秘书角色定位与个性因素在工作中的关系

医生莫

（四川省藏文学校，四川 626000）

一、秘书的角色定位

1.秘书的含义与来源

“秘书”一词从最初的宫中秘藏之书到从清末开始的一种职务之称，到现今已经被看作是广泛的社会职业之一。一般来说，秘书是指专门协助领导处理政务和办公室日常事务以及实施综合性服务的工作人员。至此“秘书”一词就是指实实在在的人而非事物和机构。

2.秘书的职能与领导的关系

秘书部门是综合部门，秘书是靠近领导中枢进行工作的人员，协助领导人协调各职能部门进行工作的综合办事人员，具有自己相应的职能，即枢纽职能、协调职能、辅助决策职能、事务管理职能、“窗口”职能。由此，就可以把秘书的角色定位为领导工作的助手、领导事务的帮手、领导思维的智库、政策活动的枢纽、决策的督办员、领导信息的资料库、领导公关活动的组织者和随员。

二、秘书的个性因素

1.个性的含义、特点及秘书工作人员的性格特点

个性一词最初来源于拉丁语Personal，开始是指演员所戴的面具，后来指演员——一个具有特殊性格的人。个性是个人对现实的态度和行为方式中表现出的稳定的心理特征，它包括对待现实的态度、意志、情绪、理智等方面的性格特征，内涵非常丰富。不同职业对人的个性要求不同，所以对于秘书这一职业来说也有自己职业的个性要求。

秘书人员的重要任务是为领导服务，起着参谋助手的作用，则要求在工作中谦虚谨慎，沉着稳定，待人接物要温和有礼拥有团队精神，可以和任何人构筑良好的合作关系，责任感强、能够忠诚执行领导指示，能够灵活应对各种不同情况，诚实活泼、始终保有上进心和对工作的热忱。

2.个性因素对秘书工作的影响

作为一个秘书工作人员，积极的个性因素可以促进工作的顺利开展，坚持原则，处理好人际关系，明确自己所扮演的角色，找到工作的平衡点，更好地与领导和谐相处，为领导服务，提高工作和服务质量，使集体的利益得到最大的保障。消极的个性因素则有可能导致工作上的失误，丧失原则，越俎代庖，与领导、同事的关系恶化，影响集体的利益。

三、秘书的角色定位与个性因素的辩证关系

1.矛盾统一的关系

秘书的角色定位和个性因素二者存在同一个主体之内，共同为一个主体所支配，互相依赖、互相渗透，存在由此及彼的桥梁，这种关系使主体保持着稳定、联合、团结、统一的状态。使秘书工作人员认识到自己职责所在，这是矛盾的同一性。但同时，在角色定位和个性因素之间又存在着斗争性，在一个人的职业选择中，并非人人都能如愿以偿，还有很多人在自己性格所不适合的岗位上工作。秘书工作人员也是一样，也许今天在自己工作岗位上的秘书人员自身的个性因素并不适合秘书这一职业的角色定位，这一职业的规范。在不适合自己个性的岗位上想发挥自己的个性，于是角色定位和个性因素二者之间产生冲突，形成斗争性。在秘书人员工作的过程中，同一性和斗争性始终贯穿整个过程。

2.秘书的角色定位作用于个性因素，个性因素也反作用于秘书的角色定位

秘书作为一种职业，有自己的职业规范，有自己的角色定位，有自己职业所要求的专业性格。某一个体选择了秘书这一职业那么就要遵守这些职业要求，他的个性因素也要服从这些职业要求，这样才能做好自己的工作，完成自己的任务，所以角色定位作用于个性因素。同时，秘书工作人员是一个自由的个体，有自己的思想，自己的意识，有自己相应的个性因素，那么在工作的过程中，个性因素就难以避免地贯穿到工作中，所以自己的个性因素也反作用于秘书的角色定位。

3.秘书的角色定位与个性因素交互影响，在秘书工作中是一个循环发展的过程

恩格斯在《自然辩证法》等著作中，反复强调循环的思想，他认为整个自然界被证明是在永恒的流动和循环中运动着。自然界循环发展的思想是辩证唯物主义自然观的重要组部分，同样，社会生活中，循环也紧密贯穿整个过程。

秘书工作人员的角色定位和个性因素贯穿于整个工作过程中，两者存在同一主体内，密不可分，二者围绕秘书工作这一中心轴同时发展，角色定位作用于个性因素，个性因素反作用于角色定位。当秘书工作人员需要完成一份工作时，二者围绕工作这个中心轴同时作用于这份工作，合作完成。当工作完成时，二者停止合作。在不断的工作过程中，两者重复循环着同样的合作，二者相互适应、相互磨合，达到一个最佳的合作状态。当合作达到一个点时，两者的合作发展到一个相应的高度，又向更高一级合作发展，从而形成一个良性循环发展。这有利于秘书工作的开展。当然良性循环的另一个极端就是恶性循环，两者在工作的过程中不能很好地适应、很好地合作，那么两者就会在不断合作的过程中产生冲突，从而使两者合作破灭，导致秘书工作失败。

四、实现秘书角色定位和个性因素的辩证统一，促使秘书工作科学发展的途径

外因是促进事物发展的条件，内因才是促进事物发展的根本原因，外因通过内因起作用。所以再好的外在条件也不能促进本质的发展，要想真正的发展提高，最重要的还是自身的发展意识。这就要求秘书工作人员要提高个人的发展意识，不断提升自己的文化基础知识和专业知识，如：外语、计算机、人文知识、政治、经济、法律、财会管理、信访、公文写作等等。同时，也要具备相应的能力，如：表达能力、调研能力、办事能力、交际能力、管理能力、应变能力、操作能力、学习能力等。由于秘书工作人员工作性质的特殊性，没有较强的心理承受能力，就难以应付工作中所出现的各种情况，产生心理上的不适应，提高秘书人员心理素质也是很重要的。