新形势下如何做好档案管理工作

符晓红

（衡东县农业广播电视学校，湖南 衡阳 421400）

一、目前档案管理工作遇到的问题分析

首先，是管理制度有待完善的问题。由于相关因素的共同作用，事业单位内部的档案管理工作依旧存在诸多问题，其中最值得关注的是档案管理制度不完善的问题。问题主要包括管理流程不完善、保存条件不合理，因此，很多有价值的档案资料都没有得到及时有效的整理汇总，进而造成了极大的资源浪费[1]。今后要注意在完善管理制度的基础上改革事业单位内部的档案管理工作，进而营造出全新的管理格局。

其次，是档案管理水平有待提高的问题。实际工作中，仍有很多单位在继续沿用传统的档案管理模式，即采用人工模式对档案资料进行收集、整理、存放、取用。由于相关负责人员对这部分工作的重要性缺少系统全面的认识，因此，也总是在“应付了事”，致使档案管理工作的实际现状始终难有改观。再者，虽说上级单位一直在大力推进信息技术在档案管理工作中的应用实践，但基层负责人员却尚未认识到这方面改革的重要性，再加上缺少完善的计算机档案管理系统，因此，实际管理现状并不乐观。

二、现阶段事业单位做好档案管理工作的策略分析

1.正确认识档案管理的作用

新时期，虽说围绕着档案管理工作所开展的改革正在不断深入，但其实依旧有很多事业单位没有认识到档案管理的重要性，因此，摆正认识是做好这部分工作的基本前提。具体来说，在这部分事业单位的认识中，档案管理是一项隐性的、需要投入大量的人力物力，而且无法在短期内见到效益的工作。因此，部分事业单位员工认为并不需要对这部分工作给予足够的关注和重视，但其实这种认识并不客观[2]。对事业单位来说，档案资料既是单位发展情况的直观汇总记录，又是员工受教育情况、奖惩情况的高度浓缩。因此，应当以改革相关管理活动为依托，将这部分宝贵的资料保留下来，借此来将事业单位内部蕴含的文化精神、价值理念传承下来，最终实现事业单位的良性发展。进一步分析可知，需要以领导干部为“带头人”做好档案管理的宣传造势，引导各部门的员工正确认识这部分工作对于事业单位发展的重要作用，进而为后续更深层次地改革扫清障碍并且提高相关负责人员的工作效率。

2.把控好档案管理中的细节工作

笔者认为，应当从档案资料的采集整理着手把控好档案管理中的细节问题，进而营造出全新的档案管理格局。其关键在于保证档案资料的真实性、客观性和有效性，这是其价值的基本体现。改革内容如下，首先，应当提高对于档案管理工作的资金支持力度，配齐管理设施和硬件设备，进而为档案管理工作的创新改革打好基础[3]。其次，要注意做好档案资料的收集整理工作，要注意拓展单位内档案资料的收集整理渠道，以提高资料的丰富性。最后，要注意根据本单位的实际情况做好各环节细节工作的优化整合，以提高相关档案资料的利用效率，即应当明确其他部门工作人员对于这部分工作的配合义务，统筹档案管理秩序。具体来说，应当将此环节改革的重点放在档案资料的查阅和利用之上，进而让其指导各环节工作的有序开展，提高事业单位的运营决策效率。

3.革新档案管理方法

新形势下，需要立足于本单位的实际情况进一步推进档案管理方法的优化革新，进而营造出全新的档案管理格局。期间，需要根据实际情况制定完善的档案管理制度，明确具体需要完成的工作任务、规范工作流程。要注意明确档案管理人员的工作职责、创新管理方法，以解决传统档案管理工作中存在的问题。为了保证实际档案管理效率，需要将档案管理人员的工作表现纳入现行的绩效考核体系，以提高其工作积极性[4]。完成上述工作之后，还需要进一步推进互联网等新兴技术在实际管理工作中的应用实践，进而通过电子档案的方式提高档案资料在单位内部的流通效率，以辅助相关人员进行决策、调整其工作方向。需要针对档案资料的收集、整理、借阅以及调用建立标准化的工作流程，某些涉密的档案资料要明确保密级别和查看权限，以免资料外泄。

4.做好管理人员的培养教育

目前工作形势瞬息万变，因此，对负责人员的工作素质提出了新考验，所以要注意通过培训教育活动提高其工作素质，让其更好地适应新形势。具体来说，应当根据实际管理需求定期组织档案管理技能的培训活动，提高负责人员的工作素质。在此基础上，还需要做好其基础道德素养的培训，引导其正确认识档案管理的作用和肩上承担的责任，找准工作思路。在条件允许的情况下，可以通过邀请专家组织座谈会的方式来丰富培训内涵、增强培训效果。完成上述工作之后，还需要做好相关负责人员的计算机操作技能培训并且提高其信息素养。主要是因为以互联网为代表的新兴技术在档案管理工作中的应用实践正在不断深入，所以需要通过这方面的培训活动帮助其用好新兴信息技术、提高工作效率。