论如何加强公立医院突发公共卫生事件档案管理关键要素探究＊

钟群兴

（江门市第二人民医院，广东 江门 529000）

一、医院突发公共卫生事件档案的作用意义

医院突发公共卫生事件档案主要指的是医院在长期发展和经营管理过程中预防、应对、抵抗、处置和解决各类突发事件过程中所形成的具有保存价值的资料信息和历史记录，是医院管理工作的重要内容，加强这方面档案的管理对于医院的健康发展有着重要的影响[1]。主要体现在以下几方面：第一，可以作为医院未来解决和处理突发事件的重要参考和依据，从这些档案资料文件当中可以全面地了解以往医院在解决和处理突发事件过程中采取了一些措施和取得的成效，从中把握突发公共卫生事件档案的特点，并不断地总结经验和教训，提高后续预防、应对、抵抗、处置和解决各类突发事件的能力水平。第二，这是公立医院档案管理的重要内容，维护和保障医院档案信息的安全完整性，则要求做好相关档案管理工作。第三，需要进一步的创新和优化医院档案管理的模式和方式，以便为未来医院防控工作的实施，以及获取和查阅、借鉴和利用相关档案资料信息提供支撑和保障。

二、公立医院突发公共卫生事件档案管理的性质和特点

第一，突发性。这是医院突发公共卫生事件档案最突发的一个特点，一定程度上增加了档案资料信息收集和整理的难度，一般都没有给档案管理人员留出足够的收集档案资料的时间，容易出现档案资料信息不全面、不系统等问题。而且，很多情况下在新的问题和事件发生的时候，以往采用的档案资料收集、整理、存储、归档和利用的模式和方法可能出现不合理、不完全适用的情况，档案管理的体制机制等也可能需要重新改进和优化完善，严重影响了档案管理的效率与档案资料信息的安全性。第二，复杂性。医院突发公共卫生事件档案所涉及的内容比较多，管理起来也比较的复杂，如在预防、应对、抵抗、处置和解决各类突发事件过程中所形成的监测报告、应对预案和解决对策等，且档案资料的存储类型和载体也比较多，如照片、声像、纸质档案、数据资料和电子文件等。此外，在档案管理中除了要做好档案资料的收集、整理工作，还需要采取科学的手段，提高档案资料的共享和利用效率，这给档案资料管理提出了更高的要求。第三，专业性。突发公共卫生事件档案管理工作是一项专业性比较强的工作，要求由专业化的人员全面负责做好档案资料的记录反映工作，收集和整理归档的档案信息要能够从专业化的角度去系统、准确地反映突发公共卫生事件的类型、内容以及采取的解决和处置的方案和措施、程序等，真实记录全过程的内容，并分类进行管理，建立防治救治公共卫生事件防控专题档案。第四，利用范围的规定性。因为这些档案资料信息当中包含的有很多机密性的文件资料，在利用这些档案的过程中我国的相关法律规范对不同利用者的利用范围、级别等有比较明确的规定，未经允许不能轻易地披露，这对于档案安全管理、保密和利用等提出了更高的要求。

三、加强公立医院突发公共卫生事件档案管理关键要素

1.夯实档案管理基础

加强公立医院突发公共卫生事件档案管理，首先需要确保各项基础性工作的规范有序性和高效性，认真地做好档案资料信息的收集、管理、规范和利用等环节的工作，以提高档案管理的整体水平和效率[2]。一是，做好档案收集工作。在档案管理中需要转变以往在突发卫生事件发生之后被动管理的模式和方式，要与医院的发展与管理等同步进行，坚持做到积极主动参与档案管理、同步跟进、深度介入，档案管理人员需要全程参与预防、应对、抵抗、处置和解决各类突发事件，以便全面真实地记录事项和相关的资料信息，确保档案资料的真实性、及时性、客观性和完整性。这方面档案管理是一项系统性、复杂性的工作，要求相关人员规范化的收集纸质档案、电子文件材料、数字化媒体档案资料等，并做好这些档案资料的规范化管理和存储工作。此外，要实施追踪收集，随时收集、更新和完善档案资料信息，并针对不同档案的特性和特定等，针对性地采取档案收集的方法，确保各项方法的灵活性和有效性，以有效规避档案资料漏错事项和问题。二是，做好档案保管工作。具体实施中强调档案管理人员强化安全防范意识，高度重视保密管理和档案安全管理方面的工作，如设置关门的档案资料柜，并最好库房的防灾、防潮、防盗等工作，针对电子档案和数字化档案则需要科学的设置权限和防火墙，并做好档案资料的备份管理工作，必要的情况下还可以实施异地备份，以有效地规避档案信息失密、丢失、泄露等造成的影响和损失。还需要对所有的档案资料信息进行分类归档管理，对重点档案、珍贵档案实施追踪管理和监督控制，确保档案资料的存储、获取、利用等规范有序。此外，档案管理工作需要严格依照国家的标准和规定进行，并在规定的时间内做好档案的移交等工作，尽可能地规范档案管理工作，降低档案保管过程中的一系列问题和偏差。

2.实施标准化的档案管理

公立医院突发公共卫生事件档案管理工作的开展和实施需要有效地服务于未来公共卫生事件防控工作的开展，根据现实工作的需要，设立健全的防治救治公共卫生事件防控专题，并实现突发卫生事件专题档案的综合利用，方便档案资料信息的查阅、借鉴和利用。这要求档案管理人员科学地创新档案管理的方式，实施标准化的档案管理。首先，需要对公共卫生档案管理进行整体谋划，构建完善的档案资料管理体系，明确档案收集范围及归档要求，并有效地提升档案管理人员的综合素质和整体能力水平。其次，要重视加强顶层设计，医院内部需要进一步地夯实突发卫生事件档案管理的基础，优化和完善内部职能部门的设置，并积极引导其他相关单位和部分配合档案管理工作的开展和实施，通过构建协同管理机制、健全沟通和交流机制等，提高档案管理的整体质量水平。加强顶层设计，还强调做好预防和防范工作，对收集到的突发公共卫生事件档案进行系统化的分析，从中了解和获取医院在解决和处理突发事件过程中采取的策略、方案和措施，把握突发公共卫生事件档案的特点，总结经验和教训，以作为医院未来解决和处理突发事件的重要参考和依据，提高后续预防、应对、抵抗、处置和解决各类突发事件的能力水平。在档案管理工作中还需要从专业化的角度去系统、准确地反映突发公共卫生事件的类型、内容、方案、措施、程序等，如物资后勤队、医疗队、工作组、援建队、接收社会捐赠和志愿者等组织中形成的珍贵资料，全方位了解和展示医院的战“疫”全过程，并分类进行管理，建立防治救治公共卫生事件防控专题档案。最后，在档案管理工作中需要做到分级、分层、分流管理突发卫生事件档案资料信息，并将其与重大疾病医疗保险和救助、综合应急机构工作、监测工作的开展和实施等有效结合起来。

3.发挥重视对档案的开发和利用

加强突发公共卫生事件档案管理还需要有效地提高档案资源信息开发和利用的水平，进一步拓宽档案的利用渠道和途径。在信息化时代背景下，医院突发公共卫生事件档案管理工作的开展和实施还需要强化信息化、数字化建设，依托现代信息技术和工具，构建一个更加系统完善的档案资料管理系统，实现这些资料信息的及时收集、分类管理、快速归档、统一集中管理和综合化利用，方便档案资料信息的查阅、借鉴和利用。信息技术和计算机网络技术的科学运用，极大地提高了档案信息开发利用的水平，进而更好地服务于社会和突发卫生事件的防范和预警等。具体工作的开展和实施需要在档案管理工作中保障档案信息安全，做好保密工作以及符合国家利用范围及相关规定的基础上，主动地放宽服务对象和范围，进一步拓宽档案资料信息查阅、借鉴和利用的途径和形式，方便不同类型、层次档案信息需求者获取和咨询相关服务。加强档案的开发和利用，对典型先进事迹等进行深挖，对催人泪下的“请战书”进行及时汇总及宣传报道，起到鼓舞士气，发挥档案资政的引路人作用。公立医院在宣传效应中，还可以通过电视广播、网站、微信公众号等渠道进行宣教和推广，尤其对先锋队宣讲团、事迹报告会、火线入党、领导关怀等内容及时报道宣传，留下翔实可靠的影响档案和文字档案资料，推动和鼓舞全院医护人员投入其中。

结语

综上所述，档案管理是医院管理工作的重要内容，突发公共卫生事件档案是重要组成部分，需要加大这方面的重视程度和投入力度，有效提高档案管理和开发利用的水平，更好地为社会和大众服务。突发公共卫生事件档案管理工作具有突发性、复杂性、专业性等特点，要求将其作为一项常态化的工作推进和实施，构建系统完善的档案管理体系，实施标准化、信息化的管理，从而提高档案管理和利用水平。此外，在管理工作中还需要创新档案管理的理念和模式，采取适合的举措拓宽档案资料信息查阅、借鉴和利用的途径和形式，确保突发公共卫生事件档案管理取得更理想的效果，功能和价值作用得以最大化发挥和体现。