业务发展不协调的问题。以信息化工作模式开展档案管理工作，可以有效节约人员方面的支出并且提高档案工作的准确性。

2.引进信息化答案管理设备

应急管理部门档案管理工作需要处理大量的数据信息，为实现信息化档案管理模式，需投入一定的资金用于基础设备购置，如扫描仪、计算机设备等，通过键盘录入设备与扫描等方式，将文档原件的信息内容输入到信息系统中，形成电子文件，以此做好信息化档案管理工作。要求相关工作人员在录入档案信息时认真核对每条信息数据，避免错漏并做好目录登记工作，保证建立系统、全面、完整的数字化档案。同时，由于应急管理单位档案信息的特殊性，有些档案信息具有较强的专业性与严格的机密性，这些档案信息在保管方面有较高的要求，要求长时间储存，避免受到损坏，且保管难度较大。因此，需建立信息化档案管理工作模式才能保证应急管理单位档案管理工作质量与效率，支持应急管理工作更好地开展[1]。

3.应用现代化技术手段

新时期背景下互联网技术得以快速发展，数字化工作模式逐渐融入各领域中，事业单位在档案管理方面也进入到全新的发展阶段。利用互联网信息技术可实现为应急管理单位添加图片、画面视频、录像录音等内容的档案信息，以此记载更为详细具体的档案内容，便于日后工作顺利进行。应用信息化技术开展档案管理工作已成为应急管理部门档案工作的必然发展趋势，为此去积极配置优质的计算机系统并利用信息手段与科学技术，将各项信息资源以数字化的方式进行存储保管，客观真实的记录档案信息内容，做好档案信息存储工作，构建档案信息数据库与语音档案目录数据库，并结合传统的档案管理方式，使档案管理工作便捷高效开展[2]。

4.提升档案管理人员专业技术与综合素养

在应急管理部门档案管理工作是一项非常重要的工作内容。要选择专业技术能力超群、具有正确政治素养、道德品质优良、能够严格保守国家机密的人负责档案管理工作，在档案管理工作信息化建设发展的背景下，要求其具备一定的文化水平与计算机操作能力，能够灵活熟练地操作计算机系统，高效准确地做好档案管理工作。当前信息化档案管理工作已经陆续在我国事业单位开展，利用信息化系统开展档案信息管理工作，能够实现对档案资料的汇总与整合，且在信息化技术的支持下，能够快速完成档案信息检索、调阅、归还等操作。应用计算机软件技术可以根据各种角度对档案信息进行分类与归纳，为日后档案信息记录查询奠定良好基础。应急管理部门在档案管理工作中不仅要选择专业技术强、综合素质高的工作人员，还要定期对档案工作人员进行培训与教育，不断丰富其专业知识储备量，提升其业务水平，使其认识到自身工作的重要性，认真负责地完成档案管理工作内容。定期对档案管理人员进行岗位技术考核，检验其计算机操作能力与电子档案管理能力。同时，要重视对档案工作人员进行思想教育，提升档案管理人员的保密意识，做好档案信息保密工作，避免造成档案信息泄露，强化其对自身工作的认同感[3]。

5.完善对专业性答案内容的整理工作

应急管理部门成立至今，处理了大量的重大灾害事故，有效推动了安全生产形势稳定发展。新时期背景下，对历年来各大重大灾害事故、自然灾害及国际救援等专业类档案进行整理至关重要。这类专业性较强、涉及面较为广泛的档案在文件中会记录具体的办理流程。因此，在开展档案整理工作之前，相关工作人员需要了解并熟悉此类档案的形成过程，确保在进行档案排序与归纳整理时，不破坏业务流程记录资料的功能性。同时，业务类档案会有大量的图纸表格附件，在进行整理工作的过程中，要应用熨烫等各种各样的方法，保证大图能够规整地存放到档案盒中，便于在应急工作过程中能够及时完整的查阅档案文件[4]。

6.加大对应急部门档案资料的收集整合力度

应急部门要与档案馆相配合，整理出重大事件的档案资料内容与重大突发事件。在以政府为领导，各部门参与协作配合完成，在这样的情况下，档案资料会存储在不同的部门，作为处理突发事件的领头单位，应急管理部门需做好档案资料收集管理工作。例如根据搜集、安排、部署、组织、实施、评估、分析、善后处置等各项工作的文字材料、声音材料、影像材料，尽量系统全面地将整个事件过程还原出来，为后续工作人员提供有价值的参考资料，要根据突发事件的具体情况与特点编制档案内容。档案资料管理工作并不是完成搜集工作便结束，而是需要根据突发事件的具体特点与情况，对档案进行开发与延伸。例如要对当地基础设施、人口地理、人员力量等内容进行分析，并且需要进行严格的筛选。以此提高档案资料的精准性与利用价值，通过分析延伸便于为后续工作人员从中总结有价值的信息，从而更好地应对突发事件。对档案信息进行整合利用，开展科普宣传活动，提高广大人民群众对突发事件的应对能力。通过对档案信息资料的整合与归纳，选择其中有科普教育意义的档案内容，面向社会进行大力宣传，提升民众对突发事件的应对能力。要与本地档案馆建立良好的合作关系，实现双方档案资料共享，完善应急管理部门档案资料内容，进一步发挥出档案的服务能力与功能作用[5]。

结语

综上所述，应急管理部门档案信息本身具有一定的特殊性，对日后各项应急处理工作可以发挥出有效的指导价值。在信息化技术高速发展的时代背景下，档案信息化建设成为未来档案工作的必然发展趋势，应急管理部门要想进一步强化自身档案工作质量与效率，更好地发挥出档案信息的作用与功能，需积极落实信息化档案建设管理工作，在信息技术的支持下，有效提升档案信息的管理效率，发挥出档案信息的整合作用，为各项事业稳健发展起到积极推动的作用。