学校档案信息化管理的问题与对策

于 建

（朝阳市体育运动学校，辽宁 朝阳 122000）

伴随着现阶段我国社会经济的飞速发展，信息技术已经融入我国的各行各业中去，教育行业也不例外。在学校发展过程中，档案管理工作在其中占据着极为关键的位置，是学校持续稳定发展的关键因素，但是现阶段我国大部分学校在实际开展档案管理工作的过程中依旧采用传统的方式开展工作，不仅使档案管理的准确性以及效率无法得到保障，同时，还使学校自身的发展受到了较为严重的影响。因此，在面对这一问题的时候，学校方面一定要及时转变自身的观念，将信息技术全面地结合在档案管理工作中去，通过档案信息化管理模式，使其效率以及质量得到极为高效的提升，从而促进学校的发展。

一、现阶段学校档案管理的现状

1.存在的问题

学校在开展档案管理工作的过程中，信息化是其根本，分享资源是其目标，提升教育质量以及教育效率使其诉求。身为一个保有教育教学活动第一手资料的学校档案，在学校发展过程中占据着至关重要的位置，可是其功能性却被大部分的学校所忽视。当今阶段中，我国大部分学校在实际开展档案管理工作的过程中基本都是运用传统的方式开展工作，只是针对其进行储存，却忽视了其实际的作用。在这其中最为关键的问题就是档案管理信息化程度极为低下，尤其是在教学档案信息化管理过程中，档案作用无法全面发挥出现的现象时有发生，这就导致档案自身所蕴含的巨大作用被彻底浪费，从而导致学校的发展受到极为严重的影响[1]。

2.面临的机遇和挑战

伴随着我国最近几年社会经济的飞速进步，档案的诞生模式出现了翻天覆地的转变。现阶段大部分的档案信息都是在电脑中直接生成并直接储存在电脑中的。在学校实际开展档案管理工作的过程中，怎样促使档案的形式更加的完善，档案功能性更加的齐全，为老师和学生提供更为高效的发展，是现阶段信息时代背景下学校档管理工作需要最为重视的问题之一。除此之外，在将信息技术与学校档案管理工作充分结合的过程中，不可避免地会出现安全方面的问题。因此，在实际开展学校档案信息化管理的过程中，一定要将所有种类的系统以及资料进行有效的整合与分类，然而若是想达成这些目标，就需要相关工作人员具备更为创新的思路去开展工作。可是在互联网中问题依旧没有得到有效处理，再加上缺乏相关的内部制度对其进行规范以及管理，这就为现阶段学校档案信息化管理工作提出了更为艰巨的挑战。

二、学校档案信息化系统的建立

1.档案信息化管理的基本原则

1.1 规范性原则。现阶段我国大部分的学校在开展档案管理工作的过程中，其效率以及质量都无法满足实际的需求，导致这部分情况的主要因素就是因为这部分学校还是沿用以往的档案管理方式开展工作，从而导致其效果无法得到高效提升。若是想使学校档案管理工作的效率以及质量得到极为高效的提升，那么就需要制定出一个科学、合理、规范的标准以及制度。根据学校档案数字化获取电子文件，需要严格按照规范化原则，制定出相对应的制度，只有这样才可以使用电子文件的归档，相应制度的档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化、以及规范化，从而有效避免二次构建的情况出现，促使档案管理工作的质量效率、安全稳定性得到极为高效的提升[2]。

1.2 安全性原则。伴随着我国互联网、信息等等技术的飞速发展，虽然为学校档案管理工作提供了相对高效的发展机遇，但是在发展的过程中网络中的种种缺陷也结合在其中。因此，在学校实际开展档案信息化管理工作的过程中，一定要针对其安全性进行全面的提升，通过不断增强安全设施的构建，促使学校档案信息化管理工作安全稳定的进行，使其可以在保障效率的同时，质量方面也可以得到较大程度的增强。

1.3 服务性原则。在实际开展学校档案信息管理工作的过程中，需要设计到众多方面的因素，是一个极具系统性、复杂性的工作，需要充足的人力、物力、财力方面的支持，所以在实际开展工作的过程中就一定要严格遵守服务性原则，把信息化技术全面地融入其中。需要通过自身的实际情况、学校档案的基础，针对工作的实际需求进行详细的分析，强化档案文件的运用效率。在选用数字化内容的过程中，需要注重“经典”意义，从而使学校档案管理工作的效果得到极为高效的增强，促进学校的服务水平。

2.构建档案信息化管理系统的基础需求

若是想使学校档案管理工作全面实现信息化管理，那么数字化技术以及网络技术就是其中必不可少的组成部分，通过这部分技术的高效运用，将档案信息的收集、传输，以及存储等等有机结合在一起，实现一体化管理目标。这样的话不仅可以使信息的共享更加的高效便捷，同时，还可以使其利用效率得到极为高效的提升。

2.1 把握好档案管理的技术流程。第一，构建出高效的档案电脑管理体系，科学、合理、全面针对学校的所有档案开展管理工作；第二，针对电脑档案管理体系进行有效的创新以及优化，促使其工作流程更为规范，从而使档案管理效率得到极为高效的提升；第三，通过档案的管理步骤实施档案信息化系统软件功能设计；第四，在以上工作完美实施之后，需要在实际开展工作的过程中制定出一个规范的内部维持制度，促使档案管理工作的安全性得到保障。

2.2 重视通知平台，自根源着手。学校中档案管理部门以及文印部门，均属于办公室工作，所以就更加需要规范两者的工作行为，使其养成一个优良的习惯，首先需要让文印部门按照需求处理所有的电子版档案，其次，在将其传送至档案管理部门；最后，相应的档案管理工作人员需要在接收到文件的第一时间将其进行划分、处理，以及储存，从而形成一个规范化的档案管理流程[3]。

2.3 建立联系保持交流。按时沟通，和有关部门构建出紧密的联系。在平时开展工作的过程中，一定要重视每一个细节，要了解各个部分在什么时间段需要开展什么工作，及时采集该工作的材料，这样的话就可以使材料的及时性以及真实性得到保障。除此之外，还需要定向进行练习，和每一个部门相关工作人员维持密切的沟通，这样的话就可以在第一时间获取到最具有价值的信息。

3.提升学校档案信息化管理水平

在学校实际开展档案信息化管理工作的过程中，最为需要重视的一方面即是学校自身的传统素养以及改革发展性。第一，需要将信息技术全面的结合在其中，运用最快的速度构建出档案信息库，促使档案运用效率得到极为高效的提升。第二，需要针对以往的电子档案进行创新与优化，把多媒体技术结合在其中，针对所有类型的档案实施信息化管理，加快全文数字库以及多媒体数据库的构建，这样的话不仅可以实现档案全文信息查询的工作目标，同时，还可以使档案管理工作的效率以及质量得到极为高效的提升。但是在这一工作实际开展的过程中需要注意的一点就是，针对那些需要归档的文件在通过详细的检查以及更新之后再将其储存到信息数据库中，这样做的主要目的就是为了可以使档案的准确性、即时性、有效性能够得以保障，确保未来使用的稳定性。

4.积极构建档案管理工作者专业团队

在学校实际开展档案信息化管理工作的过程中，其效果的好坏与其工作人员具有极为密切的联系。这部分工作人员的创新能力以及管理能力对学校档案管理工作的效率与特点具有极为深刻的影响。当前阶段中，大部分的学校都相对欠缺专业的档案管理工作者，导致自身的档案管理效果受到了极为严重的影响。因此，现阶段所有的学校都需要重视起这一点，积极构建专业化档案信息化管理团队，将更为崭新的管理模式以及管理理念引入其中，从而使自身的档案管理效果得到极为显著的提升。选拔档案管理工作者的基础条件。在实际开展学校档案管理工作的过程中，最为重要就是其工作人员，然而工作人员自身最为重要的就是较强的语言能力以及科学素养，只有具备这部分基础能力才能够不断提升自身的工作效果。与此同时，还需要对其展开具有针对性的培训，在培训期间侧重培养其实践工作技巧以及工作态度。针对学校方面开展档案管理工作相较于企业档案管理来讲的话，具有较大程度的差异性。在学校开展档案管理工作的过程中，其多样性是最为显著的特点之一，之后在具备较强知识储备的条件下，通过自身的语言能力，才可以针对档案的种种类型进行准确的划分，才可以将档案信息的价值最大化发挥出来。在进行培训和学习的时候，一定要提高培训的标准化程度。除此之外还需要以自己学校档案管理信息化的目标和原则为要求，严格制定培训标准，以便于在之后的工作中进行标准化操作。培训的内容要与时俱进，让他们始终走在时代的前列。在实际开展学校档案信息化管理工作的过程中，该工作是一项长期而艰巨的任务，它反映着一个学校的整体教育教学管理水平。与时俱进，做好档案的信息化管理工作，将有助于学校师生对档案资源的充分高效利用，有助于学校教学质量的提高，发挥着巨大的促进作用。因此，一定要构建出一支专业能力较强的管理团队，不断促进学校档案管理工作的效率以及质量得到极为高效的提升。

结语

综上所述，在学校发展过程中，档案管理工作在其中占据着极为关键的位置，是学校高效发展的关键影响因素，但是目前我国大多数的学校在开展档案管理工作的过程中，其效率以及质量都无法满足实际的需求，因此，面对这一现状就需要积极地把信息技术全面结合在档案管理工作中，构建出一支专业化的档案信息管理团队，通过所有工作人员的不断努力，更为高效持续地促进学校的发展。