重点工程建设项目档案管理工作的有效措施探究

杨 赫

（中国铁路哈尔滨局集团有限公司档案史志室，黑龙江 哈尔滨 150000）

档案管理是重点工程项目建设全过程中的一项重要工作，加强档案管理不仅可减少或避免法律纠纷，而且也有利于提升工程进度与质量，提高项目建设效益。但经调查发现，在重点工程项目施工建设过程中，档案管理还不够健全完善。部分单位不重视档案管理，因此，未能建立健全完善的档案管理体系与实施细则，导致工程档案资料的真实性、完整性丢失[1]。立足这一背景，下面就重点工程建设项目档案管理措施做具体分析。

一、落实确认制管理制度

重点工程建设项目往往施工量、施工时间紧、建设周期长且参建单位多，工程建设期间会产生大量的文字、数据、图标以及视频声像等资料，档案管理任务重、难度大。在此情况下，任何一个节点出现问题都有可能造成项目文件不全、不真等问题，从而给项目、企业以及社会、国家带来损失。为确保工程档案的形成、收录、整理等每个环节都不出现差错与问题，就需在档案管理过程中制定落实确认制度。收录、整合以及归档档案前，都与相关的责任部门进行确认，确定档案内容，确保档案真实完整。在对工程项目档案进行确认时，要严格按照国家有关法律规定与文件要求（如《集团公司建设项目档案管理办法》）对项目档案的内容、归档范围、归档时间、保管期限表等进行确认，并由有关部门签署相应的责任书，确保每个档案管理环节都足够规范完整。为确保档案内容真实完整，需要对项目档案进行二次确认工作。二次确认是在重点建设工程各施工阶段（如设计、施工、竣工验收）等完成后一个月内，档案管理部门与工程项目主管对项目档案归档事项进行二次确认。详细确定归档时间等，确认结束后双方签字并存档备查。在对项目档案进行管理的过程中，利用确认制度对各档案各个管理阶段进行规范化管控，确保项目档案能及时、准确地归档。

二、依据档案管理条款完善档案管理细节

在重点工程建设项目中，档案是反映工程建设质量的重要文件，也是在后期进行追责时需要参考的重要依据，是一种强有力的法律手段。因此，在开展重点工程建设项目档案管理工作时，要能严格按照国家法律规定与文件要求，根据档案条款对各项细节进行把控，全面实现对工程档案的规范化管理与有效控制。《集团公司建设项目档案管理办法》中明确指出：“项目文件是否齐全、完整、准确等要求纳入合同考核约束条款”。在对重点工程建设项目档案进行管理时，需根据工程性质、工程建设内容以及档案管理要求等设立专门的档案管理条款，准确确定项目档案保证金事宜，使各项管理工作规范有序开展。在对工程项目档案进行管理时，管理部门要根据档案管理协议将所提交的各项目文件进行仔细检查与详细确认，确保准确无误后再进行签字并进入下一管理环节。

三、践行“文档一体化”档案管理理念

重点工程建设项目的档案管理有一定难度，为此，在开展档案管理工作时，要严格按照“档案一体化”管理理念，结合规范标准与实践经验对各项工程档案做规范管理。具体如，有关部门要超前介入项目前期的文件管理工作，从源头处管控各项档案资料，防止出现任何差错。在重点工程项目筹备前期，档案管理部门就组织档案人员参与前期的准备工作，对工程概况进行了解，对档案管理工作进行规划统筹。根据档案管理要求在前期就对项目文档管理制度、管理标准以及管理规范等进行确定，构建出大体的档案管理框架，以便后续各项工作能顺利完成。另外，为避免档案管理过程中出现混乱，在前期就应按照有关要求与标准构建文档登记分发系统，运用先进的信息技术加快项目文件登记分发与流转速度，从根本上提升档案管理的规范化与标准化水平。除此之外，档案管理人员也可构建与应用矩阵式的档案管理模式，对各参建单位提供的档案资料做详细检查与严格管理，确保档案资料真实完整。在重点工程项目施工建设过程中，组织档案人员调研工程进度，收集工程信息，了解工程档案资料的形成与管理情况，避免档案资料丢失或受损。

四、引进信息化管理手段

在当前背景下，传统的档案管理手段已很难适应当前工作，有关部门要及时根据重点工程项目档案管理要求更新档案管理理念与管理手段，于档案管理工作中引进信息化技术手段，利用现代互联网、计算机、大数据等技术手段对复杂庞大的档案资料进行收集、归纳整理与存档管理，使档案管理目标顺利实现。具体如，在档案管理的过程中，可将现代互联网、计算机、移动通信等技术手段引入其中，运用现代化科学技术搭建信息化的沟通交流与管理平台，以推动档案资料采集、资料确认、资料传输等工作的顺利开展。另外，是要基于现代信息化技术构建档案管理信息系统，将工程档案资料录入到计算机系统中形成数字化的档案，并对档案进行保存与备份，从根本上解决档案丢失等问题。在档案管理工作中，可借助先进的网络技术和相关的网络管理平台，利用计算机、电子信息技术等完成档案查档、扫描以及归档整理等工作，使工程档案得到规范化管理。

结语

综上所述，档案管理是重点工程项目建设活动中的重中之重。在项目开展期间，有关单位与部门要高度树立档案管理意识，并严格依据国家有关规定与工程具体情况建立健全档案管理制度，及时更新档案管理理念，把控档案管理各项细节并创新丰富的档案管理技术手段，进而有效提升工程档案管理工作的规范化、标准化水平，让工程档案得到科学有效的管理与保护。